Cyberangriff auf die Payroll – bin ich vorbereitet?

Ein Cyberangriff auf die Lohnabrechnung kann schnell Realität werden, und trifft dann meist völlig unvorbereitet. Besonders gefährdet sind Unternehmen, die mit sensiblen Mitarbeiterdaten arbeiten, externe Dienstleister einbinden oder Daten digital austauschen. Genau hier setzen viele Angreifer an: gezielt, leise und oft unbemerkt.

Unsere Checkliste hilft dabei, die eigene Widerstandsfähigkeit gegenüber digitalen Angriffen zu prüfen und gezielt zu stärken.

Schnell-Test

• Ich verarbeite sensible Mitarbeiterdaten wie Gehaltsangaben, SV-Nummern, Bankverbindungen
• Ich arbeite mit externen Dienstleistern oder nutze eigene Tools/Portale
• Daten werden gelegentlich per Mail oder lokal gespeichert/exportiert

Wenn du hier mindestens zweimal „Ja“ sagen musstest, lies unbedingt weiter.

To-dos zur Cyber-Resilienz für die Payroll

• Sensibilisierung: Alle im Team regelmäßig praxisnah zu Phishing, Fake-Mails, Deepfakes & Co. schulen.
• Zugriffsrechte minimieren - Nur wer Daten wirklich braucht, darf Zugriff erhalten. Keine offenen Admin-Konten.
• Passwortsicherheit erhöhen: Zwei-Faktor-Authentifizierung konsequent nutzen, Passwörter regelmäßig ändern
• Datenflüsse dokumentieren: Wer schickt was wohin und über welche Kanäle? Ungesicherte Mailanhänge vermeiden.
• Externe Tools prüfen: Eigene Upload-Portale oder Drittanbieter regelmäßig auf Schwachstellen analysieren.
• Sicherheitskonzept dokumentieren: Gibt es Richtlinien zum Umgang mit sensiblen Daten? Gibt es ein Berechtigungskonzept?
• Notfallplan festlegen: Wer ist im Ernstfall zuständig? Wer darf Systeme trennen, wer informiert Mandanten, wer dokumentiert?
• Backups absichern: Backups dürfen nicht auf demselben System liegen wie die Originaldaten. Sie sollten von einem externen Server erstellt und verwaltet werden, sonst kann Malware auch die Sicherungen löschen oder manipulieren.
• Vertragspartner absichern: Prüfen, ob Dienstleister dieselben Sicherheitsstandards einhalten (nicht nur AV-Vertrag abschließen!).
• Sicherheits-Audit durchführen lassen: Externe Sichtweise einholen, Angreifer denken auch nicht nach Schema F.

Belege & Nachweise

• Übersicht über alle Benutzerkonten und Rechte
• Nachweis über durchgeführte Schulungen
• Dokumentierter Notfallplan mit Ansprechpartnern
• Backup-Protokolle und Testberichte
• Vertragliche Absicherungen mit Dienstleistern

Prüferblick

Interne Sicherheit interessiert Prüfer zunehmend, besonders nach Vorfällen. Fragen zu Datenflüssen, Portalen oder Zugriffsrechten gehören zum Standard.

An Chef oder Mandanten weitergeben

Keine Selbstsicherheit vortäuschen. Führungskräfte und Mandanten erwarten, dass Verantwortliche vorbereitet sind. Besser ehrlich kommunizieren, wo es Lücken gibt und wie man sie schließt.