Lohnabrechnung beim Steuerberater: Was kostet sie wirklich?

Die StBVV: Grundlage der Steuerberatervergütung

Die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) regelt, wie Steuerberater ihre Leistungen abrechnen dürfen. Sie legt Mindest- und Höchstsätze sowie Gegenstandswerte fest – bildet damit den rechtlichen Rahmen, innerhalb dessen Kanzleien frei verhandeln können.

Wie die Vergütung berechnet wird

• Gegenstandswert: Grundlage für viele Gebühren ist der Gegenstandswert, also das Bruttoarbeitsentgelt des Arbeitnehmers. Je höher das Gehalt, desto höher die mögliche Gebühr.
• Gebührenrahmen: Die StBVV sieht für die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung einen Gebührenrahmen von 1/10 bis 12/10 einer vollen Gebühr vor. Die volle Gebühr nach Gegenstandswert liegt bei einem Bruttogehalt von 3.000 € beispielsweise bei ca. 8–10 €.
• Freiheit bei der Satzwahl: Kanzleien dürfen innerhalb des Rahmens frei wählen – in der Praxis rechnen viele mit dem Mittelsatz (5–6/10), was bei einem Durchschnittsgehalt zu 10–18 € pro Abrechnung führen kann.
• Zeitgebühr als Alternative: Für Tätigkeiten, die keinen klaren Gegenstandswert haben (z. B. Beratung, Sonderauswertungen), gilt häufig eine Zeitgebühr von 50–80 € pro Stunde (Mittelwert nach StBVV: 60 €/Std.).

Die StBVV-Sätze sind Orientierungswerte, keine festen Preise. Steuerberater können – und müssen teilweise – nach individuellem Aufwand abrechnen. Wer die Kostenstruktur verschiedener Anbieter vergleichen möchte, findet im Ratgeber Lohnabrechnung Kosten und Anbieter im Vergleich eine strukturierte Übersicht.

Einrichtung und Stammdaten: Was kostet der Start?

Bevor die erste Lohnabrechnung erstellt werden kann, müssen Stammdaten erfasst und das Mandat eingerichtet werden. Dieser Aufwand wird von Kanzleien unterschiedlich berechnet.

Typische Einrichtungskosten

• Erfassung der Mitarbeiterstammdaten: Pro Mitarbeiter fallen je nach Kanzlei 20–60 € Einrichtungsgebühr an. Bei 10 Mitarbeitern entspricht das 200–600 €.
• Übernahme laufender Jahreswerte (unterjähriger Einstieg): Wechseln Sie den Anbieter während des laufenden Jahres, müssen bisherige Abrechnungswerte (z. B. SV-Beiträge, Steuerfreibeträge, Sonderzahlungen) korrekt übernommen werden. Dieser Aufwand wird fast immer separat in Rechnung gestellt – häufig nach Zeitgebühr (1–3 Stunden à 60 €).
• DATEV-Setup: Kanzleien, die mit DATEV arbeiten, müssen Mandanten im System anlegen und ggf. Schnittstellen konfigurieren. Dieser Aufwand ist selten im laufenden Monatspreis enthalten. Mehr zur Funktionsweise erklärt das Glossar zur DATEV-Schnittstelle.
• Erstberatung: Ein Einführungsgespräch zu Entgeltarten, Tarifbindung und Sonderregelungen wird von vielen Kanzleien nach Zeitgebühr abgerechnet.

Einrichtung als Einmalkostenfaktor

Die Einrichtungskosten fallen nur einmal an, verteilen sich aber auf die Gesamtlaufzeit des Mandats. Bei kurzer Mandatsdauer erhöhen sie den effektiven Monatspreis spürbar. Wer prüft, ob ein Wechsel sinnvoll ist, sollte diese Startkosten in die Gesamtrechnung einbeziehen.

Monatliche Abrechnung: Was im Grundpreis steckt – und was nicht

Der monatlich kommunizierte Preis pro Abrechnung umfasst in der Regel nur die eigentliche Erstellung der Gehaltsabrechnung. Viele weitere Tätigkeiten, die zum regulären Lohnmonat gehören, werden separat berechnet.

Was typischerweise im Grundpreis enthalten ist

• Berechnung des monatlichen Nettoentgelts (Lohnsteuer, SV-Beiträge).
• Erstellung und Bereitstellung der Gehaltszettel (digital oder postalisch).
• Buchung der Lohnkosten für die Finanzbuchhaltung.

Was häufig extra berechnet wird

• Übermittlung von Beitragsnachweisen und Meldungen: Die elektronische Übermittlung an Krankenkassen, Finanzamt und Rentenversicherung ist bei manchen Kanzleien nicht pauschal abgedeckt.
• SV-Meldungen (DEÜV): Eintrittsmeldungen, Jahresmeldungen und sonstige DEÜV-Meldungen werden oft pro Vorgang berechnet (3–10 € je Meldung).
• Zahlungsverkehr: Wer möchte, dass die Kanzlei die Überweisungen der Gehälter veranlasst, zahlt häufig eine Zusatzgebühr.
• Digitale Übergabe an Mitarbeitende: Das Bereitstellen von Abrechnungen über ein Portal oder per E-Mail kann mit Portallizenzkosten verbunden sein.

