Kurz gefasst
Die Entscheidung zwischen interner Lohnabrechnung und Outsourcing ist keine Frage des Preisschilds allein. Wer nur den monatlichen Dienstleisterpreis mit dem Gehalt einer Lohnkraft vergleicht, übersieht Vollkosten, Ausfallszenarien und Haftungsrisiken. Ein vollständiger Vergleich zeigt: Für die meisten Unternehmen ab 5–10 Mitarbeitern ist Outsourcing günstiger und planbarer – und das Risiko liegt beim Dienstleister, nicht im eigenen Haus.
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Auf Basis Ihrer Eingaben spricht das Ergebnis für das Auslagern – zusätzlich entfällt das Ausfallrisiko und Sie gewinnen interne Zeit.
Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben – keine verbindliche Preisauskunft. Konkrete Preise hängen von Mitarbeiterzahl, Branche, Komplexität und Zusatzleistungen ab. Für ein konkretes Angebot bitte Kontakt aufnehmen.
Personalkosten intern: Was die Lohnabrechnung im Haus wirklich kostet
Der häufigste Rechenfehler beim Vergleich: Es wird nur das Bruttogehalt der zuständigen Fachkraft angesetzt. Die tatsächlichen Vollkosten liegen regelmäßig 40–50 % darüber.
Vollkostenrechnung einer internen Stelle
- Arbeitgeberbrutto: Zu jedem Bruttogehalt kommen Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (ca. 20–21 %), Berufsgenossenschaftsbeiträge und ggf. betriebliche Altersvorsorge.
- Lohnfortzahlung im Krankheitsfall: Die ersten sechs Wochen trägt der Arbeitgeber vollständig. Bei durchschnittlich 10–15 Krankheitstagen pro Jahr entstehen Kosten ohne Gegenleistung.
- Urlaubsvergütung: 20–30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr bedeuten bis zu 12 % des Jahresgehalts ohne produktive Arbeitszeit für Lohnabrechnungen.
- Einarbeitung und Einstellungskosten: Wechselt die Fachkraft, entstehen Recruitingkosten von 3.000–8.000 € sowie mehrmonatige Einarbeitungszeit.
- Arbeitsplatz und IT: Büroflächenanteil, Hardware, Softwarelizenz und Netzwerkzugang summieren sich auf 200–500 € monatlich.
Ein Unternehmen mit 15 Mitarbeitern, das eine Halbtagskraft mit 1.800 € Bruttogehalt ausschließlich für Lohnabrechnung einsetzt, zahlt effektiv 25–35 € je Abrechnung pro Monat – bevor eine einzige Fortbildung oder ein Softwareupdate eingerechnet ist.
Einen detaillierteren Kostenüberblick bietet der Ratgeber Lohnabrechnung auslagern – ab wann lohnt es sich?. Wer konkrete Zahlen für seinen Betrieb ermitteln möchte, kann den Outsourcing-Rechner auf dieser Seite nutzen.
Ausfallrisiko: Was passiert, wenn die Lohnfachkraft fehlt?
Die Lohnabrechnung ist termingebunden. Löhne müssen pünktlich auf dem Konto sein, Meldungen haben gesetzliche Fristen. Ein Ausfall der zuständigen Person – gleich aus welchem Grund – erzeugt unmittelbaren Handlungsbedarf.
Typische Ausfallszenarien
- Kurzfristige Erkrankung: Wer springt ein? Bei Einzelzuständigkeit gibt es oft niemanden im Betrieb, der die Software bedient und die aktuellen Fälle kennt. Ein Steuerberater kann kurzfristig einspringen – zum Stundenhonorar.
- Längerer Krankheitsfall: Bei mehr als sechs Wochen Ausfall greift die Krankenkasse mit Krankengeld, aber das Gehalt der Vertretungskraft zahlt trotzdem der Arbeitgeber.
- Urlaub: Lohnabrechnung kann nicht auf den nächsten Monat verschoben werden. Entweder werden Überstunden angesammelt, oder eine Kollegin wird kurzfristig eingewiesen.
- Kündigung oder Elternzeit: Findet sich kein Nachfolger in einem Monat, entsteht eine Lücke im laufenden Betrieb.
Wie Outsourcing das Ausfallrisiko eliminiert
Ein externer Dienstleister beschäftigt mehrere Fachkräfte und verfügt über interne Vertretungsregelungen. Für Sie als Auftraggeber ist das Ergebnis – pünktliche, korrekte Abrechnung – vertraglich garantiert. Der Ausfall einzelner Personen beim Dienstleister ist Ihr Problem nicht.
Die wirtschaftlichen Argumente für diesen Schritt fasst der Ratgeber Lohnabrechnung auslagern – ab wann lohnt es sich? kompakt zusammen.
