Neues zur Arbeitszeiterfassung

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat am 17. Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Darin sind konkrete Ausgestaltungsregelungen der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung enthalten.

Arbeitszeiterfassung ist bereits Pflicht

Das Bundesarbeitsgericht hat bereits am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einführen und nutzen müssen. Damit folgte das Gericht dem sogenannten „Stehruhr-Urteil“ des Europäischen Gerichtshofs, der bereits 2019 ein verlässliches Zeiterfassungssystem für alle EU-Mitgliedstaaten verbindlich gemacht hatte.

Seitdem ist die konkrete gesetzliche Ausgestaltung für Deutschland nicht abschließend geklärt, weil das Arbeitszeitgesetz bisher nicht entsprechend angepasst wurde. Es geht um Fragen wie:

Muss die Erfassung elektronisch erfolgen?

Welche Fristen gelten?

Was passiert bei Verstößen?

Genau hier kommt durch den vorliegenden Referentenentwurf nun endlich Bewegung in die Sache.

Was steht im Entwurf?

Im Kern verpflichtet der Entwurf die Arbeitgeber dazu, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung aufzuzeichnen. Die elektronische Form ist technologieneutral gestaltet; neben klassischen Zeiterfassungssystemen können auch andere digitale Lösungen genutzt werden, solange sie eine ordnungsgemäße Aufzeichnung sicherstellen.

Die Erfassung selbst darf an Beschäftigte oder Dritte delegiert werden, etwa über eine App oder ein Terminal. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung verbleibt jedoch in jedem Fall beim Arbeitgeber. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren und müssen für Kontrollen im Inland und in deutscher Sprache bereitgehalten werden.

Neu sind außerdem ausdrückliche Informationsrechte der Beschäftigten. Sie können auf Verlangen eine Auskunft über ihre erfasste Arbeitszeit sowie eine Kopie der Aufzeichnungen verlangen. Verstöße gegen Aufzeichnungs-, Informations- oder Bereithaltungspflichten sollen künftig als Ordnungswidrigkeit bußgeldbewehrt sein.

Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich

Der Entwurf beendet die Vertrauensarbeitszeit nicht. Flexible Arbeitszeitmodelle bleiben zulässig, solange der Arbeitgeber durch geeignete Maßnahmen sicherstellt, dass ihm Verstöße gegen gesetzliche Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten bekannt werden. Vertrauensarbeitszeit kann also weiterhin praktiziert werden, allerdings nur auf Grundlage eines verlässlichen Zeiterfassungssystems.

Ausnahmen und Übergangsfristen

Für Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten soll eine dauerhafte Ausnahme von der elektronischen Form gelten, ebenso für Hausangestellte in Privathaushalten. Darüber hinaus sieht der Entwurf gestaffelte Übergangsfristen für die elektronische Form vor. Die Frist beträgt grundsätzlich ein Jahr, für Arbeitgeber mit weniger als 250 Beschäftigten zwei Jahre und für Arbeitgeber mit weniger als 50 Beschäftigten fünf Jahre.

Per Tarifvertrag oder auf tariflicher Grundlage in Betriebs- oder Dienstvereinbarungen kann zudem zugelassen werden, dass die Aufzeichnung ausnahmsweise nicht elektronisch oder erst bis zum siebten Kalendertag nach dem Arbeitstag erfolgt 

Diese Fristen betreffen ausschließlich die elektronische Form. Die grundsätzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits heute aufgrund der oben genannten einschlägigen Rechtsprechung und unabhängig vom Inkrafttreten dieses Gesetzes.

Weitere Änderungen im Entwurf

Tarifvertragsparteien sollen künftig unter bestimmten Voraussetzungen statt einer täglichen eine wöchentliche Höchstarbeitszeit vereinbaren können. Die durchschnittliche Grenze von 48 Stunden wöchentlich im Zwölfmonatszeitraum bleibt davon unberührt, und die Flexibilisierung ist ausschließlich über Tarifverträge möglich, einzelvertragliche Lösungen reichen nicht aus.

Für öffentliche Bibliotheken sowie für Bäckereien und Konditoreien sieht der Entwurf außerdem erweiterte Möglichkeiten der Sonn- und Feiertagsbeschäftigung vor.

Handlungsempfehlungen

• Auch wenn der Entwurf noch nicht als Gesetz verabschiedet ist, besteht mit Blick auf die Arbeitszeiterfassung bereits heute Handlungsbedarf, weil die zugrunde liegende Erfassungspflicht längst gilt. Die folgenden Maßnahmen sind daher sinnvoll:
• Bestehende Zeiterfassungssysteme rechtlich und technisch prüfen
• Vertrauensarbeitszeitmodelle nachprüfbar ausgestalten
• Den Betriebsrat frühzeitig einbinden, wenn technische Systeme eingeführt oder angepasst werden
• Aufbewahrungs-, Auskunfts- und Datenschutzprozesse überprüfen
• Tarifliche Öffnungsklauseln und branchenspezifische Gestaltungsspielräume gezielt auswerten

Fragen & Antworten

Muss ich die Arbeitszeiterfassung schon jetzt einführen, oder kann ich auf das neue Gesetz warten?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 und ist unabhängig vom Inkrafttreten des Referentenentwurfs zu erfüllen. Abwarten ist daher keine Option.

Muss die Erfassung schon heute elektronisch erfolgen?

Nach geltendem Recht besteht ein Gestaltungsspielraum bei der Form. Der Referentenentwurf sieht für die Zukunft grundsätzlich die elektronische Form vor, mit gestaffelten Übergangsfristen je nach Unternehmensgröße.

Welche Unternehmen sind von der elektronischen Erfassungspflicht dauerhaft ausgenommen?

Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten sowie Privathaushalte mit Hausangestellten sollen nach dem Entwurf dauerhaft von der elektronischen Form ausgenommen bleiben.

Ist Vertrauensarbeitszeit mit dem Entwurf noch vereinbar?

Ja. Vertrauensarbeitszeit bleibt ausdrücklich zulässig, sofern der Arbeitgeber sicherstellt, dass ihm Verstöße gegen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten bekannt werden.

Welche Übergangsfristen gelten für die elektronische Form?

Grundsätzlich ein Jahr nach Inkrafttreten des Gesetzes, für Arbeitgeber mit weniger als 250 Beschäftigten zwei Jahre und für Arbeitgeber mit weniger als 50 Beschäftigten fünf Jahre.

Was passiert bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht?

Verstöße gegen Aufzeichnungs-, Informations- oder Bereithaltungspflichten sollen nach dem Entwurf ausdrücklich als Ordnungswidrigkeit bußgeldbewehrt sein.

Ist der Referentenentwurf bereits geltendes Recht?

Nein. Es handelt sich um einen Entwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, der noch das parlamentarische Verfahren durchlaufen muss. Die zugrunde liegende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt davon unabhängig bereits heute.