Warum die Schnittstelle über Erfolg oder Frust entscheidet
Kanzleien arbeiten in eingespielten DATEV-Prozessen. Eine ausgelagerte Lohnabrechnung muss sich dort nahtlos einfügen, sonst entstehen genau die Probleme, die man eigentlich vermeiden wollte:
- Manuelles Nacherfassen von Buchungssätzen
- Medienbrüche zwischen Lohn- und Finanzbuchhaltung
- Inkonsistente Auswertungen für den Mandanten
- Erhöhtes Fehler- und Haftungsrisiko durch Doppeleingaben
Eine durchgängige Schnittstelle löst das: Die Lohndaten landen dort, wo die Kanzlei sie braucht – ohne Umweg. Grundlagen erklärt das Glossar zur DATEV-Schnittstelle.
Der Datenfluss im Überblick
1. Bewegungsdaten an LOHN24: Die Kanzlei bzw. der Mandant liefert die monatlichen Bewegungsdaten – über ein gesichertes Portal, Upload oder Schnittstelle. 2. Abrechnung bei LOHN24: LOHN24 erstellt die Lohnabrechnung, die gesetzlichen Meldungen (DEÜV, Beitragsnachweise) und die Auswertungen. 3. DATEV-konforme Rücklieferung: Die Buchungsbelege und Lohnjournale werden DATEV-anschlussfähig zurückgegeben und lassen sich in die Fibu der Kanzlei einspielen. 4. Auswertung im Kanzlei-Layout: Der Mandant erhält die Auswertungen im White-Label – unter dem Namen der Kanzlei.
Was DATEV-Anschlussfähigkeit konkret bedeutet
„DATEV-fähig“ heißt: Die Daten kommen in einem Format zurück, das sich in die DATEV-Welt der Kanzlei einlesen lässt – Buchungsstapel für die Finanzbuchhaltung, Lohnjournale und die für die Mandantenauswertung nötigen Belege. So bleibt die Kanzlei in ihrer gewohnten Umgebung und muss keine fremde Software erlernen. Die Lohnabrechnung wird ausgelagert, die Datenhoheit und das Reporting bleiben bei der Kanzlei.
Sicherheit und Haftung an der Schnittstelle
Die Schnittstelle ist auch ein Datenschutz- und Haftungsthema. Lohndaten sind hochsensibel, der Transfer muss gesichert erfolgen. LOHN24 arbeitet auf Basis einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; der Datentransfer läuft verschlüsselt. Das ist umso wichtiger, als Cyberangriffe auf die Lohnabrechnung zunehmen und Steuerberater gezielten Cyber-Schutz brauchen. Grundlagen zum Datenschutz und zur DEÜV-Meldung erläutert das Glossar.
Auswertungen, die der Mandant versteht
Ein gut angebundener Lohn-Dienstleister liefert nicht nur technische Buchungsdaten, sondern auch aufbereitete Auswertungen, die der Mandant versteht: Lohnjournale, Kostenstellenauswertungen, Buchungslisten und die persönlichen Entgeltbescheinigungen der Beschäftigten. Im White-Label erscheinen diese Auswertungen im Layout der Kanzlei. So bleibt die Kanzlei der sichtbare Absender, während die Daten im Hintergrund DATEV-konform durch die Fibu laufen. Der Mandant erlebt eine durchgängige, professionelle Auswertung aus einer Hand – seiner Kanzlei.
Vermeidung doppelter Datenhaltung
Ein zentraler Vorteil der sauberen Schnittstelle ist die Vermeidung doppelter Datenhaltung. Werden Lohndaten manuell zwischen Systemen übertragen, entstehen unweigerlich Inkonsistenzen: ein Wert wird im einen System geändert, im anderen nicht. Die durchgängige Datenkette zwischen LOHN24 und der Kanzlei-Fibu verhindert das. Stammdaten und Bewegungsdaten werden an einer Stelle gepflegt, die Ergebnisse fließen strukturiert zurück. Das reduziert nicht nur Fehler, sondern auch den Abstimmungsaufwand zwischen Lohn und Finanzbuchhaltung erheblich.
Umstieg ohne Datenchaos
Ein häufiger Einwand lautet: „Der Umstieg ist zu aufwändig.“ In der Praxis läuft die Übernahme strukturiert:
- Übernahme der Stammdaten und Jahresvorträge
- Abstimmung der Schnittstellenformate mit der Kanzlei
- Optionaler Parallelbetrieb im ersten Monat zur Kontrolle
- Sauberer Go-Live mit fortlaufender Datenrücklieferung
So bleibt die Datenkette von Anfang an intakt.
Welche Daten konkret zwischen Kanzlei und LOHN24 fließen
Damit die Zusammenarbeit reibungslos läuft, ist klar, welche Daten in welche Richtung gehen:
Von der Kanzlei / vom Mandanten an LOHN24: - Stammdaten der Beschäftigten (einmalig bzw. bei Änderungen) - Monatliche Bewegungsdaten (Stunden, Zuschläge, Fehlzeiten, Sonderzahlungen) - Vertrags- und Tarifinformationen
Von LOHN24 zurück an die Kanzlei: - Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung (DATEV-anschlussfähig) - Lohnjournale und Auswertungen - Bescheinigungen und Lohnscheine im Kanzlei-Layout - Nachweise über erfolgte Meldungen (z. B. DEÜV-Meldung, Beitragsnachweise)
So entsteht ein geschlossener Kreislauf, in dem keine Daten doppelt erfasst werden müssen.
Die Fibu-Übergabe: der eigentliche Mehrwert
Der größte praktische Nutzen der DATEV-Anschlussfähigkeit liegt in der Fibu-Übergabe. Die Lohnbuchungen müssen am Monatsende in die Finanzbuchhaltung des Mandanten einfließen – Personalaufwand, abzuführende Steuern, Sozialversicherungsbeiträge. Liefert der Lohn-Dienstleister diese Buchungen DATEV-konform zurück, lassen sie sich ohne manuelles Nacherfassen verbuchen. Genau das spart der Kanzlei Zeit und vermeidet Übertragungsfehler, die sonst bei der Schnittstelle zwischen Lohn und Fibu entstehen.
Vorbereitung in der Kanzlei
Damit die Anbindung gelingt, sind auf Kanzleiseite nur wenige Vorbereitungen nötig: die Festlegung der gewünschten Übergabeformate, die Benennung eines Ansprechpartners für die Datenabstimmung und die Klärung der Zugänge für den gesicherten Datentransfer. LOHN24 begleitet diese Einrichtung, sodass die Kanzlei nicht selbst zum Schnittstellen-Experten werden muss. Nach der einmaligen Einrichtung läuft der Datenaustausch im Monatsrhythmus weitgehend automatisiert.
Reporting bleibt in der Hoheit der Kanzlei
Ein zentraler Punkt für Kanzleien: Auch bei ausgelagerter Abrechnung bleibt das Reporting in ihrer Hoheit. Die Kanzlei entscheidet, welche Auswertungen der Mandant erhält, in welchem Rhythmus und in welcher Form. LOHN24 liefert die zugrunde liegenden Daten und Auswertungen DATEV-konform zu, die Kanzlei kuratiert und verantwortet die Außendarstellung. So entsteht kein Kontrollverlust, sondern eine arbeitsteilige Zusammenarbeit: Die fehleranfällige Datenerzeugung liegt beim Spezialisten, die Beziehung zum Mandanten und die Steuerung des Reportings bleiben bei der Kanzlei. Diese klare Rollenteilung ist der Grund, warum eine saubere Schnittstelle nicht nur Technik, sondern auch ein Vertrauensthema ist.
