Elektronische Entgeltunterlagen werden 2027 zur Pflicht für ALLE
Zum 1. Januar 2027 endet die bisherige Befreiungsmöglichkeit von der elektronischen Führung ergänzender Lohnunterlagen. Alle Arbeitgeber müssen bis zu diesem Stichtag die relevanten Dokumente vollständig, geordnet und unverändert digital verfügbar halten. Ansonsten drohen bei der nächsten Betriebsprüfung massiver Ärger und empfindliche Bußgelder.
Zum 1. Januar 2027 endet die bisherige Befreiungsmöglichkeit von der elektronischen Führung ergänzender Lohnunterlagen. Gemeint ist ein gesetzlich bestimmter Bestand an Nachweisen, keine pauschale Pflicht zur Digitalisierung jeder Personalunterlage. Konkret müssen alle Arbeitgeber bis zu diesem Stichtag die relevanten Dokumente vollständig, geordnet und unverändert digital verfügbar halten – und dabei etliche Vorschriften einhalten. Ansonsten drohen bei der nächsten Betriebsprüfung massiver Ärger und empfindliche Bußgelder.
Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) verlangt bereits seit 2022 die elektronische Bereitstellung und Führung bestimmter ergänzender Entgeltunterlagen. Arbeitgeber konnten beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung eine Befreiung beantragen. Diese Möglichkeit ist bis zum 31. Dezember 2026 begrenzt.
Wer eine wirksame Befreiung hat, muss sich spätestens für neue relevante Tatbestände ab Januar 2027 auf die elektronische Führung einstellen. Eine generelle rückwirkende Digitalisierung aller davor zulässig auf Papier geführten Unterlagen folgt daraus nicht. Ohne Befreiung war die elektronische Pflicht bereits bisher zu beachten. Vorhandene Lücken sollten deshalb geordnet mit der zuständigen Stelle aufgearbeitet werden.
Um welche Dokumente geht es?
Zu den relevanten Dokumenten gehören Erklärungen zu weiteren Beschäftigungen, Nachweise zur sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung, bestimmte Minijobanträge und gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeitaufzeichnungen. Auch der Nachweis wesentlicher Arbeitsbedingungen und weitere Dokumente sind relevant.
Vollständigkeit bedeutet, die erforderlichen Nachweise vorschriftsgemäß digital zu führen und Zugriffe auf berechtigte Personen zu begrenzen.
Ein Arbeitsvertrag kann diese Angaben enthalten. Daraus folgt aber keine eigenständige Pflicht, pauschal die gesamte Vertrags- und Personalakte zu digitalisieren.
Wichtige Regeln
Für die Bereitstellung kommen nach den gemeinsamen Grundsätzen insbesondere PDF sowie die Bildformate JPEG, PNG, TIFF und BMP in Betracht. Jede Unterlage muss bei Anforderung separat, vollständig und lesbar vorliegen. Inhaltliche Änderungen müssen ausgeschlossen bzw. nachvollziehbar behandelt werden, neue Fassungen sind als solche aufzubewahren.
Papierunterlagen werden in ein elektronisches Format überführt. Die aktuelle BVV verlangt zugleich die Aufbewahrung der Originaldokumente bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung oder entsprechend weiteren einschlägigen Vorschriften. Ein Scan ist deshalb keine pauschale Freigabe zum Schreddern. Besondere Form- und Nachweisanforderungen bleiben zusätzlich zu beachten.
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FAQ zu elektronischen Entgeltunterlagen
Was ändert sich zum Januar 2027?
Die bis Ende 2026 begrenzte Befreiungsmöglichkeit endet. Bestimmte ergänzende Entgeltunterlagen müssen dann auch von bisher befreiten Arbeitgebern elektronisch geführt werden.
Gilt das auch für sehr kleine Betriebe?
Ja. Für gewerbliche Arbeitgeber gibt es keine allgemeine Ausnahme allein wegen einer geringen Beschäftigtenzahl. Auch ein Betrieb mit nur einem Minijobber kann betroffen sein. Für Beschäftigte in privaten Haushalten gelten besondere gesetzliche Ausnahmen.
Müssen alte Papierbestände vollständig eingescannt werden?
Bei wirksamer Befreiung ist eine rückwirkende Digitalisierung der zuvor rechtmäßig auf Papier geführten Unterlagen nicht generell vorgeschrieben. Ohne Befreiung ist der bisherige Bestand gesondert zu prüfen. Aufbewahrungspflichten bleiben bestehen.
Welche Unterlagen sind gemeint?
Maßgeblich ist insbesondere der Katalog in § 8 Absatz 2 BVV. Dazu gehören etwa relevante Statusnachweise, Erklärungen über weitere Beschäftigungen, bestimmte Minijobanträge und vorgeschriebene Arbeitszeitaufzeichnungen. Die erforderlichen Dokumente hängen vom Beschäftigungsfall ab.
Muss jeder Arbeitsvertrag elektronisch geführt werden?
Der Vertrag ist nicht pauschal als vollständiges Dokument vorgeschrieben. Relevant ist unter anderem der Nachweis wesentlicher Arbeitsbedingungen. Soweit ein Vertrag diesen Nachweis enthält, kann seine digitale Ablage zweckmäßig sein. Besondere Formvorschriften gelten daneben.
Ist die vollständige digitale Personalakte Pflicht?
Nein. Die elektronische Entgeltunterlagenpflicht erfasst bestimmte Nachweise. Sie verlangt nicht automatisch eine digitale Sammlung aller Bewerbungen, Beurteilungen oder Abmahnungen.
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