Betriebsprüfung in der Lohnabrechnung – der ewige Schmerz

Kaum ein Schreiben sorgt für so viel Unruhe im Betrieb wie die Ankündigung einer Betriebsprüfung. Danach werden reflexhaft Ordner wälzen und Lücken geschlossen. Doch eine Prüfung entscheidet sich nicht am Prüfungstag. Geprüft wird die Substanz zurückliegender Abrechnungszeiträume, nicht die Hektik der letzten Wochen davor.

Höchste Zeit also, einmal nüchtern hinzuschauen, welche Betriebsprüfungen tatsächlich auf Arbeitgeber zukommen, wo die häufigsten und teuersten Fehler entstehen und wie sich Prüfungssicherheit als Dauerzustand organisieren lässt.

DIE Betriebsprüfung gibt es nicht

Es gibt mehrere sehr unterschiedliche Arten an Betriebsprüfungen mit jeweils eigenem Fokus:

• Die Sozialversicherungsprüfung der Deutschen Rentenversicherung findet mindestens alle vier Jahre statt und prüft Beiträge, Umlagen und Meldungen.
• Die Lohnsteueraußenprüfung der Finanzbehörden nimmt Lohnsteuer, Sachbezüge und pauschale Steuern unter die Lupe; sie soll turnusmäßig alle zwei Jahre erfolgen, wobei die Finanzämter zunehmend risikobezogen priorisieren.
• Hinzu kommen die wiederkehrende Zahlstellenprüfung der Krankenkassen, die Prüfung für die Unfallversicherung im Auftrag der Berufsgenossenschaften, anlassbezogene Prüfungen bei Kurzarbeiter- und Saison-Kurzarbeitergeld sowie die Prüfung der Künstlersozialabgabe bei beauftragten Kreativleistungen wie Website, Design oder Druck.

Für die tägliche Lohnabrechnung am gewichtigsten sind die Sozialversicherungsprüfung der Rentenversicherung und die Lohnsteueraußenprüfung des Finanzamts. Beide verlangen heute vor allem nachvollziehbare, vollständige und jederzeit exportierbare Daten.

Wo entstehen die teuersten Fehler?

Prüferinnen und Prüfer stellen präzise fachliche Fragen und erwarten belegbare Antworten. Erfahrungsgemäß entstehen die meisten Beanstandungen dabei immer wieder an denselben Stellen. Da sind zum Beispiel die falsch angelegten Beschäftigungsformen, wenn Minijob, Werkstudent und Rentner verwechselt oder falsch eingestuft werden. Oder es geht um die nicht abgefragte Mehrfachbeschäftigung, bei der ein falsch ausgefüllter Personalfragebogen den Arbeitgeber zuerst in die Haftung bringt. Beliebt sind auch unklar dokumentierte Dienstwagen- und Jobrad-Regelungen, fehlende Arbeitszeitnachweise bei Minijobbern und in KuG-Prüfungen oder der beliebte 50-Euro-Sachbezug, der bei genauerem Hinsehen oft die gesetzlichen Voraussetzungen nicht erfüllt und nachversteuert werden muss. 

Ab 2027 wird die elektronische Betriebsprüfung Pflicht

Für alle Abrechnungsfälle ab dem 1. Januar 2027 müssen prüfrelevante Daten aus Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung elektronisch an die Rentenversicherung übermittelt werden. Die bisher mögliche Befreiung gilt nur noch für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026. Die Lohnabrechnung muss also ab 2027 jederzeit prüf- und exportfähig sein, aus einer zertifizierten Software heraus.

Prüfungssicherheit als Dauerzustand

Die wirksamste Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung ist die, die ohnehin läuft. Wer durchgängig revisionssicher abrechnet, hat die Prüfung im Grunde jeden Monat schon bestanden. Dazu gehören vollständig geführte Personalfragebögen zu Mehrfachbeschäftigung und Beschäftigungsart, korrekt getrennte Beschäftigungsformen, eine frühzeitig geklärte Statusfrage bei freier Mitarbeit über das Statusfeststellungsverfahren, lückenlos dokumentierte Sachbezüge, Dienstwagen und Jobräder, jederzeit exportierbare Arbeitszeitnachweise, konsequent abgearbeitete Beanstandungen aus der letzten Prüfung sowie eine GoBD-konforme Archivierung, die bereits auf die euBP-Fähigkeit ab 2027 vorbereitet ist.

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