Der Ablauf in fünf Phasen
Phase 1: Erstgespräch und Bedarfsanalyse
Am Anfang steht das Verständnis Ihrer Situation. Wir klären gemeinsam:
- Wie viele Mitarbeitende beschäftigen Sie, in welchen Beschäftigungsarten (Vollzeit, Teilzeit, Minijob, kurzfristig)?
- In welcher Branche sind Sie tätig – gibt es Tarifbindungen, SOKA-BAU, Pflegemindestlohn oder andere Besonderheiten?
- Welche Zusatzleistungen brauchen Sie (Reisekosten, Bescheinigungswesen, Auswertungen)?
- Welche Software und welche Schnittstellen nutzen Sie bisher?
Aus dieser Analyse entsteht ein passgenaues Leistungs- und Festpreisangebot.
Phase 2: Datenübernahme
Das Herzstück des Wechsels. Wir übernehmen Ihre bestehenden Daten strukturiert:
- Stammdaten der Mitarbeitenden (Steuermerkmale, SV-Daten, Bankverbindungen),
- Lohnkonten mit den aufgelaufenen Jahreswerten,
- Vertrags- und Tarifdaten.
In der Regel erfolgt die Übernahme komfortabel über die DATEV-Schnittstelle, sodass keine manuelle Neuerfassung nötig ist. Das spart Zeit und vermeidet Übertragungsfehler.
Phase 3: Probeabrechnung
Vor dem Echtstart erstellen wir eine Probe- oder Parallelabrechnung. So stellen wir sicher, dass
- die übernommenen Werte korrekt sind,
- alle Besonderheiten richtig hinterlegt wurden und
- die Ergebnisse mit Ihren bisherigen Abrechnungen übereinstimmen.
Erst wenn die Probeabrechnung stimmt, gehen wir in den Echtbetrieb.
Phase 4: Echtbetrieb
Ab dem vereinbarten Stichtag übernehmen wir die laufende Abrechnung vollständig:
- monatliche Entgeltabrechnung termingerecht,
- alle gesetzlichen Meldungen und Beitragsnachweise,
- Entgeltbescheinigungen für Ihre Mitarbeitenden,
- Lohnsteueranmeldung und ELStAM-Abruf.
Sie geben die Abrechnung frei – wir erledigen den Rest.
Phase 5: Laufende Betreuung
Nach dem Start endet die Zusammenarbeit nicht, sie beginnt erst richtig. Ihr fester Ansprechpartner begleitet Sie laufend, setzt Gesetzesänderungen um, beantwortet Rückfragen und unterstützt bei Betriebsprüfungen.
Wann ist der beste Zeitpunkt für den Wechsel?
Der Jahreswechsel ist klassisch ideal, weil dann die Jahreswerte sauber abgeschlossen sind. Ein unterjähriger Wechsel ist jedoch jederzeit möglich – die aufgelaufenen Jahreswerte werden dabei vollständig übernommen, sodass Lohnsteuerbescheinigung und Jahresmeldungen korrekt bleiben. Lassen Sie sich von einem laufenden Jahr also nicht abhalten.
Was Sie zur Übergabe vorbereiten sollten
Damit der Wechsel reibungslos läuft, halten Sie idealerweise bereit:
- aktuelle Personalstammdaten,
- die letzten Lohnabrechnungen und Lohnkonten,
- Tarif- und Arbeitsverträge mit Besonderheiten,
- bestehende Betriebsnummern und Kassenzuordnungen,
- Angaben zu laufenden Pfändungen, bAV oder vermögenswirksamen Leistungen.
Wir führen Sie mit einer Checkliste durch diesen Schritt – Sie müssen nichts allein zusammensuchen.