Beispielrechnung: 10 Mitarbeiter, einfache Lohnstruktur

• Grundpreis: 10 Abrechnungen × 14 € = 140 €
• SV-Meldungen (2 Ein-/Austritte × 5 €) = 10 €
• Beitragsnachweis-Übermittlung pauschal = 15 €
• Summe monatlich: ca. 165 €

Im Vergleich: Ein spezialisiertes Lohnbüro mit Festpreis berechnet für dasselbe Szenario einen fixen Betrag ohne Postenabrechnung.

Zusatzleistungen: Bescheinigungen, Meldungen und Sonderaufwand

Neben der laufenden Abrechnung entstehen im Laufe eines Jahres regelmäßig Aufwände, die über den monatlichen Grundpreis hinausgehen. Diese Positionen summieren sich und können das Jahresbudget erheblich beeinflussen.

Häufig separat abgerechnete Zusatzleistungen

• Bescheinigungen für Mitarbeitende: Elterngeldbescheinigungen, Arbeitgeberbescheinigungen für Kranken- oder Arbeitslosengeld, Verdienstbescheinigungen für Behörden – jede dieser Bescheinigungen kostet je nach Aufwand 15–50 €.
• An- und Abmeldungen bei Sozialversicherungsträgern: Eintritts- und Austrittsmeldungen (DEÜV) sowie Ummeldungen bei Krankenkassenwechsel werden per Vorgang berechnet.
• Korrekturen und Nachberechnungen: Fehlerhafte Ursprungsdaten, rückwirkende Gehaltsanpassungen oder nachgemeldete Kranktage führen zu Korrekturabrechnungen – in der Regel nach Zeitgebühr.
• Pfändungsberechnungen: Lohnpfändungen erfordern eine genaue Berechnung des pfändbaren Anteils und ggf. Kommunikation mit dem Gläubiger. Diese Leistung ist fast nie im Grundpreis enthalten.
• Kurzarbeitergeld: Anträge, Abrechnung und Erstattungsanfragen beim Arbeitsamt werden üblicherweise nach Stundenaufwand berechnet.
• Jahresabschlussarbeiten: Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungen, Jahresmeldungen zur SV, Meldungen an die Berufsgenossenschaft und Beitragsnachweis für die Jahresumlage fallen einmal jährlich an – oft mit einer Sammelpauschale oder nach Aufwand.

Worauf Sie bei der Kanzleiwahl achten sollten

Fragen Sie bei jedem Angebot explizit nach, welche der oben genannten Leistungen im Grundpreis enthalten sind. Ein vollständiger Überblick über versteckte Kosten der Lohnabrechnung hilft dabei, Angebote realistisch zu vergleichen.

DATEV-Kosten und Softwaregebühren: Was steckt dahinter?

Die meisten deutschen Steuerberatungskanzleien arbeiten mit DATEV als Lohnsoftware. Damit entstehen Kosten, die sich auf verschiedene Ebenen verteilen.

DATEV-Lizenzkosten für die Kanzlei

• Steuerberater zahlen monatliche oder jährliche Lizenzgebühren an DATEV für die Nutzung der Lohnmodule. Diese Kosten werden in der Regel nicht direkt auf den Mandanten umgelegt – können aber bei der Kalkulation der Stundensätze und Pauschalgebühren eine Rolle spielen.
• Für größere Kanzleien mit vielen Mandanten verteilt sich der Aufwand auf mehr Fälle; bei kleinen Kanzleien ist er ein spürbarer Fixkostenfaktor.

Kosten für den Mandanten

• DATEV Arbeitnehmer online: Möchte der Mandant, dass Mitarbeitende ihre Gehaltszettel digital abrufen können, kann die Kanzlei Zugang zu „DATEV Arbeitnehmer online” einrichten. Die Lizenz hierfür liegt bei ca. 50–150 € pro Jahr (je nach Vereinbarung).
• Schnittstellenanbindungen: Nutzt das Unternehmen eine eigene HR- oder Zeiterfassungssoftware, muss diese über eine DATEV-Schnittstelle angebunden werden. Einrichtung und Betrieb solcher Schnittstellen werden nicht immer pauschal abgegolten.
• Dateiexporte und Buchungsbelege: Wer Buchungsdaten für eine eigene Buchhaltungssoftware benötigt, zahlt je nach Exportformat ggf. zusätzlich.

Was das für die Gesamtkosten bedeutet

Die DATEV-Infrastruktur ist ein seriöses, bewährtes System – für Mandanten bedeutet sie aber eine gewisse Abhängigkeit von den Kanzleistrukturen. Wer einen Wechsel erwägt, sollte fragen, ob Stammdaten in einem offenen Format exportiert werden können. Im Direktvergleich bieten spezialisierte Dienstleister wie LOHN24 eigene Portale und Schnittstellen an, ohne dass Mandantenseits zusätzliche Lizenzgebühren anfallen. Details zum Outsourcing von Lohnabrechnung zeigen, welche Infrastruktur im Festpreis enthalten ist.

