Grundlohn, Mindestlohn und vergütungspflichtige Zeiten
Berufskraftfahrer unterliegen dem gesetzlichen Mindestlohn; in vielen Betrieben kommen Branchen- oder Haustarifverträge hinzu. Entscheidend ist die Frage, welche Zeiten überhaupt vergütungspflichtig sind:
- Lenkzeiten sind regelmäßig Arbeits- und damit Vergütungszeit.
- Be- und Entladezeiten sowie Wartezeiten an der Rampe zählen in der Regel ebenfalls als Arbeitszeit.
- Bereitschaftszeiten können tariflich oder arbeitsvertraglich gesondert (häufig geringer) vergütet werden – sie dürfen jedoch nicht dazu führen, dass der Mindestlohn pro tatsächlich geleisteter Arbeitsstunde unterschritten wird.
Werden Wartezeiten an der Rampe nicht oder zu niedrig vergütet, droht eine Mindestlohn-Unterschreitung mit Bußgeld- und Nachzahlungsrisiko.
Spesen: Verpflegungsmehraufwand und Übernachtung
Bei Auswärtstätigkeiten – und Fernfahrer sind faktisch dauerhaft auswärts tätig – können Arbeitgeber steuerfreie Verpflegungspauschalen zahlen:
- An- und Abreisetag: je 14 Euro (Inlandssätze, ohne Mindestabwesenheitsdauer am An-/Abreisetag).
- Volle Abwesenheitstage (24 Std.): 28 Euro.
- Eintägige Abwesenheit über 8 Stunden: 14 Euro.
Für Übernachtungen im Lkw gilt eine pauschale Übernachtungspauschale von 8 Euro pro Kalendertag, die zusätzlich zur Verpflegungspauschale steuerfrei gewährt werden kann, sofern eine Verpflegungspauschale beansprucht werden kann. Bei Auslandsfahrten gelten länderspezifische Pauschsätze. Wichtig: Die Pauschalen sind nur steuerfrei, wenn die Auswärtstätigkeit tatsächlich vorliegt und dokumentiert ist – pauschale „Spesen" ohne Reisebezug sind steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn.
Kürzung bei Mahlzeitengestellung
Stellt der Arbeitgeber oder ein Dritter Mahlzeiten (z. B. Frühstück über die Spedition), ist die Verpflegungspauschale zu kürzen – um 20 % für das Frühstück und je 40 % für Mittag- und Abendessen. Diese Kürzung wird in der Praxis oft vergessen.
Grenzüberschreitende Einsätze: A1 und Entsendung
Fahren Ihre Mitarbeiter ins EU-Ausland, sind die Themen A1-Bescheinigung und Entsendung zu beachten. Die A1-Bescheinigung weist die fortbestehende deutsche Sozialversicherungspflicht nach und wird seit 2025 digital und streng kontrolliert. Fehlt sie, drohen im Ausland Doppelverbeitragung und empfindliche Bußgelder. Zudem können ausländische Mindestlohn- und Entsenderegeln (z. B. das EU-Mobilitätspaket) greifen.
Typische Fehler bei der Fahrerabrechnung
- Verpflegungspauschalen ohne Reisedokumentation steuerfrei gezahlt.
- Mahlzeitenkürzung nicht vorgenommen.
- Wartezeiten nicht als Arbeitszeit vergütet → Mindestlohnverstoß.
- A1-Bescheinigung bei EU-Fahrten nicht beantragt.
- Überstunden- und Nachtzuschläge nicht sauber getrennt von steuerfreien Spesen.
Mindestlohn-Dokumentation und Aufzeichnungspflichten
Das Transportgewerbe gehört zu den Branchen mit besonders strengen Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz. Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Fahrer dokumentieren und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren. Bei Kontrollen durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls werden diese Nachweise abgeglichen. Da bei Fahrern Lenkzeiten, Be-/Entladezeiten, Wartezeiten und Bereitschaft ineinandergreifen, ist eine lückenlose, nachvollziehbare Zeiterfassung – idealerweise gekoppelt an die digitalen Aufzeichnungen aus dem Fahrtenschreiber – unverzichtbar. Fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen führen nicht nur zu Bußgeldern, sondern verschieben im Streitfall auch die Beweislast zulasten des Arbeitgebers.
Reisekosten richtig von Arbeitslohn trennen
Der größte Hebel für eine korrekte und zugleich attraktive Fahrerabrechnung liegt in der sauberen Trennung von steuerfreiem Reisekostenersatz und steuerpflichtigem Arbeitslohn. Steuerfrei bleiben nur die echten, durch die Auswärtstätigkeit veranlassten Pauschalen (Verpflegung, Übernachtung) und der Ersatz tatsächlicher Auslagen. Alles, was darüber hinausgeht – etwa eine pauschale „Spesenzulage" ohne Reisebezug oder ein als Spesen deklarierter Lohnbestandteil –, ist steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn. Diese Abgrenzung ist nicht nur eine Steuerfrage: Falsch als steuerfrei behandelte Beträge führen bei der Lohnsteuer-Außenprüfung und bei der DRV-Betriebsprüfung gleichermaßen zu Nachforderungen samt Säumniszuschlägen.
Praxisbeispiel: Mehrtägige Fernfahrt
Ein Fernfahrer ist von Montagmorgen bis Mittwochabend unterwegs und übernachtet zweimal in der Schlafkabine. Für Montag (Anreisetag) und Mittwoch (Abreisetag) können je 14 Euro Verpflegungspauschale steuerfrei gezahlt werden, für Dienstag (voller Abwesenheitstag mit 24 Stunden) 28 Euro. Zusätzlich kommen für die beiden Übernachtungen je 8 Euro Übernachtungspauschale hinzu. Stellt die Spedition an einem Tag ein Frühstück, ist die Verpflegungspauschale dieses Tages um 20 % des vollen Tagessatzes (28 Euro) zu kürzen. Dieses Zusammenspiel korrekt abzubilden, entscheidet über die Steuer- und Beitragsfreiheit der gesamten Auszahlung.
So unterstützt LOHN24 Speditionen
LOHN24 trennt sauber zwischen steuerfreiem Reisekostenersatz und steuerpflichtigem Arbeitslohn, berücksichtigt Mahlzeitenkürzungen und Übernachtungspauschalen, prüft die Mindestlohn-Konformität und unterstützt bei A1- und Entsendethemen. Ein persönlicher Ansprechpartner mit Logistik-Erfahrung sorgt dafür, dass Ihre Fahrerabrechnungen sowohl steuerlich als auch sozialversicherungsrechtlich sauber sind.
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