Elektronische Entgeltunterlagen werden Pflicht!

Die Betriebsprüfung ist angekündigt, der Prüfer möchte Unterlagen zu einzelnen Mitarbeitern sehen. Bisher wurden dann in vielen Betrieben immer noch Ordner aus dem Schrank geholt. Ab dem 1. Januar 2027 genügt das nicht mehr. Dann müssen alle Arbeitgeber ihre prüfungsrelevanten Entgeltunterlagen elektronisch führen.

Die Schonfrist endet - für jeden Betrieb

Eigentlich gilt die Pflicht zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen bereits seit dem 1. Januar 2022. Bisher konnten sich Arbeitgeber auf Antrag bei der Deutschen Rentenversicherung davon befreien lassen. Diese Befreiung endet am 31. Dezember 2026 ersatzlos.

Die Pflicht betrifft jeden Arbeitgeber, unabhängig von Größe, Branche und Rechtsform. Das ist kein Grund zur Panik, aber ein guter Grund, jetzt zu beginnen.

Um welche Entgeltunterlagen geht es?

Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) nennt die relevanten Dokumente. Dazu gehören:

• der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz
• bei Minijobbern der Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
• bei kurzfristig Beschäftigten die Erklärung über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr
• der Nachweis über Kinder für den Beitrag zur Pflegeversicherung
• Arbeitserlaubnis oder Aufenthaltstitel, soweit erforderlich
• Stundenzettel nach Mindestlohngesetz und Arbeitnehmer-Entsendegesetz
• Bescheide von Krankenkasse oder Rentenversicherung zum Versicherungsstatus

Hinzu kommen zum Beispiel A1-Bescheinigungen bei Auslandseinsätzen oder Immatrikulationsbescheinigungen bei Werkstudenten. Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Abmahnungen oder Urlaubsanträge gehören dagegen nicht dazu.

Beim Arbeitsvertrag lohnt ein genauer Blick. Vorgeschrieben ist der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen, nicht der Vertrag selbst. Da der Vertrag diese Angaben in aller Regel enthält, empfiehlt es sich, ihn digital abzulegen. Dann ist im Zweifel alles beisammen.

Der größte Posten sind in vielen Betrieben die Stundenzettel. Sie müssen überall dort elektronisch vorliegen, wo das Mindestlohngesetz eine Aufzeichnung der Arbeitszeit verlangt: bei allen Minijobbern außerhalb von Privathaushalten und bei Mitarbeitern in Branchen wie Bau, Gastronomie und Hotellerie, Transport und Logistik, Gebäudereinigung oder Sicherheitsgewerbe.

Worauf kommt es beim digitalen Ablegen an?

Zulässig sind PDF-Dateien und gängige Bildformate. Auch ein Handyfoto genügt, wenn das Dokument vollständig und gut lesbar ist.

Jede Unterlage wird als eigene Datei abgelegt. Ein mehrseitiger Vertrag ist eine Unterlage, Vertrag und Immatrikulationsbescheinigung sind zwei. Abgelegte Dokumente dürfen nachträglich nicht verändert werden. Eine neue Fassung, etwa ein Änderungsvertrag, wird als eigenes Dokument ergänzt.

Für einige vom Mitarbeiter unterschriebene Erklärungen gilt eine Sonderregel, etwa für den Befreiungsantrag des Minijobbers von der Rentenversicherung oder die Erklärung zur Pflegezeit. Liegen sie nur auf Papier vor, reicht ein einfacher Scan nicht. Entweder versieht der Arbeitgeber den Scan mit einer elektronischen Signatur, oder er bewahrt zusätzlich das Papieroriginal auf.

Was droht bei fehlenden Unterlagen?

Der Prüfdienst der Rentenversicherung gleicht die Abrechnungsdaten elektronisch ab und fordert gezielt die Unterlagen an, die er zur Klärung braucht. Kann er Versicherungspflicht oder Beitragshöhe nicht feststellen, darf er die Beiträge auf Basis der gesamten gezahlten Löhne festsetzen oder die Entgelte schätzen. Das wird schnell teuer. Hinzu kommen mögliche Bußgelder.

Aufzubewahren sind die Unterlagen sozialversicherungsrechtlich bis zum Ende des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt. Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen gelten daneben.

Wer liefert was?

Abrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen entstehen bei der Lohnabrechnung. Wer diese ausgelagert hat, bekommt sie von einem digital arbeitenden Dienstleister bereits elektronisch.

