Lohnabrechnung für kleine Unternehmen: selbst machen oder auslagern?

Der erste Mitarbeiter: Was sofort zu tun ist

Mit der Einstellung des ersten Mitarbeiters entstehen sofort gesetzliche Pflichten. Viele Gründer unterschätzen, wie viel Bürokratie damit verbunden ist – noch bevor die erste Abrechnung geschrieben wird.

Pflichten vor der ersten Abrechnung

• Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft: Spätestens eine Woche nach Einstellung muss der Arbeitgeber die zuständige Berufsgenossenschaft informieren.
• Betriebsnummer beim DSGV beantragen: Ohne Betriebsnummer können keine Sozialversicherungsmeldungen übermittelt werden.
• Lohnsteueranmeldung beim Finanzamt: Das Finanzamt muss über das Arbeitsverhältnis informiert werden; die Lohnsteuer wird monatlich, quartalsweise oder jährlich angemeldet.
• Sozialversicherungsnachweis: Der Mitarbeiter muss bei der zuständigen Krankenkasse angemeldet werden (Meldung A1).
• Steuerliche Daten einholen: Steuerklasse, Kinderfreibeträge und Kirchensteuermerkmal werden über ELStAM elektronisch abgerufen.

Diese Schritte müssen korrekt und fristgerecht erfolgen. Ein Fehler beim Anmeldezeitpunkt oder ein fehlerhafter Beitragssatz kann Nachzahlungen und Zinsen auslösen. Wer gleichzeitig das operative Geschäft führt, hat für diese Verwaltungsarbeit oft schlicht keine Zeit.

Minijob und Teilzeit: Weniger Komplexität – aber nicht weniger Pflichten

Viele kleine Unternehmen starten mit einem Minijob oder einer Teilzeitkraft, weil der Einstieg einfacher erscheint. Die Abrechnung ist tatsächlich überschaubarer – die Meldepflichten jedoch bleiben vollständig bestehen.

Minijob (geringfügige Beschäftigung)

• Entgeltgrenze: Seit Oktober 2022 liegt die Minijobgrenze bei 538 € monatlich (dynamisch, gekoppelt an den Mindestlohn).
• Pauschalbeiträge des Arbeitgebers: Der Arbeitgeber zahlt pauschal 13 % Rentenversicherung, 13 % Krankenversicherung sowie 2 % pauschale Lohnsteuer – insgesamt rund 28–31 % Abgaben auf das Bruttoentgelt.
• Meldung über die Minijobzentrale: Minijobs werden nicht über die reguläre Krankenkasse, sondern über die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (Minijobzentrale) abgerechnet.
• Aufzeichnungspflichten: Stunden und Entgelt müssen dokumentiert werden; der Mindestlohn gilt auch im Minijob.

Teilzeit (sozialversicherungspflichtig)

• Volle Sozialversicherungspflicht ab einer Beschäftigung oberhalb der Minijobgrenze.
• Lohnsteuer richtet sich nach dem tatsächlichen Monatsentgelt und der Steuerklasse.
• Urlaubsanspruch und Entgeltfortzahlung gelten anteilig.

Auch bei nur einem Minijob entstehen monatliche Meldepflichten. Wer mehrere geringfügig Beschäftigte hat, summiert schnell einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Einen Überblick über die Gesamtkosten je Beschäftigungsform gibt der Ratgeber Lohnabrechnung Kosten und Anbieter im Vergleich.

Geschäftsführerlohn in der GmbH: Sonderfall mit eigenem Regelwerk

Der Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH hat eine besondere lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Stellung. Viele Gründer behandeln ihren eigenen Lohn wie den eines normalen Angestellten – und riskieren damit Fehler, die erst bei der Betriebsprüfung auffallen.

Was beim Geschäftsführerlohn zu beachten ist

• Sozialversicherungspflicht prüfen: Ein beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer (mehr als 50 % Anteile) ist in der Regel sozialversicherungsfrei. Minderheitsgesellschafter können hingegen sozialversicherungspflichtig sein – das ist einzelfallabhängig.
• Angemessenheit des Gehalts: Das Finanzamt prüft, ob das vereinbarte Gehalt einem Fremdvergleich standhält. Ein zu hohes Gehalt kann als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet werden.
• Schriftlicher Anstellungsvertrag Pflicht: Ohne Anstellungsvertrag erkennt das Finanzamt das Gehalt steuerlich nicht an. Änderungen müssen vor ihrer Wirksamkeit im Vertrag niedergelegt werden.
• Gehaltsauszahlung pünktlich und buchhalterisch korrekt: Unregelmäßige oder rückwirkende Zahlungen sind ein klassisches Betriebsprüfungsrisiko.
• Lohnsteueranmeldung: Auch beim Gesellschafter-Geschäftsführer muss der Lohn monatlich der Lohnsteueranmeldung zugeführt werden.

Den Sonderfall des Geschäftsführerlohns im Detail – inklusive steueroptimaler Gestaltung – beschreibt der Ratgeber Lohnabrechnung für GmbH-Geschäftsführer.

Typische Fehler kleiner Unternehmen bei der Lohnabrechnung

Die meisten Fehler in der Lohnabrechnung kleiner Unternehmen entstehen nicht aus Böswilligkeit, sondern aus Unkenntnis oder Zeitmangel. Die Folgekosten – Nachzahlungen, Säumniszuschläge, Bußgelder – sind jedoch real.

