Betriebsprüfung - Warum der Aktenordner bald ausgedient hat
Zum 1. Januar 2027 entfällt die bislang mögliche Befreiung von der elektronischen Führung relevanter Entgeltunterlagen. Darauf müssen alle Unternehmen vorbereitet sein.
Manche Stichtage schleichen sich an und sind dann plötzlich da. Der 1. Januar 2027 ist so ein Stichtag, denn ab diesem Tag entfällt die bislang mögliche Befreiung von der elektronischen Führung der erfassten begleitenden Entgeltunterlagen.
Was ändert sich 2027?
Bisher konnten sich Unternehmen auf Antrag davon befreien lassen, ihre Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Die Pflicht selbst gibt es zwar schon seit 2022, aber eben mit Ausstiegsklausel. Genau diese Klausel endet zum 31. Dezember 2026.
Ab dem 1. Januar 2027 gilt folglich die elektronische Führung. Ohne Übergangsfrist, unabhängig von Branche und Größe. Auch Betriebe, die bisher eine Befreiung hatten, müssen ihre Prozesse bis dahin umgestellt haben.
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ist bereits heute ein digitales Prüfungsverfahren. Die gemeldeten Daten werden maschinell abgeglichen, und der Prüfdienst fordert gezielt die Belege an, die eine Auffälligkeit erklären sollen. Wer diese Belege dann erst im Keller oder im E-Mail-Postfach zusammensucht, verhandelt aus der Defensive.
Kein reines IT-Thema
Viele der betroffenen Dokumente entstehen lange, bevor die Lohnabrechnung überhaupt ins Spiel kommt, etwa beim Eintritt einer neuen Kollegin, beim Onboarding oder mitten im laufenden Personalprozess. Sie landen heute oft in Papierakten, Postfächern oder gewachsenen Laufwerksstrukturen.
Damit betrifft das Thema drei Bereiche gleichzeitig: HR, Lohnabrechnung und IT.
Die entscheidenden Fragen sind ganz praktisch: Wo entstehen die Unterlagen?
Wie kommen sie ins System? Liegen sie im Prüfungsfall eindeutig und schnell auf dem Tisch?
Folgen bei Nichtbeachtung
Fehlen erforderliche Unterlagen oder lassen sich beitragspflichtige Arbeitsentgelte anhand der Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß feststellen, kann der Prüfdienst Sachverhalte schätzen und Beiträge nachfordern. Aus einem simplen Formfehler wird so schnell eine echte finanzielle Belastung, und aus einer Routineprüfung ein Kraftakt.
Das muss nicht sein. Der verbleibende Zeitraum reicht gut aus, um sich in Ruhe vorzubereiten. Allerdings empfiehlt sich ein sofortiger Beginn, denn 2027 steht bald vor der Tür.
Und wenn Sie Ihre Lohnabrechnung auslagern?
Ein digital arbeitender Lohndienstleister kann einen wesentlichen Teil der technischen und organisatorischen Anforderungen abdecken. Die Verantwortung für vollständige und rechtzeitig bereitgestellte Unterlagen sowie funktionierende vorgelagerte HR-Prozesse bleibt jedoch beim Arbeitgeber.
Genau dafür ist das Payroll Management Center von LOHN24 gebaut. Als sehr erfahrenes Lohnbüro aus dem Mittelstand für den Mittelstand kennen wir die Realität in kleinen und mittleren Betrieben.
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