SFN-Zuschläge: steuer- und beitragsfrei – aber nur unter Bedingungen
Zuschläge für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit können nach dem Einkommensteuergesetz steuerfrei ausgezahlt werden, soweit sie bestimmte Prozentsätze des Grundlohns nicht übersteigen. Üblich sind:
- Nachtarbeit: Zuschlag von bis zu 25 Prozent des Grundlohns (unter engen Voraussetzungen in den Kernnachtstunden bis zu 40 Prozent).
- Sonntagsarbeit: Zuschlag von bis zu 50 Prozent.
- Feiertagsarbeit: Zuschlag von bis zu 125 Prozent, an besonders geschützten Feiertagen bis zu 150 Prozent.
Voraussetzung ist, dass die Zuschläge neben dem Grundlohn für tatsächlich geleistete Arbeit zu diesen Zeiten gezahlt werden. Pauschale Zuschläge ohne Einzelnachweis sind kritisch und werden in der Prüfung oft beanstandet. Maßgeblich ist außerdem ein Grundlohn-Höchstbetrag: Für die Steuerfreiheit wird der Stundengrundlohn gedeckelt.
Steuerfrei heißt nicht automatisch beitragsfrei
Wichtig für den Handel: Die Sozialversicherungsfreiheit von SFN-Zuschlägen ist an einen eigenen Grundlohn-Höchstbetrag gebunden, der niedriger liegt als der steuerliche. Übersteigt der für die Zuschlagsberechnung herangezogene Stundenlohn diese SV-Grenze, ist der übersteigende Teil zwar steuerfrei, aber beitragspflichtig. Diese Doppelbetrachtung wird in der manuellen Abrechnung häufig übersehen.
Der verkaufsoffene Sonntag – ein Sonderfall
Verkaufsoffene Sonntage sind im Einzelhandel ein Dauerthema. Arbeitsrechtlich gelten besondere Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes und der Ladenöffnungsgesetze der Länder, etwa zur Anzahl erlaubter Sonntage und zum Ersatzruhetag. Lohnabrechnungstechnisch ist entscheidend:
- Tariflicher Anspruch auf einen Sonntagszuschlag kann unabhängig von der steuerfreien Behandlung bestehen.
- Der steuerfreie Sonntagszuschlag setzt tatsächlich geleistete Arbeit am Sonntag voraus.
- Der Ersatzruhetag ist arbeitszeitrechtlich zu gewähren, beeinflusst aber nicht direkt die Zuschlagshöhe.
Schichtmodelle und Arbeitszeiterfassung
Im Filialgeschäft sind Früh-, Spät- und geteilte Schichten üblich. Eine korrekte Abrechnung steht und fällt mit einer belastbaren Arbeitszeiterfassung. Seit den Vorgaben zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden. Für die Zuschlagsabrechnung ist das die unverzichtbare Datengrundlage: Nur wer nachweisen kann, dass eine Verkäuferin tatsächlich nach 20 Uhr oder an einem Sonntag gearbeitet hat, kann den steuerfreien Zuschlag rechtssicher gewähren.
Bei Schichtarbeit ist außerdem auf die Einhaltung der gesetzlichen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten zu achten – Verstöße sind kein Abrechnungsthema, können aber in Prüfungen mit aufgegriffen werden.
Zeitzuschläge versus steuerfreie SFN-Zuschläge
Ein häufiges Missverständnis: Tarifliche Zeitzuschläge (z. B. Spätarbeitszuschlag ab einer bestimmten Uhrzeit) und steuerfreie SFN-Zuschläge sind nicht dasselbe. Tarifliche Zuschläge sind eine Frage des Anspruchs; die Steuerfreiheit ist eine Frage des Steuerrechts. Ein tariflicher Spätarbeitszuschlag am Werktag ist regelmäßig steuer- und beitragspflichtig, weil keine Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit im steuerlichen Sinne vorliegt. Die Abrechnung muss beide Logiken sauber abbilden.
So macht LOHN24 Ihre Schichtabrechnung wasserdicht
Steuerfreie Höchstgrenzen, abweichende SV-Grenzen, tarifliche Zeitzuschläge, verkaufsoffene Sonntage – die Zuschlagsabrechnung im Einzelhandel ist ein Minenfeld. LOHN24 übernimmt die Berechnung Ihrer SFN- und Zeitzuschläge auf Basis Ihrer Zeiterfassung, prüft die steuer- und beitragsfreien Höchstbeträge automatisch und dokumentiert die Einzelnachweise prüfungssicher. So nutzen Sie die steuerlichen Vorteile voll aus, ohne in der Lohnsteuer-Außenprüfung Nachforderungen zu riskieren.
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