Was die DRV bei der Betriebsprüfung kontrolliert
Die Prüfer der Rentenversicherung gleichen Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit den gemeldeten Werten und den gesetzlichen Vorgaben ab. Im Mittelpunkt stehen dabei:
- Korrekte versicherungsrechtliche Beurteilung aller Beschäftigten (Voll-, Teilzeit, Minijob, kurzfristige Beschäftigung, Werkstudenten, Gesellschafter-Geschäftsführer).
- Beitragsberechnung und Beitragsabführung inklusive Beitragsbemessungsgrenzen, Umlagen (U1/U2) und Insolvenzgeldumlage.
- Vollständigkeit der DEÜV-Meldungen (An-, Ab-, Jahres- und Sondermeldungen) und der Beitragsnachweise.
- Korrekte Behandlung von Sonderzahlungen, Sachbezügen und steuerfreien bzw. -pflichtigen Zuschlägen – hier lauert das Risiko des Phantomlohns.
- Statusfragen: Liegt eine abhängige Beschäftigung oder eine selbstständige Tätigkeit vor (Stichwort Scheinselbstständigkeit)?
Gerade die letzten beiden Punkte sind die klassischen Fehlerquellen, an denen Betriebe Geld verlieren.
Der typische Ablauf einer DRV-Prüfung
1. Ankündigung: Die DRV kündigt die Prüfung schriftlich an – in der Regel mit einigen Wochen Vorlauf. Schon dieses Schreiben ist Ihr Startsignal zur Vorbereitung. 2. Unterlagenanforderung: Sie erhalten eine Liste der benötigten Dokumente und meist einen Zugang zur elektronisch unterstützten Prüfung (euBP / „digitale Betriebsprüfung"). 3. Prüfung: Vor Ort oder digital gleicht der Prüfer Lohnkonten, Meldungen und Belege ab. 4. Schlussbesprechung: Beanstandungen werden erläutert; Sie können Stellung nehmen. 5. Prüfbescheid: Der Bescheid stellt fest, ob nachzuzahlen ist – und ist ein Verwaltungsakt, gegen den Sie innerhalb eines Monats Widerspruch einlegen können.
Checkliste: Diese Unterlagen sollten griffbereit sein
| Bereich | Konkret bereitzuhalten | |---|---| | Entgeltabrechnung | Lohnkonten, Lohnjournale, Beitragsabrechnungen je Krankenkasse | | Meldungen | DEÜV-Meldungen, Beitragsnachweise, Sofortmeldungen (sofern Pflicht) | | Verträge | Arbeitsverträge, Werk-/Dienstverträge, Gesellschafterverträge | | Sonderfälle | Statusfeststellungsbescheide, A1-Bescheinigungen, Minijob-Unterlagen | | Belege | Reisekostenabrechnungen, Sachbezugsnachweise, Zuschlagsberechnungen | | Steuer | Lohnsteueranmeldungen, Lohnsteuer-Außenprüfungsberichte |
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ist seit 2023 für viele Arbeitgeber verpflichtend: Die Entgeltdaten werden direkt aus dem Abrechnungssystem an die DRV übermittelt. Das beschleunigt die Prüfung, setzt aber voraus, dass Ihre Stammdaten und Schlüsselungen (z. B. Personengruppen- und Beitragsgruppenschlüssel) sauber gepflegt sind.
Die häufigsten Beanstandungen – und wie Sie sie vermeiden
- Falsche Statuseinordnung freier Mitarbeiter → führt zu Beitragsnachforderungen plus Säumniszuschlägen. Lassen Sie Zweifelsfälle vorab über das Statusfeststellungsverfahren (§ 7a SGB IV) klären.
- Nicht abgerechneter Phantomlohn → tarifliche oder gesetzliche Ansprüche (z. B. Mindestlohn, Branchenmindestlohn) lösen Beitragspflicht aus, auch wenn der Lohn nie ausgezahlt wurde.
- Fehlerhafte Behandlung von Minijobs → Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze ohne korrekte Umstellung.
