Elektronische Lohnunterlagen: Die Befreiung endet – jetzt handeln!

Ab 2027 wird es ernst: Elektronische Entgeltunterlagen und die elektronische Datenübermittlung bei der euBP werden verpflichtend. Die bisherigen Befreiungsmöglichkeiten entfallen. Ist Ihre Payroll darauf vorbereitet? Unser Whitepaper zeigt, was jetzt zu tun ist.

Zum 1. Januar 2027 greifen zwei verpflichtende Anforderungen ineinander.

Elektronische Entgeltunterlagen

Die gemäß der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) elektronisch zu führenden begleitenden Entgeltunterlagen müssen elektronisch zu den Entgeltunterlagen genommen und eindeutig zugeordnet werden. Die bisher mögliche Befreiung läuft Ende 2026 endgültig aus.

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)

Die erforderlichen Abrechnungsdaten müssen elektronisch an die Rentenversicherung übermittelt werden. Ab 2027 gibt es auch hier keine Befreiungsmöglichkeit mehr.

Die elektronische Ablage relevanter Entgeltunterlagen und die digitalen Prüfungsprozesse müssen folglich zusammenspielen. Die Herausforderung liegt häufig nicht in der Lohnabrechnung selbst, sondern in den vorgelagerten Prozessen. Viele prüfungsrelevante Unterlagen entstehen im Recruiting, beim Onboarding, in der Personalbetreuung oder bei der Arbeitszeiterfassung.

Was ist jetzt zu prüfen?

• Welche erforderlichen Unterlagen liegen noch auf Papier, in E-Mail-Postfächern oder auf verschiedenen Laufwerken?
• Sind die erforderlichen Unterlagen vollständig, richtig, lesbar, geordnet, eindeutig zugeordnet und im Prüfungsfall verfügbar?
• Wie werden Unterlagen behandelt, für die besondere Formvorschriften gelten?
• Sind die Verantwortlichkeiten zwischen HR, Payroll und IT eindeutig geregelt?
• Können die für die euBP vorgeschriebenen prüfungsrelevanten Daten aus Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung spätestens ab 2027 ohne Inanspruchnahme einer Befreiung elektronisch übermittelt werden?

Der Countdown läuft

Was genau müssen Unternehmen bis Ende 2026 erledigen? Welche Unterlagen sind betroffen? Welche Anforderungen gelten für Ablage, Formate und Signaturen? Und wo lauern typische Fehler?

Unser Whitepaper für Sie

Die Antworten liefert unser Whitepaper „Betriebsprüfung 2027“ – mit Praxisbeispielen und einer konkreten Checkliste für HR und Payroll. Klicken Sie direkt auf den Link hier unten.