Häufige Fehlerquellen

• Falsche Beitragssätze: Krankenkassenbeiträge ändern sich jährlich; wird mit veralteten Werten gerechnet, entstehen Differenzen bei den Sozialversicherungsabgaben.
• Übersehene Meldepflichten: Austritte, Unterbrechungen (Elternzeit, Krankheit über 6 Wochen), Änderungen des Beschäftigungsumfangs müssen fristgerecht gemeldet werden.
• Mindestlohnverstöße: Besonders bei variabler Arbeitszeit oder Akkordlohn wird der Mindestlohn unterschritten, ohne dass es dem Arbeitgeber auffällt.
• Lohnfortzahlung im Krankheitsfall falsch berechnet: Referenzzeitraum und fortzuzahlende Entgeltbestandteile werden häufig falsch ermittelt.
• Fehlende oder falsche Lohnsteuerbescheinigung am Jahresende: Fehler bei der elektronischen Übermittlung führen zu Korrekturbedarf beim Finanzamt des Mitarbeiters.
• Urlaubsabgeltung bei Kündigung nicht abgerechnet: Restlicher Urlaub muss beim Ausscheiden abgegolten werden – oft vergessen und ein häufiger Streitpunkt.

Jeder dieser Fehler lässt sich durch eine professionelle externe Abrechnung systematisch vermeiden. Wie Festpreismodelle dabei helfen, die Kosten planbar zu halten, erklärt der Ratgeber Lohnabrechnung zum Festpreis.

Kosten beim Steuerberater und beim externen Lohnbüro im Vergleich

Kleine Unternehmen beauftragen für die Lohnabrechnung häufig ihren Steuerberater – weil die Beziehung schon besteht und es praktisch erscheint. Das ist oft eine vernünftige Wahl, aber nicht immer die günstigste.

Steuerberater: Typische Preisstruktur

• Grundgebühr je Abrechnung: 10–25 € nach StBVV, abhängig vom Bruttoentgelt.
• Zusatzpositionen: Eintritte, Austritte, Bescheinigungen (Elterngeld, Behörden), Jahresabschlussarbeiten werden separat berechnet.
• Beratungsgespräche: Stundenhonorare von 80–180 € entstehen bei Rückfragen zu Sonderfällen.
• Vorteil: Steuerberater kennen die gesamte Buchführung und können Lohn und Jahresabschluss abstimmen.

Externes Lohnbüro: Typische Preisstruktur

• Festpreis pro Mitarbeiter und Monat: LOHN24 berechnet 13 € pro Mitarbeiter (Baulohn 18 €), vollständig inklusive Meldepflichten, Bescheinigungen und persönlicher Ansprechperson.
• Keine Zusatzgebühren für Ein- und Austritte oder Jahresabschlussarbeiten.
• Volle Spezialisierung auf Lohnrecht – auch bei Branchenbesonderheiten.

Konkrete Kostenbeispiele

Unternehmen mit 3 Mitarbeitern:

• Steuerberater: 3 × 15 € Grundgebühr = 45 € + Zusatzleistungen → realistisch 60–80 € pro Monat.
• LOHN24: 3 × 13 € = 39 € pro Monat – alles inklusive.

Unternehmen mit 5 Mitarbeitern:

• Steuerberater: 5 × 15 € = 75 € + Zusätze → realistisch 100–130 € pro Monat.
• LOHN24: 5 × 13 € = 65 € pro Monat – alles inklusive.

Unternehmen mit 10 Mitarbeitern:

• Steuerberater: 10 × 15 € = 150 € + Zusätze → realistisch 200–280 € pro Monat.
• LOHN24: 10 × 13 € = 130 € pro Monat – alles inklusive.

Diese Zahlen sind Orientierungswerte. Den genauen Vergleich für Ihre Situation ermöglicht der Lohnabrechnung-Kostenrechner. Den ausführlichen Vergleich zwischen Steuerberater und externem Lohnbüro lesen Sie im Ratgeber Steuerberater oder Lohnbüro – was passt besser?.

Selbst machen oder auslagern? Eine einfache Entscheidungslogik

Es gibt keine pauschale Antwort – aber die folgenden Fragen helfen Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Selbst abrechnen kann sinnvoll sein, wenn …

• Sie oder eine Fachkraft in Ihrem Unternehmen Erfahrung im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht hat.
• Sie nur 1–2 gleichartige Abrechnungen pro Monat haben und die Beschäftigungsverhältnisse einfach strukturiert sind.
• Sie bereit sind, sich jährlich über Gesetzesänderungen zu informieren und Ihre Lohnsoftware aktuell zu halten.
• Sie die Kosten für eine geeignete Lohnsoftware (ca. 500–1.500 € pro Jahr) als vertretbar einschätzen.

Auslagern ist sinnvoll, wenn …

• Sie erstmals jemanden einstellen und die Meldeprozesse nicht kennen.
• Sie unterschiedliche Beschäftigungsformen haben (Minijob, Teilzeit, Vollzeit, Geschäftsführer).
• Fehler in der Vergangenheit zu Nachforderungen oder Ärger mit Behörden geführt haben.
• Ihre Zeit als Unternehmer zu wertvoll ist, um sie mit Lohnbürokratie zu verbringen.
• Sie planbare, transparente Kosten ohne Überraschungen bevorzugen.
• Sie wachsen und nicht jede neue Einstellung manuell in ein Lohnsystem einpflegen wollen.

Was spricht weder für noch gegen Auslagern

• Die Unternehmensgröße allein: Auch mit 2 Mitarbeitern kann Auslagern günstiger sein als intern.
• Die Branche: Externe Lohnbüros decken alle Branchen ab – auch Bau, Gastronomie und Pflege.

Den ersten Schritt zum Auslagern machen Sie direkt über Kunde werden. Alle verfügbaren Pakete finden Sie auf der Preisseite.