Kurz gefasst
Es gibt keine universelle Mitarbeiterzahl, ab der das Auslagern der Lohnabrechnung automatisch sinnvoll wird. Entscheidend sind fünf Faktoren: Kosten, Zeitaufwand, Fehlerrisiko, Ausfallrisiko und die nötige Fachkompetenz. Für viele Unternehmen – besonders im Bereich von 1 bis 50 Mitarbeitern – ist ein externer Festpreisanbieter die wirtschaftlichere und risikoärmere Lösung, als intern Expertise aufzubauen oder zu halten.
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Auf Basis Ihrer Eingaben spricht das Ergebnis für das Auslagern – zusätzlich entfällt das Ausfallrisiko und Sie gewinnen interne Zeit.
Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben – keine verbindliche Preisauskunft. Konkrete Preise hängen von Mitarbeiterzahl, Branche, Komplexität und Zusatzleistungen ab. Für ein konkretes Angebot bitte Kontakt aufnehmen.
Warum der richtige Zeitpunkt für das Auslagern zählt
Lohnabrechnung ist keine Frage des guten Willens – sie ist eine gesetzliche Pflicht mit festen Fristen, komplexen Regelwerken und einem erheblichen Haftungsrisiko bei Fehlern. Wer zu lange mit dem Auslagern wartet, zahlt dieses Zögern oft in Form von Fehlerkosten, gebundener Managementzeit oder einem Ausfallrisiko, das sich erst dann zeigt, wenn die zuständige Person krank wird oder kündigt.
Gleichzeitig ist „so früh wie möglich” kein pauschales Rezept. Für ein Zwei-Personen-Unternehmen mit einfachen Gehaltsstrukturen kann eine temporäre Lösung über den Steuerberater funktionieren – solange die Komplexität überschaubar bleibt. Der richtige Zeitpunkt hängt davon ab, was das Auslagern kostet und was es spart – nicht nur in Euro, sondern auch in Risiko und Zeit.
Wer die grundsätzliche Entscheidung zwischen intern, Steuerberater und externem Lohnbüro noch nicht getroffen hat, findet eine strukturierte Entscheidungshilfe im Ratgeber Interne Lohnabrechnung oder Outsourcing.
1 bis 5 Mitarbeiter: Aufwand hoch, Spielraum klein
Kleinstunternehmen unterschätzen häufig den Aufwand für die eigene Lohnabrechnung. Auch bei nur zwei oder drei Mitarbeitern fallen monatlich Sozialversicherungsmeldungen, Lohnsteuerpflichten und – bei Zu- oder Abgängen – ein erheblicher Ersterfassungsaufwand an.
Typische Situation: Der Unternehmer oder eine Büroangestellte erledigt die Abrechnung selbst, meist mit einem günstigen Lohnprogramm und ohne tiefere Fachkenntnisse. Das Ergebnis: Fehlerquote steigt, Aktualisierungen beim Jahreswechsel werden verpasst, und bei Sonderfällen (Elternzeit, Pfändungen, Minijob-Änderungen) fehlt die Routine.
Empfehlung für 1–5 Mitarbeiter: Das Auslagern lohnt sich von Anfang an, wenn die Abrechnungen regelmäßig und korrekt sein müssen – was sie rechtlich immer sind. Ein externer Anbieter mit Festpreis von 13 € pro Mitarbeiter und Monat kostet bei drei Mitarbeitern rund 39 € monatlich. Der Eigenaufwand inklusive Software und Lernkurve übersteigt diesen Betrag regelmäßig. Für Baulohnunternehmen gilt der Festpreis von 18 € pro Mitarbeiter und Monat.
Einen direkten Einstieg bietet die Übersichtsseite Lohnabrechnung auslagern.
6 bis 20 Mitarbeiter: Die kritische Schwelle für interne Lösungen
Ab etwa sechs Mitarbeitern wächst der Aufwand spürbar. Wechsel in der Belegschaft häufen sich, Branchentarifverträge können relevant werden, und die Fehlerfolgekosten steigen – ein falscher Sozialversicherungsbeitrag kann bei einer Betriebsprüfung Nachzahlungen für alle Mitarbeiter nach sich ziehen.
Typische Situation: Eine Buchhaltungskraft mit Mischrollen übernimmt zusätzlich die Lohnabrechnung. Das bedeutet: Kapazitätsprobleme beim Monatsabschluss, fehlendes Spezialistenwissen bei Sonderfällen und ein hohes Vertretungsrisiko.
Empfehlung für 6–20 Mitarbeiter: Das Auslagern ist in diesem Bereich für die meisten Betriebe wirtschaftlich und organisatorisch die sinnvollere Wahl. Die Vollkosten einer internen Teilzeitkraft für Lohnabrechnung (anteiliges Gehalt, Software, Fortbildung) übersteigen den externen Festpreis in der Regel deutlich. Dazu kommt die Entlastung der Geschäftsführung von Kontroll- und Korrekturaufgaben.
Wie sich externe Anbieter im Preis unterscheiden und was LOHN24 im Festpreis einschließt, zeigt der Ratgeber Lohnabrechnung Kosten und Anbieter im Vergleich.
21 bis 50 Mitarbeiter: Spezialisierung oder verlässliche Prozesse
Mit wachsender Belegschaft wird die Frage konkreter: Lohnt es sich, eine dedizierte Lohnbuchhaltungsstelle intern aufzubauen, oder ist ein spezialisierter Dienstleister dauerhaft die bessere Lösung?
Typische Situation: Eine interne Lohnbuchhalterin oder ein Lohnbuchhalter betreut die Abrechnungen als Hauptaufgabe. Das funktioniert gut – solange diese Person verfügbar, aktuell fortgebildet und sicher in der Handhabung des Lohnprogramms ist. Kündigung, Elternzeit oder langfristige Krankheit können den gesamten Abrechnungsprozess ins Stocken bringen.
