Warum lagern Steuerkanzleien die Lohnabrechnung aus?
Die Gründe sind selten der Wunsch, ein ganzes Mandat abzugeben – fast immer geht es um eine Entlastung des Kanzleibetriebs:
- Fachkräftemangel: Erfahrene Lohnbuchhalterinnen und Lohnbuchhalter sind kaum noch zu finden. Fällt eine Schlüsselperson aus, steht die gesamte Lohnabteilung still.
- Komplexitätsdruck: SV-Rechengrößen, Mindestlohn, Pflegeversicherungs-Meldeverfahren, ELStAM-Änderungen und Branchentarife ändern sich jährlich. Das Wissen aktuell zu halten, bindet Ressourcen.
- Margendruck: Die Lohnabrechnung ist im Verhältnis zum Aufwand schlecht honoriert. Viele Kanzleien rechnen sie quer.
- Spezialthemen: Baulohn mit SOKA-BAU, Pflege-Mindestlohn oder TVöD übersteigen das, was eine reine Normallohn-Abteilung leisten kann.
Auslagern heißt in diesem Kontext nicht „abgeben“, sondern „operativ entlasten, Verantwortung behalten“. LOHN24 übernimmt die laufende Abrechnung – die Kanzlei bleibt für den Mandanten der Ansprechpartner und der vertragliche Partner.
Die drei Kooperationsmodelle im Überblick
Kanzleien haben unterschiedliche Bedürfnisse. Deshalb gibt es nicht ein Modell, sondern eine Auswahl:
1. White-Label (Abrechnung im Namen der Kanzlei)
LOHN24 erstellt die Lohnabrechnungen, die Auswertungen und die Bescheinigungen – sie erscheinen aber unter dem Namen und im Layout Ihrer Kanzlei. Der Mandant merkt nicht, dass im Hintergrund ein Dienstleister arbeitet. Ihre Kanzlei rechnet wie gewohnt mit dem Mandanten ab. Das ist das stärkste Modell zur Mandantenbindung.
2. Direkte Empfehlung (Co-Branding)
Die Kanzlei empfiehlt LOHN24 als Partner, LOHN24 rechnet direkt mit dem Mandanten ab. Die Kanzlei bleibt für die steuerliche Beratung zuständig, die Lohnabrechnung läuft transparent über LOHN24. Geeignet, wenn die Kanzlei das Thema Lohn vollständig aus ihrem Betrieb herauslösen möchte.
3. Hybrid / Spezialthemen-Auslagerung
Die Kanzlei behält den Normallohn im Haus und gibt nur die Spezialfälle ab – etwa Baulohn mit SOKA-BAU oder die Pflegebranche. So bleibt die Kanzlei handlungsfähig, ohne für selten auftretende Spezialthemen eigenes Know-how vorhalten zu müssen.
Mandantenbindung trotz Auslagerung
Die größte Sorge der Kanzleien lautet: „Verliere ich den Mandanten an den Dienstleister?“ Das White-Label-Modell ist genau darauf ausgelegt, dass das nicht passiert:
- Kein Direktkontakt ohne Freigabe: LOHN24 spricht Ihre Mandanten nicht eigenmächtig an.
- Konkurrenzschutz nach §6 Nr. 4 StBerG: LOHN24 erbringt die Lohnabrechnung als zulässige mechanische Tätigkeit und tritt nicht als beratender Wettbewerber auf.
- Ihre Marke bleibt sichtbar: Auswertungen, Lohnscheine und der gesamte Schriftverkehr tragen Ihr Logo.
So wird die Lohnabrechnung von einer Belastung zu einem Service, mit dem Ihre Kanzlei weiterhin punktet – ohne den operativen Aufwand.