- SFN-Zuschläge ohne Nachweis → steuer- und beitragsfreie Zuschläge müssen durch Aufzeichnungen belegt sein.
- Unvollständige Sofortmeldungen in den Sofortmeldebranchen (Bau, Gastronomie, Logistik u. a.).
Zeitplan: So bereiten Sie sich strukturiert vor
Eine gute Vorbereitung beginnt nicht erst am Prüfungstag, sondern unmittelbar nach Eingang der Ankündigung. Folgender Zeitplan hat sich in der Praxis bewährt:
- Sofort nach der Ankündigung: Prüfungszeitraum und -umfang erfassen, internen oder externen Ansprechpartner festlegen, Anforderungsliste sichten.
- Erste Woche: Vollständigkeit der Lohnkonten, Meldungen und Beitragsnachweise für den Prüfzeitraum kontrollieren; fehlende Belege beschaffen.
- Zweite bis dritte Woche: Kritische Sachverhalte vorab durchgehen – Statusfragen, Phantomlohn-Risiken, Sachbezüge, Minijobs, kurzfristige Beschäftigung. Hier liegt der größte Hebel zur Vermeidung von Beanstandungen.
- Vor dem Termin: euBP-Datenlieferung vorbereiten, Stammdaten und Schlüsselungen (Personengruppen-, Beitragsgruppen-, Tätigkeitsschlüssel) prüfen, Unterlagen prüfungsfertig ordnen.
Wer diese Reihenfolge einhält, geht nicht nur ruhiger, sondern auch deutlich sicherer in den Termin – und vermeidet Hektik in der letzten Woche.
Sonderfälle, die häufig übersehen werden
Neben den klassischen Prüfschwerpunkten gibt es Konstellationen, die in der Vorbereitung oft untergehen, in der Prüfung aber regelmäßig zu Rückfragen führen:
- Gesellschafter-Geschäftsführer: Ihr sozialversicherungsrechtlicher Status hängt von Kapitalbeteiligung und Rechtsmacht ab. Halten Sie Gesellschaftsverträge und ggf. Statusfeststellungsbescheide bereit.
- Beschäftigte mit Auslandsbezug: Bei Entsendungen oder Tätigkeit in mehreren Staaten sind A1-Bescheinigungen und die korrekte Beurteilung des anzuwendenden Sozialversicherungsrechts entscheidend.
- Aushilfen und Saisonkräfte: Die Abgrenzung zwischen Minijob und kurzfristiger Beschäftigung muss dokumentiert sein, ebenso die Prüfung weiterer Beschäftigungen.
- Umlagen U1/U2 und Insolvenzgeldumlage: Falsche Umlagesätze oder fehlende Teilnahme am U1-Verfahren fallen bei der Prüfung auf.
Je sauberer diese Sonderfälle dokumentiert sind, desto schneller und reibungsloser verläuft die Prüfung.
Warum eine professionelle Prüfungsbegleitung den Unterschied macht
Wer seine Lohnabrechnung an LOHN24 ausgelagert hat, geht entspannter in die Prüfung: Wir führen Lohnkonten, Meldungen und Beitragsnachweise revisionssicher, prüfen vorab kritische Sachverhalte und stehen Ihnen während der Prüfung als fachlicher Ansprechpartner zur Seite. Wir bereiten die euBP-Datenlieferung vor, kommentieren Beanstandungen und unterstützen bei der Schlussbesprechung. So verwandeln wir den Stresstermin in einen kalkulierbaren Routinevorgang.
Der entscheidende Vorteil liegt im Zusammenspiel von laufender Abrechnung und Prüfungsbegleitung: Weil wir Ihre Lohndaten ohnehin revisionssicher führen, sind die meisten Vorbereitungsschritte bereits erledigt, bevor die Ankündigung überhaupt eintrifft. Statt im Ernstfall Aktenordner zu durchsuchen, liefern wir die geforderten Daten auf Knopfdruck – fachlich aufbereitet und prüfungsfest.
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