A1-Reform: Weniger Anträge, mehr Nachweispflicht

Nach fast zehn Jahren reformiert die EU die Regeln zur A1-Bescheinigung, für kurze Geschäftsreisen soll die A1-Pflicht entfallen. Doch die Erleichterung hat einen Preis: mehr Dokumentation, strengere Kontrollen und die Beweislast beim Arbeitgeber.

Was ändert sich?

Am 7. Juli 2026 hat das Europäische Parlament die mit dem Rat erzielte Einigung zur Reform der Verordnungen (EG) 883/2004 und 987/2009 bestätigt. Die formelle Annahme durch den Rat steht noch aus; der überwiegende Teil der Neuregelungen soll erst 24 Monate nach Inkrafttreten greifen, voraussichtlich ab 2028. Bis dahin gilt das bestehende Recht unverändert.

Für kurze Geschäftsreisen wie Meetings oder Schulungen sowie für kurzfristige grenzüberschreitende Tätigkeiten von maximal drei aufeinanderfolgenden Arbeitstagen innerhalb von 30 Tagen soll die A1-Pflicht entfallen. Ausgenommen bleibt unter anderem das Baugewerbe.

Für klassische Entsendungen bleibt die A1 dagegen Pflicht und ist künftig zwingend vor Tätigkeitsbeginn zu beantragen. Neu ist zudem, dass die erste Bescheinigung für bis zu 24 Monate ausgestellt werden kann, was wiederkehrende Mehrstaaten- und Homeoffice-im-Ausland-Fälle erleichtert.

Zwei neue Hürden

Gegen missbräuchliche Gestaltungen zieht die EU zwei Grenzen ein:

Eine Person muss vor einer Entsendung mindestens drei Monate im Sozialversicherungssystem des Entsendestaates versichert gewesen sein.

Nach Ausschöpfung der 24-monatigen Höchstentsendedauer ist eine Pause von mindestens zwei Monaten nötig, bevor dieselbe Person erneut entsandt werden darf. Dies trifft die Kettenentsendung. Auch die rückwirkende Ausstellung einer A1 wird eingeschränkt.

Der Haken

Weniger Anträge bedeuten nicht weniger Arbeit. Wer sich auf die Befreiung beruft, muss jederzeit nachweisen können, dass deren Voraussetzungen tatsächlich vorlagen. Reist dieselbe Person innerhalb von 30 Tagen ein zweites Mal in dasselbe Land, kann die Ausnahme rückwirkend entfallen, und es wird doch eine A1 fällig.

Die Beweislast liegt beim Arbeitgeber, die Kontrollen im Einsatzland werden eher strenger. Für die Entgeltabrechnung ist das unmittelbar relevant, weil A1-Anträge in Deutschland elektronisch über das Entgeltabrechnungssystem laufen. Lückenloses Reise-Tracking wird damit zur Datengrundlage und ein Bußgeld im Einsatzland trifft den Arbeitgeber, nicht die Reisenden.

Handlungsempfehlungen

Es sind drei Maßnahmen anzuraten:

1. Bis zum Inkrafttreten weiterhin für jede Auslandsreise eine A1 beantragen, unabhängig von der Dauer.
2. Ein systematisches Reise-Tracking aufbauen, das tagesgenau erfasst, wer wann wohin reist.
3. Personalplanung und Projektrotation auf die Drei-Monats-Vorversicherung und die Zwei-Monats-Pause ausrichten und Homeoffice-im-Ausland-Fälle aktiv erfassen.

Häufige Fragen

Gilt die A1-Befreiung schon?

Nein. Das Parlament hat die Einigung am 7. Juli 2026 bestätigt, die formelle Annahme durch den Rat steht aus. Die meisten Neuregelungen greifen erst rund 24 Monate nach Inkrafttreten – voraussichtlich ab 2028. Bis dahin bleibt alles beim Alten.

Gilt die Reform auch für Schweiz, EWR und das Vereinigte Königreich?

Für die EWR-Staaten Island, Liechtenstein und Norwegen sowie die Schweiz ist ein gesondertes Abkommen nötig. Für das Vereinigte Königreich bleibt es zunächst beim bisherigen Recht, solange das Handels- und Kooperationsabkommen nicht angepasst wird.

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