Was kostet Lohnabrechnung wirklich? Alle Kosten und Anbieter im Vergleich

Was kostet interne Lohnabrechnung wirklich?

Viele Unternehmer unterschätzen die tatsächlichen Kosten einer internen Lohnabrechnung, weil sie nur das Bruttogehalt der zuständigen Fachkraft im Blick haben. Die Vollkosten liegen in der Regel deutlich höher.

Kostenstellen im Überblick

• Personalkosten (Vollkostenrechnung): Für eine Stelle mit 3.500 € Bruttogehalt entstehen dem Arbeitgeber durch Sozialversicherungsbeiträge, Urlaub und Lohnfortzahlung Vollkosten von typischerweise 4.500–5.200 € monatlich. Auf eine Teilzeitkraft umgerechnet, die Lohnabrechnung als Nebentätigkeit betreut, fallen anteilige Kosten an.
• Lohnsoftware und Updates: Lizenzgebühren für Lohnprogramme (z. B. DATEV, Lexware) liegen je nach Modulumfang bei 500–3.000 € pro Jahr – zuzüglich Wartungsverträge und Updatekosten bei gesetzlichen Änderungen.
• Fortbildung und Fachzeitschriften: Das Lohnsteuerrecht und das Sozialversicherungsrecht ändern sich jährlich. Seminare, Webinare und Fachliteratur kosten 500–1.500 € pro Jahr und Mitarbeiter.
• Vertretungskosten: Fällt die Fachkraft durch Urlaub oder Krankheit aus, muss entweder ein Steuerberater einspringen (Stundenhonorar) oder Überstunden entstehen andernorts.
• Fehlerrisiko und Nachkorrektur: Falsch berechnete Sozialversicherungsbeiträge oder versäumte Meldungen können Nachzahlungen, Zinsen und Bußgelder auslösen. Selbst kleinere Fehler binden Arbeitszeit für Korrekturen.

Ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitern und einer Halbtagskraft für Lohnabrechnung kommt schnell auf 15–25 € pro Abrechnung und Monat, wenn alle Kosten eingerechnet werden. Mehr dazu, ab wann sich das Auslagern lohnt, lesen Sie im Ratgeber Lohnabrechnung auslagern – ab wann lohnt es sich?.

Was kostet Lohnabrechnung beim Steuerberater?

Steuerberater sind für viele kleine Unternehmen die erste Anlaufstelle für Lohnabrechnung. Ihre Abrechnung orientiert sich an der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV), die Mindest- und Höchstsätze definiert.

Typische Preisstruktur

• Grundgebühr pro Abrechnung: Zwischen 10 € und 25 € je Abrechnung und Monat, abhängig vom Bruttoentgelt und der Mitarbeiterzahl.
• Zusatzleistungen: Eintritts- und Austrittsmeldungen, Bescheinigungen (z. B. Elterngeldbescheinigung), Jahresabschlussarbeiten oder Sonderauswertungen werden separat berechnet.
• Stundenhonorar für Rückfragen: Viele Kanzleien rechnen Beratungsgespräche nach Zeitaufwand ab. Bei komplexen Fällen – Pfändungen, Kurzarbeit, Branchentarifverträgen – summiert sich das schnell.
• Fehlende Transparenz bei Zusatzkosten: Einige Kanzleien berechnen pauschale Aufschläge für besondere Entgeltarten (Schichtzulagen, Minijobs, geringfügig Beschäftigte). Diese versteckten Kosten tauchen im Erstangebot selten auf.

Für eine detaillierte Kostenaufstellung beim Steuerberater lohnt sich ein Blick in den Ratgeber Lohnabrechnung Steuerberater Kosten.

Steuerberater sind kompetente Partner – ihre Stärke liegt jedoch im Steuerrecht, nicht zwingend im spezialisierten Lohnrecht. Bei komplexen Branchenanforderungen (Baulohn, Gastronomie, Pflege) kann das Honorar deutlich höher ausfallen als bei einem spezialisierten externen Lohnbüro.

Was kostet ein externes Lohnbüro und Payroll-Outsourcing?

Spezialisierte Lohnbüros und Payroll-Dienstleister rechnen häufig nach einem einfacheren Prinzip: einem festen Preis pro Mitarbeiter und Monat. Das macht die Kosten planbar und vergleichbar.

Preisrahmen für externe Dienstleister

• Einfache Abrechnungen (Standardlohn, keine Branchenbesonderheiten): 8–18 € pro Mitarbeiter und Monat.
• Komplexere Abrechnungen (Baulohn, Kurzarbeit, Tarifverträge): 18–35 € pro Mitarbeiter und Monat.
• Onboarding-/Einrichtungsgebühr: Einmalig zwischen 0 € und 300 € je nach Anbieter.

