§6 Nr. 4 StBerG: Was eine Kanzlei auslagern darf
Das Steuerberatungsgesetz schützt die geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen. §6 Nr. 4 StBerG nimmt davon ausdrücklich bestimmte mechanische Tätigkeiten aus. Dazu zählt im Kern das mechanische Erstellen der Lohnbuchhaltung einschließlich der dazugehörigen Erklärungen, soweit es sich um die rein rechnerische und verfahrenstechnische Abwicklung handelt – nicht um die rechtliche Beurteilung steuerlicher Sachverhalte.
Das bedeutet praktisch:
- Zulässig (mechanisch): Erfassen der Bewegungsdaten, Erstellen der Lohnabrechnung, Berechnen von Steuern und SV-Beiträgen, Erstellen von Meldungen (DEÜV, Beitragsnachweise) und Auswertungen.
- Der Beratung vorbehalten: Die rechtliche Beurteilung steuerlich strittiger Sachverhalte, die individuelle Gestaltungsberatung und die Vertretung gegenüber Behörden.
LOHN24 bewegt sich bewusst im zulässigen, mechanischen Bereich. Die beratende Hoheit bleibt bei Ihrer Kanzlei – damit ist die Aufgabenteilung rechtlich sauber.
Konkurrenzschutz: LOHN24 wird nicht zum Wettbewerber
Ein eng verwandter Punkt ist der Konkurrenzschutz. Eine Kanzlei will sicher sein, dass der Lohn-Dienstleister nicht seinerseits beratend auf den Mandanten zugeht. LOHN24 tritt nicht als steuerberatender Wettbewerber auf, spricht Mandanten nicht eigenmächtig an und erbringt ausschließlich die ausgelagerte Lohnabrechnung. So bleibt die Mandatshoheit eindeutig bei der Kanzlei – ein Grundpfeiler des White-Label-Modells.
Wer haftet wofür?
Die Haftung folgt der Aufgabenteilung:
| Bereich | Verantwortung | |---|---| | Korrekte Bewegungsdaten / Sachverhalte | Mandant / Kanzlei | | Rechtliche Beurteilung steuerlicher Sachverhalte | Kanzlei | | Mechanisch korrekte Abrechnung der gemeldeten Daten | LOHN24 | | Fristgerechte Meldungen aus den gelieferten Daten | LOHN24 |
Die Haftungsverteilung wird im Kooperations- bzw. Dienstleistungsvertrag konkret geregelt. Wichtig: Eine saubere Datenlieferung durch die Kanzlei bzw. den Mandanten ist Voraussetzung für die korrekte Abrechnung. Themen wie Phantomlohn oder die Haftung für SV-Beiträge zeigen, waron korrekte Daten und Fristen so entscheidend sind.
Datenschutz: Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
Lohndaten gehören zu den sensibelsten personenbezogenen Daten. Die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und LOHN24 wird deshalb über einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO geregelt. Darin sind Zweckbindung, technisch-organisatorische Maßnahmen und Löschfristen festgelegt. Grundlagen erläutert das Glossar zum Datenschutz in der Lohnabrechnung und zur Betriebsprüfung. Wie real das Risiko ist, zeigen aktuelle Hinweise zu Cyberangriffen auf die Lohnabrechnung und zum Cyber-Schutz speziell für Steuerberater.
Versicherungsschutz und Dokumentation
Zur Haftungsabsicherung gehört auch eine saubere Dokumentation der Zusammenarbeit. Wer welche Daten wann geliefert hat, welche Freigaben erteilt wurden und welche Meldungen erfolgt sind – all das sollte nachvollziehbar festgehalten werden. Eine durchgängige Dokumentation schützt im Streitfall beide Seiten und ist zugleich bei Betriebsprüfungen wertvoll. LOHN24 dokumentiert die erbrachten Leistungen und Meldungen im Rahmen der ausgelagerten Abrechnung, sodass die Kanzlei jederzeit nachweisen kann, dass die mechanische Abrechnung ordnungsgemäß erfolgt ist. Diese Transparenz ist ein zentraler Baustein eines vertrauensvollen und rechtssicheren Kooperationsverhältnisses.