Software, Fortbildung und Haftung: Die unterschätzten Kostentreiber
Neben Personalkosten gibt es drei weitere Kostenblöcke, die beim internen Betrieb oft unterschätzt werden.
Lohnsoftware
Professionelle Lohnprogramme kosten 500–3.000 € pro Jahr – plus Wartungsverträge, Updatepflichten bei Gesetzesänderungen und gelegentlich kostenpflichtige Schulungen für neue Funktionen. Hinzu kommen Schnittstellengebühren, etwa für die ELSTER-Anbindung oder den Datenaustausch mit Krankenkassen.
Fortbildung
Das Lohnsteuerrecht und das Sozialversicherungsrecht ändern sich jährlich. Steuerfreie Zuwendungen, Mindestlohnanpassungen, Kurzarbeitsregelungen, neue Beitragsbemessungsgrenzen – eine interne Fachkraft muss permanent auf dem Stand bleiben. Seminare und Fachabonnements schlagen mit 800–1.500 € pro Person und Jahr zu Buche.
Haftung
Fehler in der Lohnabrechnung können teuer werden: falsch berechnete Sozialversicherungsbeiträge, versäumte Meldungen oder fehlerhafte Jahreslohnsteuerbescheinigungen führen zu Nachzahlungen, Zinsen und Bußgeldern. Die Haftung liegt intern beim Unternehmen – und damit beim Inhaber.
Bei einem externen Dienstleister liegt die Haftung für korrekte Erstellung und fristgerechte Meldung vertraglich beim Auftragnehmer. Was das konkret bedeutet, erklärt die Vergleichsseite Outsourcing vs. Steuerberater vs. Inhouse.
Einen vollständigen Überblick über versteckte Kosten der Lohnabrechnung bietet der gleichnamige Ratgeber.
Datenschutz: DSGVO-Pflichten bei interner und externer Lohnabrechnung
Lohndaten gehören zu den sensibelsten personenbezogenen Daten überhaupt: Bankverbindungen, Krankheitstage, Pfändungen, Gehaltshöhe. Die DSGVO stellt an deren Verarbeitung besondere Anforderungen.
Interne Lohnabrechnung und DSGVO
Bei interner Verarbeitung trägt das Unternehmen die volle Verantwortung als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Das bedeutet:
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs): Zugriffsbeschränkung, Verschlüsselung, Protokollierung müssen dokumentiert und umgesetzt sein.
- Aufbewahrungsfristen: Lohndaten sind 6–10 Jahre aufzubewahren und sicher zu löschen.
- Schulungspflicht: Mitarbeitende, die Lohndaten verarbeiten, müssen regelmäßig zur Datenschutzkonformität geschult werden.
- Meldepflichten bei Datenpannen: Im Ernstfall muss das Unternehmen binnen 72 Stunden an die Datenschutzbehörde melden.
Outsourcing und Auftragsverarbeitung
Wird ein externer Dienstleister eingesetzt, ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Seriöse Dienstleister stellen diesen Vertrag standardmäßig bereit und belegen ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen auf Anfrage.
Der Vorteil: Ein spezialisierter Dienstleister betreibt Datenschutz als Kernkompetenz. Verschlüsselung, Zugriffsprotokollierung und Serverstandort in Deutschland sind in der Regel bereits eingebaut – und zertifiziert.
Was bei der DSGVO-konformen Auslagerung zu beachten ist, erklärt der Ratgeber Lohnabrechnung DSGVO ausführlich.
Skalierung: Wie gut passt das Modell zu Ihrem Wachstum?
Ein Unternehmen verändert sich: Mitarbeiterzahl steigt, neue Standorte kommen hinzu, Kurzarbeit wird eingeführt, Branchentarifverträge greifen. Beide Modelle reagieren sehr unterschiedlich auf Veränderungen.
Interne Skalierung
- Wachstum nach oben: Steigt die Mitarbeiterzahl signifikant (z. B. von 15 auf 40), ist die bisherige Halbtagskraft überfordert. Eine neue Stelle muss geschaffen, ausgeschrieben und eingearbeitet werden – Vorlaufzeit: 3–6 Monate.
- Schrumpfung: Bei Personalabbau entstehen Überkapazitäten; die interne Lohnkraft kann nicht einfach anteilig reduziert werden.
- Neue Entgeltarten: Baulohn, TVöD oder Tarifverträge im Einzelhandel erfordern Zusatzqualifikation oder neue Software-Module.
