Weihnachtsfeier - gute Stimmung, saubere Abrechnung

Das Restaurant ist gebucht, das Menü ausgewählt, die Einladung verschickt. Bei der Weihnachtsfeier fehlt dann oft nur noch eine Kleinigkeit: der Blick auf die Abrechnung. Dabei entscheidet sich schon bei der Planung, ob für Mitarbeiter ein steuerpflichtiger Vorteil entsteht. Die bekannte 110-Euro-Regel hilft, ist aber kein pauschales Veranstaltungsbudget. Sie gilt pro teilnehmendem Mitarbeiter, unter bestimmten Voraussetzungen und für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. Wer Begleitpersonen, Absagen und Nebenkosten mitdenkt, erspart sich das Rechnen mit schlechtem Gewissen nach dem Fest.

Was in die 110 Euro hineinpasst

Der Freibetrag umfasst grundsätzlich die zurechenbaren Veranstaltungskosten einschließlich Umsatzsteuer. Dazu gehören Essen und Getränke ebenso wie Raummiete, Musik, Dekoration und die Eventagentur. Auch Geschenke aus Anlass der Veranstaltung können dazugehören. Rechnerische Eigenkosten des Betriebs, etwa die Arbeitszeit für die interne Vorbereitung, bleiben außen vor. Steuerfrei erstattbare Reisekosten sind gesondert zu beurteilen.

Voraussetzung für den Freibetrag ist, dass die Feier allen Mitarbeitern des Betriebs oder eines abgrenzbaren Betriebsteils offensteht. Eine Feier nur für ausgewählte Leistungsträger erfüllt diese Bedingung regelmäßig nicht.

Die Absage kommt leider mit auf die Rechnung

Die Kosten werden auf die tatsächlich anwesenden Teilnehmer verteilt. Wer angemeldet war, aber zu Hause bleibt, vergrößert den rechnerischen Vorteil der übrigen Teilnehmer. Planen Sie deshalb einen Puffer ein.

Ein Beispiel: Die Feier kostet insgesamt 2.600 Euro. Es kommen 20 Mitarbeiter und sechs Begleitpersonen. Der Anteil pro Person beträgt 100 Euro. Ein Mitarbeiter ohne Begleitung bleibt innerhalb des Freibetrags. Ein Mitarbeiter mit einer Begleitperson erhält dagegen einen zuzurechnenden Vorteil von 200 Euro. Davon sind bei erfüllten Voraussetzungen 110 Euro steuerfrei; 90 Euro bleiben steuerpflichtig. Der Partner bringt keinen eigenen Freibetrag mit.

Ein Freibetrag ist keine Freigrenze

Übersteigt der Vorteil 110 Euro, wird bei einer begünstigten Veranstaltung nur der Mehrbetrag steuerpflichtig. Für eine dritte Veranstaltung gibt es dagegen keinen weiteren Freibetrag. Welche zwei Veranstaltungen begünstigt behandelt werden, kann der Arbeitgeber wählen; entscheidend ist die Teilnahme des jeweiligen Mitarbeiters.

Für steuerpflichtige Vorteile kommt eine Pauschalierung mit 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer in Betracht. Seit 2026 setzt auch diese Pauschalierung voraus, dass die Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder Betriebsteils offensteht. Die Sozialversicherungsfreiheit hängt zusätzlich von der tatsächlichen und rechtzeitigen steuerlichen Behandlung ab. Eine erst bei der Betriebsprüfung nachgeholte Pauschalierung ist keine verlässliche Rettung.

FAQ zur Weihnachtsfeier

Sind 110 Euro der zulässige Preis pro Gast?

Nein. Der Freibetrag gilt je teilnehmendem Mitarbeiter. Kosten für dessen Begleitpersonen werden ihm zugerechnet.

Wird bei 130 Euro der ganze Vorteil steuerpflichtig?

Bei einer begünstigten Veranstaltung sind nur 20 Euro steuerpflichtig. Bei fehlenden Voraussetzungen kann der gesamte Vorteil steuerpflichtig sein.

Zählen angemeldete Mitarbeiter mit, die nicht kommen?

Nein. Maßgeblich sind die tatsächlichen Teilnehmer. Deshalb kann sich der Pro-Kopf-Anteil durch Absagen erhöhen.

Ist eine pauschal versteuerte Feier immer beitragsfrei?

Nein. Die Voraussetzungen der Sozialversicherungsentgeltverordnung und die rechtzeitige tatsächliche Pauschalierung müssen erfüllt sein.