Kurz gefasst
Ein unterjähriger Wechsel des Lohnabrechnungsanbieters ist rechtlich möglich und in der Praxis häufig. Entscheidend ist die vollständige Übergabe aller aufgelaufenen Jahreswerte, offener Bescheinigungen und laufender Meldeverfahren. Mit der richtigen Vorbereitung und einem klaren Übergabeprotokoll gelingt der Wechsel ohne Folgeprobleme bei Jahresabschluss oder Betriebsprüfung.
Ist ein unterjähriger Wechsel möglich?
Ja – ein Wechsel des Lohnabrechnungsdienstleisters ist zu jedem Zeitpunkt im Jahr zulässig. Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, die einen Wechsel auf den 1. Januar beschränkt. Entscheidend sind allein der bestehende Vertrag mit dem bisherigen Anbieter und eine sorgfältige Datenübergabe.
Praktisch bedeutet das: Sobald der bisherige Anbieter die letzte Abrechnung eines Monats abgeschlossen und alle Daten exportiert hat, kann der neue Anbieter nahtlos übernehmen. In der Regel wird als Wechselzeitpunkt der Monatswechsel gewählt, weil er den saubersten Schnitt ermöglicht.
Wer die Lohnabrechnung auslagern oder den Anbieter wechseln möchte, findet im Ratgeber Lohnabrechnung: Anbieter wechseln eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Welche Risiken bestehen beim unterjährigen Wechsel?
Die häufigsten Probleme entstehen nicht durch den Wechsel selbst, sondern durch eine unvollständige Übergabe der Abrechnungsdaten. Konkret drohen:
Fehlerhafte Jahreswerte: Steuerpflichtige Bezüge, Sozialversicherungsbeiträge und Freibeträge werden jahresbezogen berechnet. Fehlen aufgelaufene Werte aus den Vormonaten, rechnet der neue Anbieter ab dem Wechselmonat mit falschen Grundlagen weiter.
Lücken bei Meldeverfahren: Sozialversicherungsmeldungen (z. B. Jahresmeldungen, Unterbrechungsmeldungen) sowie ELSTER-Anmeldungen laufen über das Kalenderjahr. Offene oder laufende Verfahren müssen klar zugeordnet sein – sonst entstehen Doppelmeldungen oder Lücken.
Fehlende Bescheinigungen: Bescheinigungen wie die Lohnsteuerbescheinigung oder Verdienstbescheinigungen für Sozialleistungsträger werden oft erst am Jahresende oder auf Anfrage erstellt. Ist der Datenzugang zum bisherigen Anbieter nicht mehr gegeben, können sie nicht mehr nachgefordert werden.
Mit einem strukturierten Übergabeprozess lassen sich diese Risiken vollständig vermeiden. Das Payroll Management Center von LOHN24 begleitet den Datentransfer und prüft die Vollständigkeit der Übergabe.
Was muss beim Wechsel übergeben werden?
Der bisherige Anbieter ist verpflichtet, alle zur weiteren Abrechnung erforderlichen Daten in einem gängigen Format bereitzustellen. Dazu gehören im Wesentlichen:
Lohnkonten mit aufgelaufenen Jahreswerten: Für jeden Mitarbeitenden müssen die kumulierten Brutto- und Nettobezüge, Steuer- und Sozialversicherungsbeträge sowie alle Lohnarten seit Jahresbeginn übergeben werden.
Stammdaten der Beschäftigten: Steuerklasse, Kirchensteuermerkmal, Kinderfreibeträge, Sozialversicherungsnummer, Krankenkassenzugehörigkeit und besondere Merkmale (z. B. Mehrfachbeschäftigung, Elternzeit, Kurzarbeit).
Laufende Verfahren: Offene Erstattungsanträge, schwebende ELSTER-Vorgänge oder Meldeverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung müssen dokumentiert übergeben werden.
Archivdokumente: Alte Abrechnungen, Bescheinigungen und Korrespondenz mit Sozialversicherungsträgern für den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum.
Eine ausführliche Übersicht aller erforderlichen Unterlagen bietet die Checkliste Lohnabrechnung auslagern.
Lohnkonten und Meldungen: Was beim Wechsel zu beachten ist
Das Lohnkonto ist das Herzstück jeder Abrechnung. Es dokumentiert für jeden Mitarbeitenden alle steuerlich und sozialversicherungsrechtlich relevanten Werte eines Kalenderjahres. Beim Wechsel des Abrechnungsdienstleisters muss das Lohnkonto lückenlos übergeben werden – nicht nur der Stand zum Wechselzeitpunkt, sondern sämtliche Einzelbuchungen seit dem 1. Januar.
