Was ist ein Sachbezug?
Ein Sachbezug ist ein geldwerter Vorteil, den der Arbeitgeber nicht in Geld, sondern in Form einer Sachleistung gewährt – etwa freies Essen, vergünstigte Mahlzeiten oder eine Unterkunft. Dieser Vorteil ist grundsätzlich steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn. Damit nicht jeder Betrieb den Wert einzeln schätzen muss, gibt der Gesetzgeber jährlich amtliche Sachbezugswerte für Verpflegung (Frühstück, Mittag-, Abendessen) und Unterkunft vor.
Verpflegung: die amtlichen Sachbezugswerte
Für Verpflegung gibt es bundeseinheitliche Monatswerte, aufgeteilt auf die einzelnen Mahlzeiten. Stellt der Betrieb seinen Mitarbeitenden Essen, wird der entsprechende Sachbezugswert dem Lohn hinzugerechnet und versteuert/verbeitragt. Wichtig:
- Es kommt darauf an, welche Mahlzeiten tatsächlich gestellt werden (nur Mittagessen, oder Vollverpflegung).
- Zahlt die mitarbeitende Person einen Eigenanteil, mindert dieser den anzusetzenden Wert.
- Auch verbilligte (nicht nur kostenlose) Mahlzeiten lösen einen Sachbezug aus, soweit der Preis unter dem amtlichen Wert liegt.
Unterkunft: Bewertung von Kost und Logis
Stellt der Betrieb eine Unterkunft – etwa ein Personalzimmer für Saisonkräfte –, ist auch das ein Sachbezug. Für Unterkünfte gibt es ebenfalls amtliche Werte; bei abweichenden Verhältnissen (z. B. Wohnung statt Zimmer, Belegung mit mehreren Personen) gelten differenzierte Bewertungen. Der korrekte Ansatz ist gerade bei Saisonpersonal mit Kost und Logis abrechnungsrelevant.
Die Gefahr: Phantomlohn
Der häufigste Fehler ist, den Sachbezug schlicht zu vergessen, weil ja „kein Geld geflossen" ist. Genau das ist Phantomlohn: Bei einer Betriebsprüfung wird der geldwerte Vorteil rückwirkend bewertet, und es werden Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge nachgefordert – oft für mehrere Jahre und mit Säumniszuschlägen. Gerade in Betrieben mit kostenlosem Personalessen summiert sich das schnell.
So wird der Sachbezug korrekt abgerechnet
1. Erfassen, wer welche Leistung erhält (Verpflegung, Unterkunft, beides). 2. Den passenden amtlichen Sachbezugswert ansetzen und ggf. um Eigenanteile mindern. 3. Den Wert dem Lohn hinzurechnen und korrekt versteuern/verbeitragen. 4. Sauber in der Abrechnung ausweisen und dokumentieren.
Eine spezialisierte Lohnabrechnung kennt die jeweils aktuellen amtlichen Werte, setzt sie korrekt an und stellt sicher, dass der Sachbezug prüfungssicher abgebildet ist – damit aus einer netten Geste kein teures Risiko wird.
Abgrenzung: Mahlzeitengestellung auf Dienstreisen
Nicht jede vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit ist ein dauerhafter Sachbezug. Wird einem Mitarbeitenden während einer Auswärtstätigkeit oder Schulung eine Mahlzeit gestellt, gelten eigene Regeln: Die Mahlzeit wird mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt, kann aber mit der Verpflegungspauschale verrechnet werden. Diese Konstellation ist von der täglichen Personalverpflegung im Betrieb zu unterscheiden. Wer beides vermischt, riskiert Fehler in beide Richtungen. Gerade in Hotels mit Schulungs- und Veranstaltungsbetrieb kommt diese Abgrenzung regelmäßig vor.
Die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze – ein anderer Topf
Häufig verwechselt wird die Bewertung von Verpflegung und Unterkunft mit der monatlichen Sachbezugsfreigrenze für andere Sachzuwendungen (etwa Gutscheine). Das sind zwei verschiedene Regelungskreise: Freie Verpflegung und Unterkunft werden mit den amtlichen Sachbezugswerten bewertet und sind nicht über die allgemeine Sachbezugsfreigrenze steuerfrei zu stellen. Wer das durcheinanderbringt, behandelt das Personalessen fälschlich als steuerfrei – ein klassischer Phantomlohn-Auslöser. Eine fachkundige Abrechnung trennt diese Töpfe sauber.
Praxisempfehlung: sauber dokumentieren statt schätzen
Der beste Schutz gegen Nachforderungen ist eine klare Dokumentation, wer welche Sachleistung in welchem Zeitraum erhält. In vielen Betrieben fehlt genau das: Das Personalessen „läuft einfach mit", ohne dass festgehalten wird, welche Mahlzeiten gestellt werden. Bei einer Prüfung schätzt die Behörde dann zulasten des Betriebs. Wer von Anfang an erfasst, welche Mahlzeiten und Unterkünfte gewährt werden, und diese konsequent in der Abrechnung abbildet, vermeidet Schätzungen und Streit. Eine externe Lohnabrechnung richtet diese Erfassung einmal sauber ein und führt sie laufend fort.
Sachbezug und Mindestlohn: nicht verrechenbar
Ein wichtiger Punkt für die Personalplanung: Der gesetzliche Mindestlohn ist grundsätzlich in Geld zu zahlen und kann nicht durch Sachbezüge wie freies Essen oder Unterkunft ersetzt werden. Wer also einer Saisonkraft Kost und Logis stellt und den Barlohn entsprechend kürzt, riskiert eine Mindestlohnunterschreitung. Sachbezüge treten neben den Mindestlohn, sie ersetzen ihn nicht. Diese Trennung ist gerade bei Saisonpersonal mit Unterkunft entscheidend und wird bei Zollprüfungen genau betrachtet.
Auswirkungen auf Beiträge und Beschäftigungsformen
Da der Sachbezugswert zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt zählt, beeinflusst er auch die Einordnung von Beschäftigungsformen. Beim Minijob etwa erhöht der Sachbezugswert das anzurechnende Entgelt und kann dazu beitragen, dass die Geringfügigkeitsgrenze überschritten wird. Wer freies Essen gewährt, muss den entsprechenden Wert also in die Überwachung der Entgeltgrenze einbeziehen. Wird das übersehen, rutscht ein vermeintlicher Minijobber unbemerkt in die Versicherungspflicht. Eine fachkundige Lohnabrechnung berücksichtigt den Sachbezug automatisch bei der Grenzbetrachtung.
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