Beim Payroll Management Center und beim Lohnabrechnung-Outsourcing fließt in der Regel ein vollständiges Leistungspaket ein: Erstellung und Versand der Abrechnungen, alle Meldepflichten, Bescheinigungen und eine persönliche Ansprechperson.

Wer verschiedene Dienstleister nach Region und Betriebsgröße vergleichen möchte, findet im Ratgeber Lohnabrechnung Anbieter Vergleich nach Bundesland hilfreiche Orientierung.

Versteckte Kosten – worauf Sie bei Angeboten achten müssen

Der ausgewiesene Preis pro Abrechnung ist selten der Preis, den Sie am Ende zahlen. Versteckte Kostenblöcke können ein vermeintlich günstiges Angebot erheblich verteuern.

Typische versteckte Kostenfallen

• Zusatzgebühren für Sonderfälle: Urlaubs- und Krankheitsmeldungen, Eintritte und Austritte, Bescheinigungen, rückwirkende Korrekturen – viele Anbieter rechnen diese separat ab.
• Softwarelizenzen und Portalzugänge: Manche Dienstleister verlangen Aufpreise für den Online-Zugang oder bestimmte Schnittstellen, etwa die DATEV-Schnittstelle.
• Jahresabschlussarbeiten: Lohnsteuerbescheinigungen, Meldungen zur Jahresumlage und die Vorbereitung zur Betriebsprüfung sind oft nicht im Grundpreis enthalten.
• Preisanpassungsklauseln ohne Deckelung: Angebote mit variablen Preisen können durch gesetzliche Änderungen oder interne Kostensteigerungen schnell teurer werden.

Einen vollständigen Überblick über diese Kostenfallen bietet der Ratgeber Versteckte Kosten der Lohnabrechnung. Achten Sie beim Angebotsvergleich darauf, ob ein Festpreis garantiert wird oder ob Zusatzleistungen gesondert berechnet werden.

Kosten nach Mitarbeiterzahl und Komplexität

Die Kosten für Lohnabrechnung hängen nicht nur von der Mitarbeiterzahl ab – die Komplexität der Entgeltarten und Branchenbesonderheiten sind oft der entscheidende Kostentreiber.

Einfache Lohnstrukturen

• Angestellte mit festem Monatsgehalt, keine Tarifbindung, keine Schichtzulagen.
• Kosten bei externem Dienstleister: 8–14 € pro Mitarbeiter und Monat.
• Interne Vollkosten bei 5 Mitarbeitern: oft 15–25 € je Abrechnung (Teilzeitkraft, Software, Overhead).

Komplexe Entgeltstrukturen

• Baulohn: Sozialkassenmeldungen (SOKA-BAU), Geräte- und Fahrzeugzulagen, Auslöseregelungen.
• Gastronomie: Trinkgeldbesteuerung, Teilzeit- und Aushilfsverhältnisse, wechselnde Stunden.
• Pflege: Tarifverträge (TVöD, AVR Caritas), Bereitschaftsdienste, Zulagenpyramiden.

Für diese Branchen liegen die externen Kosten typischerweise bei 18–35 € pro Mitarbeiter und Monat – intern sind sie jedoch durch den erhöhten Schulungsaufwand und das Fehlerrisiko oft noch höher.

Skalierungseffekte

• Bei 1–10 Mitarbeitern sind die Kosten pro Abrechnung intern verhältnismäßig hoch, da der Fixkostenanteil (Software, Fortbildung) auf wenige Abrechnungen verteilt wird.
• Ab 20–50 Mitarbeitern sinkt der interne Stückpreis leicht, aber der Koordinationsaufwand steigt.
• Ab 50+ Mitarbeitern lohnt sich eine dezidierte interne Stelle oder ein Vollservice-Outsourcing über ein Payroll-Outsourcing-Modell.

Welche Lösung für Ihre Unternehmensgröße und Branche am besten passt, können Sie direkt gegenüberstellen unter Outsourcing vs. Steuerberater vs. Inhouse.

Der LOHN24-Festpreis: Warum planbare Kosten mehr wert sind als ein niedriger Listenpreis

LOHN24 bietet Lohnabrechnung zum transparenten Festpreis von 13 € pro Mitarbeiter und Monat – ohne versteckte Zusatzgebühren für Eintritte, Austritte, Bescheinigungen oder Jahresabschlussarbeiten.

