Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Lohnabrechnung auszulagern. Für Steuerkanzleien stellt sich dabei nicht nur die Frage nach der technischen Übergabe, sondern auch nach der künftigen Rolle im Beratungsprozess. Denn auch nach der Auslagerung bleibt die Kanzlei häufig erster Ansprechpartner für den Mandanten, insbesondere bei Betriebsprüfungen, steuerlichen Sonderfragen oder Rücksprachen mit Behörden. Ein gut vorbereiteter Übergang zur externen Payroll entscheidet über den späteren Aufwand. Fehler, Lücken oder unklare Zuständigkeiten führen zu Rückfragen und doppelten Bearbeitungen. Mit der richtigen Struktur gelingt der Wechsel ohne Reibungsverluste und die Kanzlei behält ihren Platz als strategischer Partner.

Fünf Punkte, die beim Wechsel zur externen Lohnabrechnung wichtig sind

1.    Bestandsaufnahme Welche Abrechnungsmodalitäten, Sonderregelungen oder branchenspezifischen Anforderungen bestehen beim Mandanten? Gibt es Besonderheiten bei Zuschlägen, Kurzarbeit oder Sozialkassen? 2.    Datenqualität Sind die Stammdaten vollständig, aktuell und revisionssicher dokumentiert? Welche Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung oder Zeiterfassung bestehen? 3.    Kommunikationswege Wer liefert künftig welche Daten? Wer ist Ansprechpartner bei Rückfragen zu Abrechnungen, Meldefristen oder Prüfungen? 4.    Übergabedokumentation Welche Unterlagen müssen vor dem Wechsel bereitgestellt werden? Dazu zählen Lohnkonten, ELStAM-Informationen, SV-Meldungen, Arbeitsverträge und ggf. Protokolle aus der Vorabrechnung. 5.    Fristen und Abläufe Wie erfolgt der erste Abrechnungslauf? Welche Meldezyklen gelten? Gibt es Besonderheiten beim Monatswechsel oder beim Jahreswechsel? Ein strukturierter Übergabeprozess ist die Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit. Er schafft Klarheit in der Kanzlei, beim Mandanten und beim Payroll-Dienstleister.

Gute Vorbereitung zählt Wer vorbereitet übergibt

Payroll-Outsourcing ist kein Kontrollverlust, sondern eine Entlastung – auch für Steuerkanzleien. Wer den Prozess professionell begleitet, behält Einfluss, stärkt die Beratungsfunktion und sichert die Zufriedenheit der Mandanten. LOHN24 begleitet Steuerberater und deren Mandanten bei der vollständigen Übernahme der Lohnabrechnung – mit festen Ansprechpartnern, klaren Schnittstellen und einem etablierten Onboarding-Prozess.

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