Personalmangel in der Lohnabrechnung

Kennen Sie das? Die Lohnbuchhalterin steht kurz vor der Rente, ihr Kollege hat die Kündigung eingereicht und auf die aktuelle Stellenausschreibung haben sich genau null Lohnexperten beworben. In größeren Unternehmen können solche Situationen noch abgefedert werden kann, doch für kleine und mittelständische Betriebe droht schnell eine existenziellen Belastung. Der Fachkräftemangel gefährdet in immer mehr Unternehmen eine fristgerechte und korrekte Lohnabrechnung - insbesondere dann, wenn es keine Vertreterregelung gibt.

Die Lage ist ernst

Der Fachkräftemangel in Deutschland ist kein abstraktes Problem mehr, sondern bittere Realität für viele Unternehmen. Aktuelle Zahlen verdeutlichen die Dramatik:

• 1,8 Millionen qualifizierte Arbeitskräfte fehlen derzeit deutschlandweit – ein Anstieg von 12% im Vergleich zum Vorjahr.​
• Bis 2030 könnten bis zu 5 Millionen Arbeitskräfte fehlen, wenn keine geeigneten Gegenmaßnahmen ergriffen werden.​
• In 44% aller Berufsgruppen herrscht aktuell ein Fachkräftemangel.​

Besonders betroffen ist der Bereich der Lohnabrechnung: Unternehmen mit eigener Abwicklung der Lohnabrechnung finden kaum noch verlässliche Unterstützung und möchten wachsend die Payroll an ihre Steuerberater übergeben. Doch genau hier gibt es das nächste Problem:

Mehr als die Hälfte der Steuerberater ist über 50 Jahre alt, jeder Fünfte sogar über 60. Nachwuchs ist kaum in Sicht. Zudem gilt ausgerechnet die Lohnbuchhaltung gilt bei jungen Fachkräften als unattraktiv. In der Folge wird Lohnservice immer seltener angeboten.

Vertretungsrisiko: Wenn die Abrechnung plötzlich stillsteht

Viele Unternehmen haben aufgrund chronischer Personalengpässe faktisch keine Vertreterregelung in der Entgeltabrechnung. Das ist ein gewaltiges Risiko, wie die folgenden Beispiele zeigen:

Fall 1: Krankheit zur falschen Zeit

Eine kleine Personaldienstleistungsfirma mit 45 Beschäftigten hatte nur eine Lohnbuchhalterin. Als diese unmittelbar vor dem Monatsende für drei Wochen krankheitsbedingt ausfiel, stand die gesamte Abrechnung still. Es kam zu verspäteten Gehaltszahlungen, die Mitarbeiter waren verärgert und die Sozialversicherungsträger fragten rasch nach den ausstehenden Beiträgen. Das kostete Geld und verursachte einen massiven Imageschaden in der Region.

Fall 2: Ungeplante Kündigung

Ein Handwerksbetrieb verlor seine einzige Lohnbuchhalterin durch eine unerwartete Kündigung, die Nachbesetzung dauerte über vier Monate. – in dieser Zeit musste der Geschäftsführer selbst die Abrechnung übernehmen, obwohl ihm das Fachwissen fehlte. Es kam zu Fehlern bei der Beitragsberechnung und außerdem fand in dieser Zeit eine Betriebsprüfung der DRV statt, mit Nachzahlungen im fünfstelligen Bereich.

Fall 3: Urlaub und Krankheitsvertretung gleichzeitig

In einem mittelständischen Betrieb mit zwei Lohnbuchhaltern fielen beide gleichzeitig aus – eine im Urlaub, die andere krankheitsbedingt. Ohne externe Unterstützung wäre die fristgerechte Abrechnung nicht möglich gewesen.

Solche Situationen sind keine Seltenheit mehr, sondern werden in vielen Betrieben zur Alltagsherausforderung. Eine Vertretungsregelung in der Lohnabrechnung ist folglich eine betriebliche Notwendigkeit.

