Kurz gefasst
Die Auslagerung der Lohnabrechnung ist kein Hexenwerk – vorausgesetzt, Sie wählen den richtigen Anbieter und bereiten die Übergabe sorgfältig vor. Diese Checkliste fasst die entscheidenden Prüfpunkte zusammen, damit die Umstellung reibungslos läuft und keine bösen Überraschungen entstehen.
Weitere Hintergründe finden Sie in unserem Ratgeber Lohnabrechnung auslagern: Ab wann lohnt es sich? sowie in der Übersicht zu Kosten & Preisen externer Anbieter.
1. Anbieterfragen: Was muss ein Dienstleister mitbringen?
Nicht jeder Anbieter passt zu jedem Betrieb. Prüfen Sie vor der Entscheidung diese Punkte:
- Ist der Anbieter ITSG-zertifiziert für die Übermittlung an Sozialversicherungsträger?
- Gibt es eine persönliche Ansprechperson – keine anonyme Tickethotline?
- Kann der Anbieter Branchenbesonderheiten abdecken (z. B. Baugewerbe, Mindestlohn-Branchen, TVöD-Beschäftigte)?
- Wie lange ist das Unternehmen am Markt, und wie viele Arbeitgeber betreut es aktiv?
- Gibt es Referenzen oder nachprüfbare Kundenstimmen?
- Welche Lohnsoftware wird eingesetzt – und ist ein Datentransfer in Ihr bestehendes Buchhaltungssystem möglich?
- Bietet der Anbieter ein Mitarbeiterportal für digitale Gehaltszettel?
Einen Vergleich möglicher Kriterien finden Sie im Ratgeber Lohnabrechnung: Anbieter wechseln.
2. Datenschutzfragen: DSGVO-konforme Übergabe sicherstellen
Mit der Übergabe von Lohndaten an einen externen Dienstleister werden Sie Auftraggeber einer Auftragsverarbeitung im Sinne der DSGVO. Diese Fragen müssen geklärt sein, bevor die erste Abrechnung läuft:
- Liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO vor?
- Werden die Daten ausschließlich auf Servern in der EU (idealerweise Deutschland) gespeichert?
- Wie erfolgt die Übertragung der Lohndaten – verschlüsselt und über ein abgesichertes Portal?
- Wer hat beim Dienstleister Zugriff auf die Daten, und ist das dokumentiert?
- Wie wird im Kündigungsfall mit den gespeicherten Daten umgegangen – vollständige Rückgabe und Löschung?
- Ist der Dienstleister bereit, Ihre Beschäftigten gemäß Art. 13/14 DSGVO zu informieren?
Mehr zur rechtlichen Seite erklärt unser Ratgeber Lohnabrechnung & DSGVO.
3. Preisfragen: Kosten verstehen und vergleichen
Preis ist nicht gleich Preis. Achten Sie auf diese Punkte, bevor Sie ein Angebot unterschreiben:
- Ist der Preis ein Festpreis pro Abrechnung oder gibt es variable Zuschläge (Einmalzahlungen, Jahresabschlüsse, Meldungen)?
- Welche Leistungen sind im Grundpreis enthalten – und wofür wird extra berechnet?
- Gibt es einen Mindestabnahme oder eine Pauschalgebühr für sehr kleine Betriebe?
- Wie entwickelt sich der Preis, wenn die Mitarbeiterzahl wächst oder sinkt?
- Sind Sonderabrechnungen (Einstellungen, Austritte, Einmalzahlungen) im Preis enthalten?
Als Orientierung: LOHN24 berechnet 13 € pro Abrechnung (Baulohn 18 €) – transparent und ohne versteckte Posten. Eine ausführliche Kostenübersicht gibt es im Ratgeber Was kostet ein externer Lohnabrechnungsanbieter?.
4. Übergabefragen: Den Wechsel vorbereiten
Ein holpriger Start kostet Zeit und Nerven. Mit dieser Checkliste bereiten Sie die Übergabe strukturiert vor:
- Sind alle Stammdaten der Beschäftigten vollständig und aktuell (Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung)?