Klare Verträge schaffen Sicherheit für beide Seiten
Am Ende ist es der saubere Vertrag, der die rechtliche Sicherheit herstellt: Er bildet die Aufgabenteilung zwischen mechanischer Abrechnung und Beratung ab, regelt die Datenschutz-Auftragsverarbeitung, hält den Konkurrenzschutz fest und definiert die Verantwortlichkeiten für Daten und Fristen. LOHN24 bringt für diese Punkte erprobte Vertragswerke mit, die sich an die Bedürfnisse der Kanzlei anpassen lassen. So muss die Kanzlei das Rad nicht neu erfinden, sondern kann auf eine bewährte Grundlage aufsetzen – und sich auf das konzentrieren, was sie am besten kann: die Beratung ihrer Mandanten.
Was Kanzleien konkret prüfen sollten
1. Wird die Aufgabenteilung (mechanisch vs. beratend) im Vertrag sauber abgebildet? 2. Liegt ein AVV nach Art. 28 DSGVO vor? 3. Ist der Konkurrenzschutz / Verzicht auf Mandantenansprache geregelt? 4. Sind Fristen und Verantwortlichkeiten für Meldungen eindeutig?
LOHN24 bringt für all diese Punkte vorbereitete, praxiserprobte Regelungen mit.
Praxisbeispiele: zulässig oder nicht?
Die Grenze zwischen zulässiger mechanischer Tätigkeit und vorbehaltener Beratung lässt sich an typischen Fällen verdeutlichen:
- Zulässig: LOHN24 berechnet aus den gemeldeten Bewegungsdaten Steuern, SV-Beiträge und Nettoentgelte und erstellt die Abrechnung. – Reine Mechanik.
- Zulässig: LOHN24 erstellt die DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise aus den vorhandenen Daten. – Verfahrenstechnische Abwicklung.
- Der Kanzlei vorbehalten: Die Beurteilung, ob ein Beschäftigter scheinselbständig ist oder ob ein strittiger Sachbezug steuerpflichtig ist. – Rechtliche Würdigung.
- Der Kanzlei vorbehalten: Gestaltungsberatung, etwa zur Nettolohnoptimierung oder zur lohnsteuerlichen Behandlung von Sonderzahlungen.
Diese saubere Trennung ist nicht nur rechtlich geboten, sondern auch im Sinne der Kanzlei: Sie behält die werthaltige Beratung und gibt nur die fehleranfällige Mechanik ab.
Datenlieferung als Voraussetzung korrekter Abrechnung
Ein häufig unterschätzter Haftungsaspekt ist die Datenqualität. Die korrekte Abrechnung kann nur so gut sein wie die gelieferten Daten. Werden Stammdaten oder Bewegungsdaten unvollständig oder falsch übergeben, kann auch der beste Dienstleister kein korrektes Ergebnis erzeugen. Deshalb ist im Kooperationsvertrag klar geregelt, dass die Verantwortung für die Richtigkeit der zugrunde liegenden Sachverhalte bei Mandant bzw. Kanzlei liegt, während LOHN24 für die mechanisch korrekte Verarbeitung dieser Daten einsteht. Diese Klarheit verhindert spätere Streitigkeiten.
Prüfungssicherheit als Nebeneffekt
Eine saubere, fachlich korrekte Abrechnung zahlt direkt auf die Prüfungssicherheit ein. Bei der Betriebsprüfung durch Rentenversicherung oder Finanzamt sind nachvollziehbare, fristgerechte Meldungen und korrekt behandelte Zuschläge entscheidend. Indem ein spezialisierter Dienstleister die Mechanik übernimmt, sinkt das Risiko von Beanstandungen – ein Vorteil, der dem Mandanten und der Kanzlei gleichermaßen zugutekommt.
