Durchführungswege und Entgeltumwandlung
bAV kann über fünf Durchführungswege erfolgen: Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds, Unterstützungskasse und Direktzusage. In der Praxis dominiert in Bürobetrieben die Entgeltumwandlung über Direktversicherung oder Pensionskasse: Der Mitarbeiter verzichtet auf einen Teil seines Bruttoentgelts, der stattdessen in die Altersvorsorge fließt.
Für die Abrechnung ist entscheidend, dass die umgewandelten Beträge das steuer- und beitragspflichtige Entgelt mindern – innerhalb der gesetzlichen Grenzen.
Steuer- und SV-freie Grenzen
Für die kapitalgedeckten Wege (Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds) gelten Förderhöchstgrenzen, die sich an der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung (BBG West) orientieren:
- Steuerfrei sind Beiträge bis zu 8 % der BBG (West) pro Jahr.
- Sozialversicherungsfrei sind Beiträge nur bis zu 4 % der BBG (West) pro Jahr.
Daraus folgt eine wichtige Besonderheit: Der Bereich zwischen 4 % und 8 % ist zwar steuerfrei, aber beitragspflichtig in der Sozialversicherung. Diese Doppelgrenze wird in der Abrechnung regelmäßig verwechselt. Die konkreten Euro-Beträge ändern sich jährlich mit der BBG – für 2026 sind die neuen SV-Rechengrößen maßgeblich.
Der gesetzliche Arbeitgeberzuschuss (15 %)
Bei Entgeltumwandlung über Direktversicherung, Pensionskasse oder Pensionsfonds muss der Arbeitgeber einen Zuschuss von 15 % des umgewandelten Betrags leisten, soweit er durch die Umwandlung Sozialversicherungsbeiträge einspart. Dieser Zuschuss gilt seit 2022 auch für Altverträge. In der Abrechnung muss der Zuschuss korrekt zugesetzt und gefördert behandelt werden – ein häufig übersehener Pflichtbestandteil.
Auszahlungsphase und nachgelagerte Besteuerung
Steuerlich geförderte bAV wird nachgelagert besteuert: In der Ansparphase steuer-/beitragsfrei (innerhalb der Grenzen), in der Auszahlungsphase steuer- und ggf. beitragspflichtig. Für die laufende Lohnabrechnung ist vor allem die korrekte Ansparphase relevant; bei Auszahlungen über den Arbeitgeber sind die Folgen gesondert zu beachten.
Typische Fehlerquellen
- Verwechslung der 4-%-(SV) und 8-%-(Steuer)-Grenze.
- 15-%-Arbeitgeberzuschuss nicht oder falsch berücksichtigt.
- BBG-Werte nicht jährlich aktualisiert.
- Pauschalbesteuerte Altverträge (alte Direktversicherungen) falsch behandelt.
- Entgeltumwandlung mindert versehentlich Bezugsgrößen (z. B. für vermögenswirksame Leistungen oder Zuschläge) nicht korrekt.
Riester-bAV und pauschalbesteuerte Altverträge
Neben der klassischen steuer- und beitragsfreien Entgeltumwandlung gibt es Sonderformen, die in der Abrechnung gesondert zu behandeln sind. Bei der Riester-Förderung im Rahmen der bAV werden die Beiträge aus dem Netto geleistet und über die Zulagen-/Sonderausgabenförderung begünstigt – sie mindern also nicht das Brutto. Bei alten Direktversicherungen (Abschluss vor 2005), die nach der früheren Pauschalbesteuerung laufen, gilt ein eigenes Regime mit Pauschsteuer; diese Verträge dürfen nicht mit der heutigen 8-%-Förderung vermischt werden. Eine fehlerhafte Behandlung solcher Altverträge gehört zu den klassischen Prüfungsfeststellungen.
Auswirkungen der Entgeltumwandlung auf andere Entgeltbestandteile
Entgeltumwandlung senkt das sozialversicherungspflichtige Brutto – das hat Nebenwirkungen, die bedacht werden müssen. Geringere SV-pflichtige Bezüge können sich auf Entgeltersatzleistungen (Kranken-, Eltern-, Arbeitslosengeld) und auf die spätere gesetzliche Rente auswirken. Außerdem ist zu prüfen, ob tarifliche oder arbeitsvertragliche Bezugsgrößen – etwa für vermögenswirksame Leistungen, Zuschläge oder die Berechnung von Sonderzahlungen – vom Brutto vor oder nach Umwandlung abhängen. Eine saubere Abrechnung berücksichtigt diese Wechselwirkungen, damit Mitarbeiter zutreffend informiert sind und keine Ansprüche verkürzt werden.
bAV als Instrument der Mitarbeiterbindung
Richtig umgesetzt ist die bAV mehr als eine Pflichtaufgabe: Sie ist ein wirksames Instrument der Mitarbeiterbindung. Ein transparenter Arbeitgeberzuschuss über die gesetzlichen 15 % hinaus, eine klare Kommunikation der Steuer- und SV-Vorteile und eine korrekte Darstellung auf der Entgeltbescheinigung erhöhen die wahrgenommene Wertschätzung. Damit dieser Effekt eintritt, müssen die Beträge in der Abrechnung jedoch fehlerfrei und nachvollziehbar ausgewiesen werden – Benefits, die durch Abrechnungsfehler oder unverständliche Darstellung verpuffen, laufen ins Leere.
Verpflichtungen bei Eintritt, Wechsel und Austritt
Die bAV begleitet das Arbeitsverhältnis über seine gesamte Dauer und erfordert an mehreren Punkten besondere Aufmerksamkeit in der Abrechnung. Bei Neueintritt ist zu prüfen, ob ein gesetzlicher Anspruch auf Entgeltumwandlung geltend gemacht wird und ob der Arbeitgeberzuschuss greift. Bei einem Arbeitgeberwechsel stellt sich die Frage der Mitnahme bzw. Übertragung bestehender Anwartschaften (Portabilität). Beim Austritt sind unverfallbare Anwartschaften korrekt zu behandeln und die Beendigung der Entgeltumwandlung sauber abzubilden. Auch ruhende Arbeitsverhältnisse – etwa während der Elternzeit – werfen Fragen zur Fortführung der bAV auf. Eine durchgängig korrekte Behandlung über alle diese Phasen hinweg ist Voraussetzung dafür, dass weder Ansprüche verloren gehen noch Beiträge fehlerhaft abgeführt werden.
So unterstützt LOHN24 Bürobetriebe
LOHN24 setzt Entgeltumwandlung, steuer- und SV-Grenzen sowie den 15-%-Arbeitgeberzuschuss korrekt um, aktualisiert die BBG-Werte jährlich und behandelt die verschiedenen Durchführungswege sachgerecht – über Eintritt, Wechsel und Austritt hinweg. So ist Ihre bAV abrechnungssicher und Ihre Mitarbeiter erhalten verlässliche Entgeltbescheinigungen – betreut von einem persönlichen Ansprechpartner.
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