- Liegen die aufgelaufenen Jahreswerte (Vorjahres-Januarwert für Sozialversicherung) bereit?
- Ist der Übergabezeitpunkt klar – Jahresbeginn vereinfacht die Migration, ein unterjähriger Wechsel ist aber ebenfalls möglich?
- Wer im Unternehmen ist Ansprechperson für den Dienstleister und verfügt über Vollmacht?
- Wurden laufende Darlehen, Pfändungen oder Faktoreinträge übergeben?
- Ist ein Testlauf (Probeabrechnung) vor dem Go-live vereinbart?
Details zum reibungslosen Anbieterwechsel erklärt Lohnabrechnung: Anbieter wechseln.
5. Zuständigkeiten: Wer macht was?
Auch nach der Auslagerung bleiben bestimmte Aufgaben beim Arbeitgeber. Klären Sie diese Punkte vor Vertragsstart:
- Wer meldet Neueinstellungen und Austritte – und bis wann muss die Meldung beim Dienstleister eingehen?
- Wer übermittelt monatlich variable Lohnbestandteile (Überstunden, Zuschläge, Prämien)?
- Wer ist verantwortlich für die Pflege der Arbeitszeitnachweise und deren Übermittlung?
- Wer beantwortet Rückfragen von Beschäftigten zu ihrer Abrechnung – Sie oder der Dienstleister?
- Wer gibt Bescheinigungen an Behörden frei (z. B. Arbeitgeber-Bescheinigung für Elterngeld)?
- Wie läuft die Kommunikation mit dem Steuerberater, falls dieser den Jahresabschluss erstellt?
Eine klare Rollenverteilung verhindert doppelte Arbeit und verhindert, dass Fristen fallen gelassen werden.
6. Fristen: Was wann erledigt sein muss
Ein externer Dienstleister übernimmt die Fristüberwachung – aber nur, wenn er rechtzeitig alle Daten erhält. Halten Sie diese Deadlines im Blick:
- Monatlich bis zum vereinbarten Stichtag (oft 15. bis 20. des Monats): alle variablen Daten an den Dienstleister liefern.
- Lohnsteueranmeldung: bis zum 10. des Folgemonats beim Finanzamt (vierteljährlich bei kleinen Beträgen).
- Sozialversicherungsbeiträge: Fälligkeit am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats.
- Jahresmeldungen (SV): bis 15. Februar des Folgejahres.
- Lohnsteuerbescheinigung: bis Ende Februar des Folgejahres elektronisch an das Finanzamt.
- A1-Bescheinigungen bei Auslandsentsendung: vor Beginn der Entsendung beantragen.
Der Dienstleister erledigt die Übermittlung – Ihre Aufgabe ist es, die Ausgangsdaten pünktlich bereitzustellen.
7. Monatlicher Ablauf: So sieht der Regelbetrieb aus
Sobald die Auslagerung läuft, folgt die Zusammenarbeit einem festen Rhythmus. Ein typischer Monatsablauf sieht so aus:
- Bis zum vereinbarten Datenstichtag: Arbeitgeber übermittelt Änderungen (neue Beschäftigte, Austritte, Stunden, Zulagen) an den Dienstleister.
- Erstellung der Abrechnungen: Der Dienstleister berechnet alle Löhne und Gehälter, inklusive Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen.
- Freigabe-Loop: Arbeitgeber prüft die Probeliste auf Auffälligkeiten und gibt sie frei.
- Buchungsbelege: Der Dienstleister liefert Buchungslisten für die Finanzbuchhaltung.
- Zahlungsläufe: Arbeitgeber überweist Nettolöhne, Steuer und SV-Beiträge (oder erteilt dem Dienstleister Vollmacht für die Überweisung).
- Digitale Gehaltszettel: Beschäftigte erhalten ihre Abrechnung über das Mitarbeiterportal.
- Pflichtmeldungen: Der Dienstleister übermittelt SV-Meldungen, Beitragsabrechnungen und DEÜV-Meldungen fristgerecht.
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