Konsequenzen ohne Vertreterregelung

Verspätete Gehaltszahlungen

Beschäftigte haben Anspruch auf pünktliche Lohnzahlung. Verzögerungen führen zu Unzufriedenheit, Vertrauensverlust und im schlimmsten Fall zu arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen.​

Fehler bei Sozialversicherungsbeiträgen

Ungeübte oder überforderte Vertretungen machen Fehler bei Beitragsgruppen, Statusfeststellungen oder Meldungen. Die Folgen sind Nachzahlungen, Säumniszuschläge und eine persönliche Haftung des Geschäftsführers.​

DSGVO-Verstöße

In der Hektik werden Datenschutzstandards vernachlässigt, etwa bei der unverschlüsselten Datenübertragung oder unklaren Zugriffsrechten. Bußgelder bis zu 4% des Jahresumsatzes drohen.​

Betriebsprüfungen

Wenn die Rentenversicherung oder das Finanzamt prüft und die Unterlagen unvollständig oder fehlerhaft sind, wird es teuer. Ohne kompetente Ansprechpartner steigt das Risiko erheblich.​

Imageschaden und Mitarbeiterfluktuation

Beschäftigte, deren Gehalt unpünktlich oder fehlerhaft ausgezahlt wird, verlieren das Vertrauen in ihren Arbeitgeber und suchen sich im Zweifel einen neuen Job.​ 

Die sichere Vertretungslösung

Professionelles Payroll-Outsourcing löst das Vertretungsproblem nachhaltig und minimiert Risiken:

Ausfallsicherheit garantiert

Ein spezialisierter Dienstleister wie LOHN24 verfügt über ein großes Team von Experten – Urlaub, Krankheit oder Kündigungen führen niemals zu Verzögerungen. Die Abrechnung läuft jeden Monat pünktlich, was immer auch kommt.

Fachliche Expertise immer verfügbar

Externe Payroll-Partner sind ständig auf dem aktuellen Stand bei gesetzlichen Änderungen, Sozialversicherungsrecht und Steuerrecht. Fehler werden durch systematische Prüfungen minimiert.​

Ressourcen für das Kerngeschäft

Statt Zeit und Energie in die Lohnabrechnung zu investieren, können sich Geschäftsführung und HR-Abteilung auf strategische Aufgaben konzentrieren, zum Beispiel die Mitarbeitergewinnung, Personalentwicklung und Unternehmensführung.​

Skalierbare Prozesse

Ob 10 oder 500 Beschäftigte: Payroll-Outsourcing passt sich ohne zusätzlichen Personalaufwand flexibel an die Unternehmensgröße und saisonale Schwankungen an.

Digitale Transparenz und Kontrolle

Moderne Payroll-Plattformen ermöglichen jederzeit Zugriff auf alle Abrechnungsdaten, Auswertungen und Reports - ortsunabhängig und sicher.​

FAQ: Fachkräftemangel und Vertretung

1. Warum ist der Fachkräftemangel in der Lohnabrechnung so ausgeprägt? Die Lohnabrechnung gilt als wenig attraktives Berufsfeld, viele Fachkräfte sind über 50 Jahre alt, der Nachwuchs fehlt. Auch Steuerberatungen bieten die Lohnabrechnung zunehmend seltener an.​
2. Was passiert, wenn die Lohnbuchhalterin plötzlich ausfällt? Ohne Vertretung drohen verspätete Gehaltszahlungen, Fehler bei Beiträgen und Meldungen, rechtliche Konsequenzen und Unzufriedenheit im Team.​
3. Lohnt sich Payroll-Outsourcing auch für kleine Unternehmen? Gerade kleine Betriebe ohne eigene HR-Abteilung profitieren besonders von der Ausfallsicherheit, Expertise und Kosteneffizienz.​
4. Kann ich die Kontrolle über meine Lohndaten behalten? Moderne Payroll-Plattformen bieten jederzeit transparenten Zugriff auf alle Daten, Auswertungen und Reports, ortsunabhängig und sicher.​
5. Was kostet Payroll-Outsourcing im Vergleich zu interner Abrechnung? Oft ist Outsourcing günstiger als eine interne Lösung - besonders wenn man Personalkosten, Softwarekosten, Schulungen und Haftungsrisiken einrechnet.​

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