Warum lagern Steuerkanzleien die Lohnabrechnung aus?
Die Grunde sind selten der Wunsch, ein ganzes Mandat abzugeben – fast immer geht es um eine Entlastung des Kanzleibetriebs:
- Fachkraftemangel: Erfahrene Lohnbuchhalterinnen und Lohnbuchhalter sind kaum noch zu finden. Fallt eine Schlusselkraft aus, steht die gesamte Lohnabteilung still.
- Komplexitatsdruck: SV-Rechengroessen, Mindestlohn, Pflegeversicherungs-Meldeverfahren, ELStAM-Anderungen und Branchentarife andern sich jahrlich. Das Wissen aktuell zu halten, bindet Ressourcen.
- Margendruck: Die Lohnabrechnung ist im Verhaltnis zum Aufwand schlecht honoriert. Viele Kanzleien rechnen sie quer.
- Spezialthemen: Baulohn mit SOKA-BAU, Pflege-Mindestlohn oder TVoD ubersteigen das, was eine reine Normallohn-Abteilung leisten kann.
Auslagern heist in diesem Kontext nicht abgeben, sondern operativ entlasten, Verantwortung behalten. LOHN24 ubernimmt die laufende Abrechnung – die Kanzlei bleibt fur den Mandanten der Ansprechpartner und der vertragliche Partner.
Die drei Kooperationsmodelle im Uberblick
Kanzleien haben unterschiedliche Bedurfnisse. Deshalb gibt es nicht ein Modell, sondern eine Auswahl:
1. Im Namen der Kanzlei
LOHN24 erstellt die Lohnabrechnungen, die Auswertungen und die Bescheinigungen – sie erscheinen aber unter dem Namen und im Layout Ihrer Kanzlei. Der Mandant merkt nicht, dass im Hintergrund ein Dienstleister arbeitet. Ihre Kanzlei rechnet wie gewohnt mit dem Mandanten ab. Das ist das starkste Modell zur Mandantenbindung.
2. Direkte Empfehlung (Co-Branding)
Die Kanzlei empfiehlt LOHN24 als Partner, LOHN24 rechnet direkt mit dem Mandanten ab. Die Kanzlei bleibt fur die steuerliche Beratung zustandig, die Lohnabrechnung lauft transparent uber LOHN24. Geeignet, wenn die Kanzlei das Thema Lohn vollstandig aus ihrem Betrieb herauslosen mochte.
3. Hybrid / Spezialthemen-Auslagerung
Die Kanzlei behalt den Normallohn im Haus und gibt nur die Spezialfalle ab – etwa Baulohn mit SOKA-BAU oder die Pflegebranche. So bleibt die Kanzlei handlungsfahig, ohne fur selten auftretende Spezialthemen eigenes Know-how vorhalten zu mussen.
Mandantenbindung trotz Auslagerung
Die grosste Sorge der Kanzleien lautet: Verliere ich den Mandanten an den Dienstleister? Das Modell Im Namen der Kanzlei ist genau darauf ausgelegt, dass das nicht passiert:
- Kein Direktkontakt ohne Freigabe: LOHN24 spricht Ihre Mandanten nicht eigenmagtig an.
- Konkurrenzschutz nach §6 Nr. 4 StBerG: LOHN24 erbringt die Lohnabrechnung als zulassige mechanische Tatigkeit und tritt nicht als beratender Wettbewerber auf.
- Ihre Marke bleibt sichtbar: Auswertungen, Lohnscheine und der gesamte Schriftverkehr tragen Ihr Logo.
So wird die Lohnabrechnung von einer Belastung zu einem Service, mit dem Ihre Kanzlei weiterhin punktet – ohne den operativen Aufwand.