Empfehlung für 21–50 Mitarbeiter: Outsourcing ist in diesem Bereich besonders dann sinnvoll, wenn Ihre Branche besondere Lohnstrukturen hat – etwa Baulohn, Schichtzulagen oder Branchentarifverträge. Ein externer Spezialist hat die notwendige Routine, aktualisierte Systemkenntnis und baut kein Ausfallrisiko auf. Intern kann sich eine eigenständige Stelle ab ca. 40+ Mitarbeitern mit homogenem Lohnbild zu rechnen beginnen – wenn und nur wenn Prozesse stabil dokumentiert und Vertretungsregelungen klar sind.
Wer zwischen Steuerberater und einem spezialisierten Lohnbüro abwägt, findet Orientierung im Ratgeber Steuerberater oder Lohnbüro.
51 bis 100 Mitarbeiter: Vollservice oder spezialisierte Inhouse-Stelle
Ab 50 Mitarbeitern hat eine interne Lohnbuchhaltungsstelle rechnerisch genug Abrechnungen, um eine Vollzeitstelle zu rechtfertigen – vorausgesetzt, die Lohnstrukturen sind nicht zu komplex und die Stelle ist dauerhaft besetzt.
Typische Situation: Eine dedizierte Lohnbuchhalterin betreut 60–90 Abrechnungen pro Monat. Die Kosten sind kalkulierbar, das Wissen sitzt im Unternehmen. Herausforderungen entstehen bei gesetzlichen Änderungen, Systemupdates, komplexen Tarifwechseln oder wenn die Stelle neubesetzt werden muss.
Empfehlung für 51–100 Mitarbeiter: Interne und externe Lösungen sind in diesem Bereich etwa gleichwertig – die Entscheidung hängt von der Branchenkomplexität, der Unternehmenskultur und der Qualität der verfügbaren Fachkräfte ab. Ein Payroll Management Center wie LOHN24 bietet auch in dieser Größenklasse Vorteile: kein Ausfallrisiko, keine Fortbildungskosten, und Preissicherheit durch den Festpreis. Der Wechsel zu einem externen Anbieter empfiehlt sich insbesondere bei bevorstehenden Systemwechseln oder nach dem Ausscheiden einer Fachkraft.
Ab 100 Mitarbeiter: Strategische Entscheidung zwischen Inhouse und Vollservice
Ab 100 Mitarbeitern wird Lohnabrechnung zu einem eigenständigen Funktionsbereich. Eine interne Stelle mit zwei bis drei Lohnbuchhaltenden ist in dieser Größenordnung keine Seltenheit – und wirtschaftlich oft gut begründbar.
Typische Situation: Mehrere Lohnbuchhaltende teilen sich die Abrechnungen nach Abteilung oder Standort. Das interne Wissen ist tief, die Prozesse sind etabliert. Herausforderungen entstehen bei Tarifvertragsänderungen, Betriebsprüfungen, Systemmigrationen und beim Aufbau eines Vertretungssystems.
Empfehlung ab 100 Mitarbeitern: Für Unternehmen mit standardisierten Lohnstrukturen ist eine interne Lösung grundsätzlich tragfähig. Das Auslagern bleibt jedoch attraktiv, wenn Branchenbesonderheiten (z. B. TVöD, Baulohn) hohen Spezialisierungsaufwand erfordern oder wenn das Unternehmen stark wächst und Skalierbarkeit wichtiger ist als interne Kontrolle. Ein Outsourcing-Gespräch mit konkreten Zahlen hilft, die Entscheidung auf einer soliden Grundlage zu treffen.
Entscheidungsmatrix: Auslagern oder intern behalten?
Die folgende Matrix fasst die wichtigsten Kriterien zusammen. Je mehr Punkte auf Ihr Unternehmen zutreffen, desto stärker spricht die Lage für das Auslagern der Lohnabrechnung.
Outsourcing spricht dafür, wenn …
- Die Lohnabrechnung liegt bei einer Person, die gleichzeitig andere Aufgaben erledigt.
- Ihr Unternehmen wächst und die Zahl der Abrechnungen steigt monatlich.
- Ihre Branche hat besondere Anforderungen: Baulohn, Gastronomie, Pflege, Zeitarbeit.
- Eine Vertretungsregelung bei Urlaub oder Krankheit fehlt oder ist unsicher.
- Die letzte Fortbildung zur aktuellen Lohnsteuer- oder Sozialversicherungsrechtslage liegt länger zurück.
- Fehler in der Vergangenheit haben zu Korrekturen, Rückmeldungen von Krankenkassen oder Rückfragen beim Finanzamt geführt.
- Sie kennen Ihre tatsächlichen Vollkosten pro Abrechnung nicht oder schätzen sie unter 15 € pro Mitarbeiter.
- Sie möchten Planungssicherheit durch einen festen Monatsbetrag ohne Zusatzkosten.
Intern behalten spricht dafür, wenn …
- Sie haben eine voll ausgelastete, gut ausgebildete Lohnbuchhaltungsstelle mit klarer Vertretungsregelung.
- Ihre Lohnstrukturen sind einfach und stabil – keine Branchentarifverträge, keine komplexen Zulagen.
- Die interne Fachkraft ist regelmäßig fortgebildet und das System aktuell gepflegt.
- Sie haben 80+ Mitarbeiter mit homogenem Lohnbild und die Stelle ist dauerhaft besetzt.
Für eine detaillierte Checkliste vor dem Wechsel empfehlen wir die Lohnabrechnung auslagern – Checkliste.