Outsourcing und Skalierung
Ein externer Dienstleister passt sein Leistungsvolumen monatlich an. Nimmt ein neuer Mitarbeiter die Arbeit auf, wird er einpflegt – keine neue Stelle, kein Onboarding. Scheidet jemand aus, entfällt die Abrechnung, und der Preis sinkt entsprechend.
Für Unternehmen mit saisonalen Schwankungen – etwa in Bau, Gastronomie oder Veranstaltung – ist diese Flexibilität ein erheblicher Vorteil.
Einen Überblick über Anbieter und Preise nach Betriebsgröße bietet der Ratgeber Lohnabrechnung Kosten und Anbieter.
Vor- und Nachteile beider Modelle im Überblick
Interne Lohnabrechnung
Vorteile:
- Direkter Zugriff auf alle Daten im Haus
- Kurze Reaktionswege bei Einzelfragen von Mitarbeitenden
- Kein Datentransfer an Dritte nötig (erleichtert intern empfundene Kontrolle)
- Mögliche Synergien mit HR-Aufgaben (Personalakte, Zeiterfassung)
Nachteile:
- Hohe Vollkosten durch Personalkosten, Software und Fortbildung
- Abhängigkeit von einzelner Fachkraft – Ausfallrisiko hoch
- Haftung für Fehler liegt vollständig beim Unternehmen
- Skalierung nach oben und unten aufwändig
- Aktualisierungspflicht bei Gesetzesänderungen liegt intern
Lohnabrechnung outsourcen
Vorteile:
- Planbare Fixkosten pro Mitarbeiter und Monat
- Kein Ausfallrisiko durch Krankheit, Urlaub oder Kündigung
- Haftung für korrekte Erstellung liegt beim Dienstleister
- Sofortige Skalierung ohne Personalentscheidungen
- Spezialisiertes Fachwissen (Branchentarifverträge, Baulohn, aktuelle Gesetzesänderungen)
- DSGVO-konforme Verarbeitung mit dokumentierten TOMs
Nachteile:
- Kein unmittelbarer interner Ansprechpartner für spontane Mitarbeiterfragen
- Abhängigkeit vom Dienstleister (Qualität, Kommunikation, Stabilität)
- Einmalige Umstellungskosten und Einarbeitungsaufwand beim Wechsel
- Datenweitergabe an Dritte erfordert AVV und Sorgfalt bei der Anbieterwahl
Einen direkten Vergleich mit dem Steuerberater als dritter Option finden Sie auf Outsourcing vs. Steuerberater vs. Inhouse.
Entscheidungshilfe: Wann lohnt sich welches Modell?
Die folgenden Szenarien helfen dabei, das passende Modell einzuschätzen. Sie ersetzen keine individuelle Berechnung – aber sie zeigen, welche Faktoren typischerweise den Ausschlag geben.
- 1–4 Mitarbeitende, einfache Lohnstruktur: Intern durch Inhaber/Buchhaltung oft machbar, wenn Zeitaufwand bekannt ist und Ausfallabdeckung besteht. Steuerberater als Alternative sinnvoll.
- 5–15 Mitarbeitende, Standardlohn: Outsourcing ab ca. 13 €/MA/Monat bei LOHN24 günstiger als anteilige interne Personalkosten; kein Ausfallrisiko. Empfehlung: Outsourcing.
- 15–50 Mitarbeitende, gemischte Entgeltarten: Interner Aufwand steigt überproportional. Vollkosten der internen Stelle übertreffen fast immer den Outsourcing-Preis. Empfehlung: Outsourcing.
- Baulohn oder Branchentarifvertrag (z. B. TVöD): Spezialkenntnisse erforderlich; intern nur mit dedizierter Fachkraft und teurer Software realisierbar. Baulohn bei LOHN24: 18 €/MA/Monat (Festpreis). Empfehlung: Outsourcing an Spezialisten.
- Wachstumsphase oder saisonale Schwankungen: Outsourcing skaliert flexibel ohne Personalentscheidungen. Empfehlung: Outsourcing.
- Unternehmen mit eigener HR-Abteilung ab 80+ Mitarbeitenden: Interne Stelle wirtschaftlich darstellbar, sofern Spezialisierung und Vertretung gewährleistet sind. Beide Modelle möglich.
- Aktuelle interne Fachkraft in Elternzeit oder kurz vor Rente: Übergangsoutsourcing schützt vor Lücken; Rückumstellung jederzeit möglich.
Wie viel Outsourcing in Ihrem Fall konkret kostet, berechnen Sie direkt über den Outsourcing-Rechner auf dieser Seite. Aktuelle Festpreise finden Sie auch unter Preise und auf der Seite Kunde werden.
Den Einstieg in die Auslagerung beschreibt die Übersichtsseite Lohnabrechnung auslagern Schritt für Schritt.