DATEV-Schnittstelle und technischer Ablauf
LOHN24 arbeitet DATEV-anschlussfähig. Buchungsbelege, Lohnjournale und Finanzbuchhaltungs-Übergaben lassen sich in die gewohnten Prozesse Ihrer Kanzlei einspielen. Der typische Ablauf:
1. Bewegungsdaten gehen monatlich an LOHN24 (Portal, gesicherter Upload oder Schnittstelle). 2. LOHN24 erstellt Abrechnung, Meldungen (DEÜV, Beitragsnachweise) und Auswertungen. 3. Die Buchungsdaten kommen DATEV-konform zurück in Ihre Fibu. 4. Auswertungen erhält der Mandant im Layout Ihrer Kanzlei.
Mehr zur technischen Anbindung erläutert unser Glossar zur DATEV-Schnittstelle.
Was bei der Auslagerung rechtlich gilt
Die Lohnabrechnung durch einen externen Dienstleister ist zulässig, solange die Grenzen der Steuerberatung gewahrt bleiben. LOHN24 erbringt die mechanische Lohnabrechnung; die steuerberatende Beratung verbleibt bei Ihrer Kanzlei. Datenschutz wird über eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geregelt – Details siehe Datenschutz in der Lohnabrechnung. Auch das Thema Lohnabrechnung-Outsourcing ist im Glossar grundlegend erklärt.
Häufige Einwände – und was wirklich dran ist
Kanzleien zögern aus nachvollziehbaren Gründen. Die meisten Einwände lassen sich bei genauem Hinsehen entkräften:
- „Wir verlieren die Kontrolle.“ – Nein. Die Kanzlei legt fest, welche Mandate, in welchem Modell und mit welchen Freigaben ausgelagert werden. Die Mandatshoheit bleibt vollständig bei der Kanzlei.
- „Unsere Mandanten merken den Wechsel.“ – Im White-Label nicht. Layout, Logo und Schriftverkehr bleiben unverändert die der Kanzlei.
- „Der Umstieg ist zu aufwändig.“ – Der Aufwand fällt einmalig bei der Datenübernahme an und wird durch einen optionalen Parallelmonat abgesichert. Danach sinkt der laufende Aufwand der Kanzlei deutlich.
- „Wir geben sensible Daten aus der Hand.“ – Die Zusammenarbeit ist über einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geregelt; der Datentransfer erfolgt verschlüsselt.
Was die Kanzlei behält, was abgegeben wird
| Bleibt bei der Kanzlei | Geht an LOHN24 | |---|---| | Mandatshoheit & Vertrag mit dem Mandanten | Operative Lohnabrechnung | | Steuerliche Beratung | Erstellen von Meldungen (DEÜV, Beitragsnachweise) | | Reporting-Hoheit / Datenhoheit | Pflege von Recht, Tarifen, Meldeverfahren | | Markenauftritt gegenüber dem Mandanten | Fristenüberwachung der Abrechnung |
Typischer Mandantennutzen, den die Kanzlei weitergibt
Die Auslagerung verbessert nicht nur die Lage der Kanzlei, sondern auch das Erlebnis des Mandanten: pünktliche, fehlerfreie Abrechnungen, korrekte und fristgerechte Meldungen sowie die Sicherheit, dass auch komplexe Sachverhalte – etwa Branchentarife oder Spezialfälle – sauber abgebildet werden. Eine reibungslose Abrechnung wirkt unmittelbar auf die Zufriedenheit der Beschäftigten des Mandanten und damit auf dessen Bindung an die Kanzlei. So wird aus einer reinen Entlastungsmaßnahme ein echter Qualitätsgewinn für alle Beteiligten.
Für welche Kanzleien sich das Modell besonders eignet
Das White-Label-Modell passt besonders gut zu Kanzleien, die ihre Mandantenbeziehungen über die Lohnabrechnung pflegen, gleichzeitig aber unter Personalknappheit oder Komplexitätsdruck leiden. Auch wachsende Kanzleien, die kurzfristig zusätzliche Lohnkapazität brauchen, ohne sofort einstellen zu wollen, profitieren. Und Kanzleien mit vereinzelten Spezialmandaten (Bau, Pflege) gewinnen durch das Hybrid-Modell die Möglichkeit, Mandate anzunehmen, die sie sonst ablehnen müssten.