Die Unterlagen, die im Betrieb entstehen, kann aber nur der Arbeitgeber selbst beisteuern: Verträge, Erklärungen der Mitarbeiter, Bescheinigungen und Stundenzettel. Das gilt auch, wenn ein Dienstleister die Lohnabrechnung macht. Für die elektronische Betriebsprüfung werden zudem Daten aus der Finanzbuchhaltung übermittelt.

So unterstützt LOHN24

Bei LOHN24 sind digitale Unterlagen seit dem Jahr 2000 Alltag. Was bei der Lohnabrechnung unserer Kunden entsteht, liegt in unserem Kundenportal, dem Payroll Management Center (PMC), für jeden Mitarbeiter lückenlos und jederzeit abrufbar bereit. Sozialversicherungsmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen sind chronologisch sortiert, wie es die Beitragsverfahrensverordnung für die elektronische Führung verlangt. Im Prüfungsfall ist jede Unterlage in Sekunden gefunden. 

Für die Unterlagen aus Ihrem Betrieb gibt es im PMC die E-Akte, einen digitalen Tresor für jeden Mitarbeiter. Ein Dokument ist in weniger als einer Minute abgelegt: Mitarbeiter auswählen, E-Akte öffnen, Datei hochladen, Dokumentart und Zeitraum angeben – fertig. Arbeitgeber und Mitarbeiter können die E-Akte gemeinsam nutzen. Vertrauliches liegt damit nicht mehr verteilt in Aktenschrank, E-Mail-Postfach und Netzlaufwerk.

Darüber hinaus sehen Mitarbeiter unter „Meine Mitarbeiterakte“ ihre Abrechnungen und Daten selbst ein und können sie herunterladen. Elektronische Krankmeldungen werden automatisch bei der Krankenkasse abgerufen. Die Buchungsdaten gehen im DATEV-Format ohne Umwege an die jeweilige Steuerkanzlei, damit auch die Buchhaltungsdaten für die Prüfung vollständig vorliegen.

Die Daten unserer Kunden werden nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung in deutschen Rechenzentren verarbeitet, verschlüsselt übertragen und mit einer Anmeldung in zwei Schritten geschützt. Die E-Akte ist für unsere Kunden im PMC inklusive – ohne neues System und ohne Zusatzkosten.

Häufige Fragen

Betrifft die Pflicht zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen auch kleine Betriebe?

Ja. Die Pflicht gilt für jeden Arbeitgeber, auch wenn er nur Minijobber beschäftigt.

Ich habe nie eine Befreiung beantragt. Was bedeutet das?

Dann galt die Pflicht streng genommen schon seit dem 1. Januar 2022. Legen Sie laufende Unterlagen ab sofort digital ab. Wie Sie mit älteren Papierunterlagen umgehen, klären Sie am besten mit Ihrem Lohnabrechnungsdienstleister oder Steuerberater.

Müssen alte Papierunterlagen nachträglich eingescannt werden?

Wenn Ihnen eine Befreiung bewilligt wurde, nicht zwingend. Die Pflicht gilt dann für alles, was ab dem 1. Januar 2027 neu entsteht. Die Papierunterlagen bewahren Sie geordnet weiter auf. Für Mitarbeiter, die noch bei Ihnen arbeiten, lohnt sich das Einscannen trotzdem.

Muss die komplette Personalakte digitalisiert werden?

Nein. Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Abmahnungen, Urlaubsanträge oder Krankmeldungen gehören nicht zu den vorgeschriebenen Unterlagen.

Reicht ein Handyfoto?

Ja, wenn das Dokument vollständig und gut lesbar ist. Bei mehrseitigen Unterlagen ist ein PDF-Scan meist übersichtlicher.

Dürfen mehrere Dokumente in einer Datei stecken?

Nein. Jede Unterlage wird als eigene Datei abgelegt.

Können Mitarbeiter ihre Unterlagen selbst hochladen?

Ja. Die Verordnung sieht das ausdrücklich vor. Im PMC von LOHN24 können Arbeitgeber und Mitarbeiter die E-Akte gemeinsam nutzen.

Wir haben einen Steuerberater. Betrifft uns das trotzdem?

Ja. Die Unterlagen aus dem Betrieb muss jeder Arbeitgeber selbst beisteuern. Führt der Steuerberater die Buchhaltung, sollte er auf die Datenübermittlung für die elektronische Prüfung angesprochen werden.

Kostet die E-Akte bei LOHN24 extra?

Nein. Die E-Akte ist im PMC inklusive.

Kann ich noch vor dem Jahreswechsel zu LOHN24 wechseln?

Ja. Ein Wechsel ist jederzeit möglich, auch im laufenden Jahr. Wir begleiten die Einrichtung persönlich.