Worum es bei „Make or Buy" wirklich geht
Die Frage ist nicht nur „Was ist billiger?", sondern: Welche Aufgabe gehört zu meinem Kerngeschäft – und welche nicht? Die Lohnabrechnung ist für die allermeisten Unternehmen keine Kernkompetenz. Sie ist eine Pflichtaufgabe mit hohem Spezialisierungsgrad, strengen Fristen und erheblichem Haftungsrisiko. Genau solche Aufgaben sind klassische Kandidaten fürs Auslagern.
Die vier entscheidenden Kriterien
1. Kosten (Vollkostenbetrachtung)
Der häufigste Fehler: nur die sichtbaren Kosten zu vergleichen. Eine ehrliche Vollkostenrechnung für die interne Lösung umfasst:
- anteiliges Gehalt der bearbeitenden Person plus Lohnnebenkosten,
- Softwarelizenz und jährliche Updates,
- Fortbildungskosten (laufend nötig),
- Kosten für Vertretung und Ausfallzeiten,
- kalkulatorisches Fehler- und Nachzahlungsrisiko.
Dem steht der Festpreis ab 13,00 € pro Abrechnung gegenüber, in dem all diese Posten bereits enthalten sind.
2. Risiko
- Fehlerrisiko: Falsche Beiträge führen zu Nachforderungen bei der Betriebsprüfung.
- Personalrisiko: Hängt die Abrechnung an einer Person, gefährdet deren Ausfall den gesamten Prozess.
- Compliance-Risiko: Verpasste Gesetzesänderungen führen zu fehlerhaften Abrechnungen.
Beim Auslagern verschieben sich diese Risiken zum Spezialisten, der sie professionell beherrscht.
3. Kompetenz und Verfügbarkeit
- Haben Sie dauerhaft qualifiziertes Fachpersonal?
- Ist dessen Wissen aktuell und für Spezialfälle (Bau, Pflege, Pfändung, internationale Sachverhalte) ausreichend?
- Ist die Vertretung gesichert?
Wenn Sie diese Fragen nicht klar mit „ja" beantworten können, spricht das für „Buy".
4. Strategische Bedeutung
Ist die Lohnabrechnung Teil Ihres Geschäftsmodells (z. B. bei einer Steuerkanzlei)? Dann kann „Make" sinnvoll sein. Für ein Bau-, Pflege- oder Handelsunternehmen ist sie reine Pflichtverwaltung – ein idealer Auslagerungskandidat.
Wann „Make" trotzdem sinnvoll ist
Ehrlichkeit gehört zur Beratung: Selbst machen kann sinnvoll sein, wenn
- Sie über eine eigene, gut ausgelastete Personalabteilung mit Fachkräften verfügen,
- die Abrechnung strategisch zum Geschäftsmodell gehört oder
- Sie sehr spezifische, intern verzahnte Prozesse haben, die schwer abzubilden sind.
Für die meisten KMU überwiegen jedoch die Argumente für „Buy".
Entscheidungs-Checkliste
Beantworten Sie für sich:
- Ist die Lohnabrechnung Teil meines Kerngeschäfts? (nein → Buy)
- Habe ich dauerhaft qualifiziertes, vertretungssicheres Fachpersonal? (nein → Buy)
- Will ich Haftungs- und Compliance-Risiko selbst tragen? (nein → Buy)
- Sind meine internen Vollkosten niedriger als der Festpreis? (selten → Buy)
- Brauche ich Spezialwissen (Bau, Pflege)? (ja → Buy beim Spezialisten)
Je öfter „Buy", desto eindeutiger spricht alles fürs Auslagern.
