Die Homeoffice-Pauschale: Arbeitnehmer-Sache, aber relevant für die Beratung
Die Homeoffice-Pauschale ist primär eine Regelung der Einkommensteuer auf Arbeitnehmerseite: Beschäftigte können je Tag, an dem sie überwiegend zu Hause arbeiten, einen Pauschbetrag (6 Euro/Tag, gedeckelt auf 1.260 Euro im Jahr) als Werbungskosten geltend machen – unabhängig davon, ob ein abgeschlossenes Arbeitszimmer vorliegt. In der laufenden Lohnabrechnung wird die Pauschale nicht automatisch berücksichtigt; sie wirkt sich über die Steuererklärung des Mitarbeiters aus. Für Arbeitgeber ist sie dennoch wichtig, weil Mitarbeiter danach fragen und weil sie sich von steuerfreien Arbeitgeberleistungen klar abgrenzt.
Abgrenzung zur Entfernungspauschale
Ein häufiges Missverständnis: An einem reinen Homeoffice-Tag gibt es keine Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte – also auch keine Entfernungspauschale für diesen Tag. Umgekehrt schließen sich Homeoffice-Pauschale und Entfernungspauschale für denselben Tag grundsätzlich aus. Gerade bei hybriden Modellen (teils Büro, teils zu Hause) muss sauber pro Tag differenziert werden. Steigt die Entfernungspauschale, eröffnet das zusätzliche Gestaltungsspielräume bei Fahrtkostenzuschüssen – ein Thema, das Arbeitgeber aktiv mit der Lohnabrechnung abstimmen sollten.
Arbeitgeberleistungen: was steuerfrei erstattet werden kann
Unabhängig von der Homeoffice-Pauschale kann der Arbeitgeber bestimmte Leistungen steuerfrei oder pauschal gewähren:
- Überlassung von Arbeitsmitteln (Laptop, Monitor, Diensthandy): Die Überlassung betrieblicher Geräte ist kein steuerpflichtiger Sachbezug; die private Mitnutzung betrieblicher Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräte ist steuerfrei.
- Internet- und Telefonkostenzuschuss: Ein pauschaler Auslagenersatz für beruflich veranlasste Telekommunikationskosten kann unter bestimmten Voraussetzungen pauschal versteuert oder im Rahmen des Einzelnachweises steuerfrei erstattet werden.
- Co-Working-Space: Nutzt ein Mitarbeiter einen Co-Working-Space, ist sorgfältig zu prüfen, ob Reisekosten oder nur Fahrtkosten vorliegen – das hängt davon ab, ob es sich um die erste Tätigkeitsstätte handelt.
Die korrekte Einordnung entscheidet über Steuer- und Beitragsfreiheit. Pauschale „Homeoffice-Zuschüsse" ohne saubere Rechtsgrundlage sind dagegen steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn.
Mobiles Arbeiten im Ausland
Arbeiten Mitarbeiter aus dem EU-Ausland (Workation) oder dauerhaft im Homeoffice jenseits der Grenze, sind Sozialversicherung und ggf. Betriebsstättenrisiken zu prüfen. Bei Homeoffice im EU-Ausland kann die Zuständigkeit der Sozialversicherung wechseln; eine A1-Bescheinigung und die Beachtung der einschlägigen EU-Rahmenvereinbarungen sind wichtig. Wird die Tätigkeit dauerhaft aus dem Ausland erbracht, kann zudem eine ungewollte Betriebsstätte entstehen, die steuerliche Pflichten im Tätigkeitsstaat auslöst. Solche Konstellationen sollten vor Beginn der Auslandstätigkeit geprüft und vertraglich abgesichert werden.
Erste Tätigkeitsstätte: der unterschätzte Hebel
Viele Abrechnungsfragen rund um Homeoffice hängen am Begriff der ersten Tätigkeitsstätte. Sie bestimmt, ob Fahrten als Wege zwischen Wohnung und Arbeit (Entfernungspauschale) oder als steuerlich begünstigte Auswärtstätigkeit (Reisekosten) zu behandeln sind. Hat ein überwiegend im Homeoffice tätiger Mitarbeiter keine oder nur gelegentliche Präsenz im Betrieb, kann die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte anders ausfallen als bei klassischen Büromitarbeitern. Das wirkt sich unmittelbar auf die steuerliche Behandlung von Fahrtkostenzuschüssen und Reisekosten aus. Die korrekte Festlegung – idealerweise arbeitsvertraglich dokumentiert – ist deshalb Voraussetzung für eine saubere Abrechnung.
Steuerfreie und pauschalbesteuerte Arbeitgeberleistungen kombinieren
In hybriden Modellen lassen sich verschiedene Bausteine sinnvoll kombinieren: Überlassung betrieblicher Arbeitsmittel (steuerfrei), Telekommunikationszuschuss (pauschal versteuerbar oder per Einzelnachweis steuerfrei) und – soweit zulässig – Fahrtkostenzuschüsse für die Bürotage. Entscheidend ist, jede Leistung der richtigen Rechtsgrundlage zuzuordnen und sauber zu dokumentieren. Eine undifferenzierte „Homeoffice-Pauschale" des Arbeitgebers, die all das vermischt, ist dagegen voll steuer- und beitragspflichtig und verschenkt die vorhandenen Spielräume. Mit einer durchdachten Struktur lassen sich attraktive, rechtssichere Benefits gestalten, ohne unnötige Abgaben auszulösen.
Sachbezüge und die 50-Euro-Freigrenze im Homeoffice
Im hybriden Arbeiten gewinnen kleine Zuwendungen an Bedeutung: Gutscheine, Getränke- oder Verpflegungszuschüsse, Gesundheitsangebote. Für Sachbezüge gilt eine monatliche Freigrenze von 50 Euro, bis zu der bestimmte Sachzuwendungen steuer- und beitragsfrei bleiben – allerdings nur, wenn die engen Voraussetzungen (echter Sachbezug, kein Barlohn, Einhaltung der Gutschein-Kriterien) erfüllt sind. Wird die Freigrenze auch nur um einen Cent überschritten, ist der gesamte Betrag steuer- und beitragspflichtig. Gerade bei Homeoffice-Arrangements, in denen mehrere kleine Leistungen zusammenkommen, muss die Summe der Sachbezüge pro Monat im Blick behalten werden. Eine professionelle Abrechnung führt diese Freigrenze automatisiert mit.
So unterstützt LOHN24 Bürobetriebe
LOHN24 grenzt steuerfreie Arbeitgeberleistungen sauber von steuerpflichtigem Arbeitslohn ab, behandelt Internet-/Telefonzuschüsse und Arbeitsmittel korrekt, überwacht die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze und berät bei hybriden Modellen sowie bei mobilem Arbeiten im Ausland. So nutzen Sie die steuerlichen Spielräume rechtssicher und vermeiden Beanstandungen – mit persönlichem Ansprechpartner.
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