Baulohn und komplexe Abrechnungen: Warum die Kosten stark variieren

Nicht alle Lohnabrechnungen sind gleich aufwendig. Branchen mit speziellen tariflichen Anforderungen erzeugen deutlich höheren Bearbeitungsaufwand – und entsprechend höhere Kosten.

Baulohn: Sonderfall mit vielen Positionen

Bauhauptgewerbe und Baunebengewerbe unterliegen speziellen Anforderungen:

• SOKA-BAU-Meldungen: Beiträge an die Sozialkassen des Baugewerbes (Urlaubskasse, Berufsbildung) müssen monatlich gemeldet und abgeführt werden. Kanzleien, die mit Baulohn wenig Erfahrung haben, benötigen hier überproportional viel Zeit.
• Auslöseregelungen und Poliere: Auslösen, Reisekostenersätze und tarifliche Zulagen für Poliere, Facharbeiter und Hilfsarbeiter müssen korrekt und nachweisbar abgerechnet werden.
• Werkzeug- und Geräteentschädigungen: Diese branchenspezifischen Positionen werden steuer- und sozialversicherungsrechtlich unterschiedlich behandelt.
• Aufzeichnungspflichten der Mindestlohnkontrolle: Im Baugewerbe gelten besondere Dokumentationspflichten, die bei Betriebsprüfungen relevant sind.

Preisunterschied zwischen einfachem und komplexem Lohn

• Einfache Abrechnung (festes Monatsgehalt, kein Tarif): 10–16 € pro Mitarbeiter und Monat beim Steuerberater.
• Komplexe Abrechnung (Baulohn, Schichtzulagen, Provisionen): 20–40 € pro Mitarbeiter und Monat – bei manchen Kanzleien noch höher, wenn Baulohn kein Schwerpunkt ist.

Beispielrechnung: 15 Mitarbeiter im Baugewerbe

• Grundpreis 15 × 22 € = 330 €
• SOKA-BAU-Meldungen 15 × 3 € = 45 €
• 3 Bescheinigungen × 25 € = 75 €
• Jahresendarbeiten (anteilig) = 40 €
• Summe monatlich: ca. 490 € (entspricht ca. 32,50 € / MA)

Spezialisierte Lohnbüros, die Baulohn als Kernleistung anbieten, arbeiten effizienter und können diesen Aufwand zu einem kalkulierten Festpreis erbringen. LOHN24 berechnet für Baulohn 18 € pro Mitarbeiter und Monat als fixen Satz, ohne Postenabrechnung der oben genannten Einzelleistungen. Details zur spezialisierten Lohnabrechnung finden sich unter Lohnabrechnung Outsourcing.

Planbare Kosten als Alternative: Was ein Festpreismodell leistet

Die StBVV-basierte Abrechnung beim Steuerberater ist transparent in ihren Regeln – aber in der Summe oft schwer vorherzusagen. Jeder Sonderfall, jede Bescheinigung, jedes Beratungsgespräch erzeugt einen zusätzlichen Posten.

Was ein Festpreismodell anders macht

• Ein Preis, alle Leistungen: Monatliche Abrechnung, Meldungen, Bescheinigungen, persönliche Ansprechperson – ohne Postenabrechnung.
• Keine Stundenabrechnung für Rückfragen: Fragen zur Abrechnung, zu Sonderfällen oder zu Jahresarbeiten sind im Preis enthalten.
• Skalierbar ohne Mehrkosten pro Zusatzleistung: Tritt ein Mitarbeiter aus und eine Abmeldung ist nötig, ändert sich der Monatspreis nicht.

LOHN24-Festpreis im Überblick

• Standardlohn: 13 € pro Mitarbeiter und Monat.
• Baulohn: 18 € pro Mitarbeiter und Monat.
• Enthält: Abrechnung, alle SV-Meldungen, Bescheinigungen, Jahresabschlussarbeiten, persönliche Ansprechperson.
• Enthält nicht: Steuerberatung, Jahresabschluss, Buchhaltung (diese Leistungen bleiben in der Kanzlei).

Steuerberater und Lohnbüro müssen kein Entweder-oder sein

Viele Kanzleien arbeiten bereits heute mit spezialisierten Lohnbüros zusammen und konzentrieren sich selbst auf Steuer- und Jahresabschlussberatung. Das entlastet die Kanzlei und schafft für den Mandanten klarere Kostenstrukturen. Mehr dazu, wie diese Zusammenarbeit aussieht, erklärt die Seite Lohnabrechnung für Steuerkanzleien.

Einen direkten Kostenvergleich können Sie selbst anstellen mit dem Lohnabrechnung-Kostenrechner. Alle Preisdetails finden Sie auf der Preisseite.