Besondere Aufmerksamkeit erfordern:
Einmalbezüge und Sonderzahlungen: Weihnachts- oder Urlaubsgeld, Prämien oder geldwerte Vorteile (z. B. Dienstwagen) werden nach der Jahreslohnmethode besteuert. Fehlen die Vorbezüge, wird die Steuer ab dem Wechselmonat falsch berechnet.
Sozialversicherungsmeldungen: Die Meldepflichten gegenüber den Krankenkassen (u. a. Jahresmeldungen, An- und Abmeldungen) sind jahresbezogen. Der neue Anbieter muss wissen, welche Meldungen bereits abgegeben wurden.
ELSTER-Anmeldungen: Steuerliche Voranmeldungen sind monatlich oder quartalsweise fällig. Beim Wechsel muss klar sein, welcher Anbieter für welchen Zeitraum zuständig ist.
Für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen oder komplexeren Vergütungsstrukturen empfiehlt sich ein Übergabegespräch zwischen bisherigem und neuem Anbieter – oder die Einschaltung eines spezialisierten Lohnabrechnung-Outsourcing-Partners.
Checkliste: Unterjähriger Wechsel der Lohnabrechnung
Die folgende Checkliste fasst alle wesentlichen Schritte zusammen, die vor und nach dem Wechselzeitpunkt erledigt sein müssen.
Vor dem Wechsel
- Vertragslaufzeit und Kündigungsfristen beim bisherigen Anbieter prüfen
- Wechselzeitpunkt festlegen (idealerweise Monatsende)
- Neuen Anbieter beauftragen und Onboarding starten
- Vollständige Datenexport-Liste mit dem bisherigen Anbieter abstimmen
- Lohnkonten aller Mitarbeitenden mit aufgelaufenen Jahreswerten anfordern
- Stammdaten und Beschäftigtenmerkmale exportieren lassen
- Offene Meldeverfahren und schwebende ELSTER-Vorgänge dokumentieren
- Ausstehende Bescheinigungen (z. B. für Elterngeldbehörden) noch beim bisherigen Anbieter anfordern
- Archivdaten (mind. 10 Jahre) sichern oder Zugriffsrecht vereinbaren
- Bankverbindungen und Auszahlungszeitpunkte mit neuem Anbieter klären
Nach dem Wechsel
- Eröffnungsabrechnung des neuen Anbieters auf Vollständigkeit prüfen
- Vergleich der kumulierten Jahreswerte mit letzter Abrechnung des Altanbieters
- Erste Meldungen des neuen Anbieters kontrollieren (keine Doppelmeldungen)
- Zugangsdaten zum Mitarbeiterportal einrichten
- Steuerberater über den Wechsel informieren (sofern relevant für Jahresabschluss)
- Kontakt zum neuen Anbieter für erste Rückfragen etablieren
Einen vollständigeren Überblick über alle Vorbereitungsschritte bietet die Checkliste zum Lohnabrechnung auslagern.
Wann ist besondere Vorbereitung nötig?
Nicht jeder Wechsel ist gleich aufwändig. Folgende Konstellationen erfordern mehr Vorlaufzeit und eine engere Abstimmung zwischen den Beteiligten:
Wechsel nach einem Einmalbezug: Wenn kurz vor dem Wechsel eine Sonderzahlung wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld ausgezahlt wurde, müssen die steuerlichen Auswirkungen vollständig im Lohnkonto dokumentiert sein.
Mitarbeitende in Kurzarbeit oder Elternzeit: Laufende Erstattungsverfahren bei der Bundesagentur für Arbeit oder Bescheinigungen für den Elterngeldantrag müssen nahtlos weitergeführt werden.
Bauhaupt- und Nebengewerbe: Betriebe im Baugewerbe haben zusätzliche Meldepflichten gegenüber der SOKA-BAU (Urlaubs- und Sozialkasse). Diese sind bei der Übergabe gesondert zu dokumentieren. Die Baulohn-Abrechnung erfordert spezifisches Fachwissen; LOHN24 bietet hier ab 18 € pro Abrechnung eine spezialisierte Lösung.
Jahreswechsel naht: Wechsel in den Monaten Oktober bis Dezember sind besonders zeitkritisch, da Jahresmeldungen, Lohnsteuerbescheinigungen und der Jahresabschluss unmittelbar bevorstehen. Der neue Anbieter muss diese Aufgaben für das laufende Jahr vollständig übernehmen können.
Betriebsprüfung läuft oder ist angekündigt: In diesem Fall sollte der Wechsel erst nach Abschluss der Prüfung oder mit expliziter Abstimmung mit dem Prüfer erfolgen.
Für einen Überblick über Kosten und Leistungsunterschiede der Anbieter lohnt sich der Vergleich im Ratgeber Lohnabrechnung: Kosten und Anbieter im Überblick. LOHN24 berechnet 13 € pro Abrechnung (Baulohn 18 €) als Festpreis – ohne versteckte Gebühren.
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