Was im LOHN24-Festpreis enthalten ist

• Monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen inkl. Versand an Mitarbeitende.
• Alle Meldepflichten gegenüber Sozialversicherungsträgern und Finanzamt.
• Erstellung von Bescheinigungen (Elterngeld, Krankenkasse, Behörden).
• Persönliche Ansprechperson für Rückfragen ohne Stundenabrechnung.
• Digitale Archivierung und revisionssicherer Dokumentenzugang.

Warum der reine Preis pro Abrechnung nicht die ganze Wahrheit ist

Ein Steuerberater, der 12 € pro Abrechnung anbietet, klingt zunächst günstiger. Werden jedoch Zusatzleistungen, Beratungsgespräche und Jahresarbeiten addiert, liegt der Gesamtpreis häufig bei 18–28 € pro Mitarbeiter und Monat. Mit einem Festpreismodell können Sie exakt kalkulieren, was Lohnabrechnung kostet – ohne Überraschungen am Monatsende.

Einen direkten Überblick über alle LOHN24-Preispakete finden Sie auf der Preisseite. Wenn Sie wissen möchten, ob sich der Wechsel für Ihr Unternehmen rechnet, empfehlen wir den Kostenrechner für Lohnabrechnung.

Welcher Anbieter passt zu welchem Unternehmen?

Es gibt keine universell richtige Antwort – aber es gibt Faustregeln, die Ihnen die Entscheidung erleichtern.

Interne Lösung sinnvoll, wenn …

• Ihr Unternehmen hat 50+ Mitarbeiter mit sehr homogenem Lohnbild.
• Eine dedizierte Lohnbuchhaltungsstelle ist wirtschaftlich vollständig ausgelastet.
• Sie verfügen über stabile, gut dokumentierte interne Prozesse.

Steuerberater sinnvoll, wenn …

• Sie bereits eine Steuerbeziehung pflegen und Synergien im Jahresabschluss nutzen wollen.
• Ihr Unternehmen hat wenige (1–5) einfache Abrechnungen monatlich.
• Lohnabrechnung und Steuerberatung aus einer Hand ist organisatorisch bequemer.

Externes Lohnbüro sinnvoll, wenn …

• Sie planbare, transparente Kosten ohne Zusatzgebühren bevorzugen.
• Ihre Branche besondere Lohnstrukturen hat (Bau, Gastro, Pflege, Zeitarbeit).
• Sie keine eigene Lohnbuchhaltungskompetenz aufbauen oder halten möchten.
• Sie wachsen und eine skalierbare Lösung suchen.

Wenn Sie noch unentschieden sind, lohnt sich der direkte Vergleich im Ratgeber Steuerberater oder Lohnbüro oder die Beratung über Steuerkanzleien, die mit LOHN24 zusammenarbeiten.

Den Einstieg in das Lohnabrechnung-Outsourcing können Sie auch einfach mit einem unverbindlichen Gespräch starten.

Für einen ersten Kostenüberblick nutzen Sie unseren Lohnabrechnung-Kostenrechner – er zeigt Ihnen in wenigen Sekunden, was Sie heute ausgeben und was ein Wechsel bringen würde.

Was kostet es, Lohnabrechnung auszulagern – und was spart es?

Das Auslagern der Lohnabrechnung wird häufig aus Kostengründen zuerst erwogen. Die eigentliche Ersparnis liegt jedoch nicht nur im Preis, sondern auch in der Zeitentlastung und Risikoverlagerung.

Direkte Kostenersparnis

• Wegfall von Lohnsoftwarelizenzen (500–3.000 € pro Jahr).
• Keine Fortbildungskosten für gesetzliche Änderungen.
• Kein Vertretungsaufwand bei Urlaub und Krankheit.

Indirekte Ersparnis

• Geringeres Fehlerrisiko: Nachzahlungen, Bußgelder und Zinsen bei Meldepflichtverletzungen entfallen.
• Zeitgewinn der Geschäftsführung und des Verwaltungspersonals – Zeit, die ins Kerngeschäft fließt.
• Skalierbarkeit: Wächst Ihr Unternehmen, wächst der Dienstleister mit – ohne Einstellungsprozess.

Die konkreten Kosten des Outsourcings finden Sie detailliert unter Lohnabrechnung auslagern – Kosten im Überblick. Den richtigen Zeitpunkt für den Wechsel beschreibt der Ratgeber Lohnabrechnung auslagern – ab wann lohnt es sich?.

Möchten Sie direkt zum Kontakt weitergehen und ein Angebot anfragen, stehen wir gerne zur Verfügung.