DATEV-Schnittstelle und technischer Ablauf
LOHN24 arbeitet DATEV-anschlussfahig. Buchungsbelege, Lohnjournale und Finanzbuchhaltungs-Ubergaben lassen sich in die gewohnten Prozesse Ihrer Kanzlei einspielen. Der typische Ablauf:
1. Bewegungsdaten gehen monatlich an LOHN24 (Portal, gesicherter Upload oder Schnittstelle). 2. LOHN24 erstellt Abrechnung, Meldungen (DEUV, Beitragsnachweise) und Auswertungen. 3. Die Buchungsdaten kommen DATEV-konform zuruck in Ihre Fibu. 4. Auswertungen erhalt der Mandant im Layout Ihrer Kanzlei.
Mehr zur technischen Anbindung erlautert unser Glossar zur DATEV-Schnittstelle.
Was bei der Auslagerung rechtlich gilt
Die Lohnabrechnung durch einen externen Dienstleister ist zulassig, solange die Grenzen der Steuerberatung gewahrt bleiben. LOHN24 erbringt die mechanische Lohnabrechnung; die steuerberatende Beratung verbleibt bei Ihrer Kanzlei. Datenschutz wird uber eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geregelt – Details siehe Datenschutz in der Lohnabrechnung. Auch das Thema Lohnabrechnung-Outsourcing ist im Glossar grundlegend erklart.
Haufige Einwande – und was wirklich dran ist
Kanzleien zogern aus nachvollziehbaren Grunden. Die meisten Einwande lassen sich bei genauem Hinsehen entkraften:
- Wir verlieren die Kontrolle. – Nein. Die Kanzlei legt fest, welche Mandate, in welchem Modell und mit welchen Freigaben ausgelagert werden. Die Mandatshoheit bleibt vollstandig bei der Kanzlei.
- Unsere Mandanten merken den Wechsel. – Im Modell Im Namen der Kanzlei nicht. Layout, Logo und Schriftverkehr bleiben unverandert die der Kanzlei.
- Der Umstieg ist zu aufwandig. – Der Aufwand fallt einmalig bei der Datennahme an und wird durch einen optionalen Parallelmonat abgesichert. Danach sinkt der laufende Aufwand der Kanzlei deutlich.
- Wir geben sensible Daten aus der Hand. – Die Zusammenarbeit ist uber einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geregelt; der Datentransfer erfolgt verschlusselt.
Was die Kanzlei behalt, was abgegeben wird
| Bleibt bei der Kanzlei | Geht an LOHN24 | |---|---| | Mandatshoheit & Vertrag mit dem Mandanten | Operative Lohnabrechnung | | Steuerliche Beratung | Erstellen von Meldungen (DEUV, Beitragsnachweise) | | Reporting-Hoheit / Datenhoheit | Pflege von Recht, Tarifen, Meldeverfahren | | Markenauftritt gegenuber dem Mandanten | Fristenuberwachung der Abrechnung |
Typischer Mandantennutzen, den die Kanzlei weitergibt
Die Auslagerung verbessert nicht nur die Lage der Kanzlei, sondern auch das Erlebnis des Mandanten: punktliche, fehlerfreie Abrechnungen, korrekte und fristgerechte Meldungen sowie die Sicherheit, dass auch komplexe Sachverhalte – etwa Branchentarife oder Spezialfalle – sauber abgebildet werden. Eine reibungslose Abrechnung wirkt unmittelbar auf die Zufriedenheit der Beschaftigten des Mandanten und damit auf dessen Bindung an die Kanzlei. So wird aus einer reinen Entlastungsmaasnahme ein echter Qualitatsgewinn fur alle Beteiligten.
Fur welche Kanzleien sich das Modell besonders eignet
Das Modell Im Namen der Kanzlei passt besonders gut zu Kanzleien, die ihre Mandantenbeziehungen uber die Lohnabrechnung pflegen, gleichzeitig aber unter Personalknappheit oder Komplexitatsdruck leiden. Auch wachsende Kanzleien, die kurzfristig zusatzliche Lohnkapazitat brauchen, ohne sofort einstellen zu wollen, profitieren. Und Kanzleien mit vereinzelten Spezialmandaten (Bau, Pflege) gewinnen durch das Hybrid-Modell die Moglichkeit, Mandate anzunehmen, die sie sonst ablehnen mussten.
