Die fünf großen Baustellen der Pflege-Abrechnung
1. Pflegemindestlohn statt nur gesetzlicher Mindestlohn
In der Pflege gilt nicht der allgemeine gesetzliche Mindestlohn, sondern ein eigener, höherer [Pflegemindestlohn](https://lohn24.de/glossar/pflegemindestlohn), der per Rechtsverordnung auf Empfehlung der Pflegekommission festgesetzt wird. Er ist nach Qualifikation gestaffelt – Pflegehilfskräfte, qualifizierte Pflegehilfskräfte und Pflegefachkräfte haben jeweils eigene Untergrenzen. Diese Sätze steigen regelmäßig und gelten bundesweit, unabhängig von einer Tarifbindung. In der Abrechnung muss daher für jede einzelne beschäftigte Person die korrekte Qualifikationsstufe hinterlegt und bei jeder Erhöhung sauber nachgezogen werden. Ein veralteter Stundensatz führt direkt zu Mindestlohnverstößen.
2. Tarifbindung: TVöD-P, AVR und das Tariftreue-Gebot
Viele Pflegeeinrichtungen rechnen nach TVöD-P (öffentlicher Dienst, Pflegetabelle) oder nach den AVR der kirchlichen Träger (Caritas, Diakonie) ab. Beide Werke sind deutlich komplexer als der reine Mindestlohn: Eingruppierung, Stufenlaufzeiten, Jahressonderzahlung, Zulagen und tarifliche Zuschläge müssen korrekt umgesetzt werden. Seit der Reform der Pflegevergütung dürfen Pflegekassen Leistungen nur noch mit Einrichtungen vereinbaren, die ihre Beschäftigten mindestens auf Tarifniveau bezahlen – die sogenannte Tariftreue. Die Abrechnung wird damit zum Nachweisinstrument gegenüber den Kostenträgern. Wer hier nicht sauber dokumentiert, gefährdet Refinanzierung und Versorgungsvertrag.
3. SFN-Zuschläge: steuerfrei, aber nur richtig gerechnet
Schicht-, Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit ist in der Pflege die Regel. Die dafür gezahlten [SFN-Zuschläge](https://lohn24.de/glossar/sfn-zuschlaege) können nach § 3b EStG steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben – aber nur innerhalb klar definierter Prozentgrenzen und nur, wenn sie auf einen tatsächlichen Grundlohn bezogen und einzeln dokumentiert werden. Gerade bei wechselnden Dienstplänen, geteilten Diensten und Feiertagen, die auf einen Sonntag fallen, entstehen hier die meisten Fehler. Eine Pflege-spezialisierte Abrechnung trennt sauber zwischen steuerfreiem und steuerpflichtigem Anteil und hält die Nachweise prüfungsfest vor.
4. Bereitschaft, Rufbereitschaft und Springer
Bereitschaftsdienst, Rufbereitschaft und kurzfristig einspringende Aushilfen („Springer", Pools) sind arbeits- und abrechnungsrechtlich jeweils unterschiedlich zu behandeln. Bereitschaftsdienst zählt grundsätzlich als Arbeitszeit und ist mindestlohnpflichtig; Rufbereitschaft wird anders bewertet. Springer aus dem internen Pool oder über [kurzfristige Beschäftigung](https://lohn24.de/glossar/kurzfristige-beschaeftigung) bzw. [geringfügige Beschäftigung](https://lohn24.de/glossar/geringfuegige-beschaeftigung) müssen korrekt gemeldet und auf Statusrisiken geprüft werden.
5. Meldepflichten der Pflegeversicherung
Die [Pflegeversicherung](https://lohn24.de/glossar/pflegeversicherung) hat eigene, regelmäßig geänderte Meldeverfahren – etwa zur Berücksichtigung von Kindern beim Beitragsabschlag und neue Fristen bei der Meldung. Diese Vorgaben ändern sich häufig und müssen monatlich korrekt umgesetzt werden.
So rechnet LOHN24 für Pflegebetriebe ab
LOHN24 ist auf Speziallohn ausgerichtet – Pflege ist einer unserer Schwerpunkte. Konkret bedeutet das:
- Qualifikationsbasierte Mindestlohn-Logik: Jede beschäftigte Person erhält die korrekte Pflegemindestlohn-Stufe; Erhöhungen werden automatisch zum Stichtag eingespielt.
- Tarifabrechnung TVöD-P & AVR: Eingruppierung, Stufen, Jahressonderzahlung und Zulagen werden korrekt umgesetzt – inklusive prüfungsfester Dokumentation für die Kostenträger.
- SFN-optimiert: Steuer- und beitragsfreie Zuschläge werden vollständig ausgeschöpft und sauber von steuerpflichtigen Anteilen getrennt.
- Persönlicher Ansprechpartner: Sie haben feste Kontaktpersonen, die Ihre Dienstplanlogik kennen – keine anonyme Hotline.
- Festpreis ab 13,00 € je Abrechnung: transparent und planbar, ohne versteckte Zusatzkosten.
Welche Pflegebetriebe wir abrechnen
- Ambulante Pflegedienste und Intensivpflege
- Stationäre Pflegeeinrichtungen und Pflegeheime
- Tages- und Kurzzeitpflege
- Betreutes Wohnen und Sozialstationen
- 24-Stunden-Betreuung und Betreuungsdienste
Was die Pflege-Abrechnung von „normaler" Lohnabrechnung unterscheidet
In einem klassischen Industrie- oder Handelsbetrieb folgt die Lohnabrechnung weitgehend einem stabilen Muster: feste Monatsgehälter, gelegentliche Überstunden, ein einheitlicher Mindestlohn. In der Pflege ist nahezu jeder dieser Parameter beweglich. Die Vergütung setzt sich aus einem qualifikationsabhängigen Grundlohn, tariflichen Bestandteilen, steuerfreien und steuerpflichtigen Zuschlägen sowie variablen Einsatzformen (Bereitschaft, Springer, Touren) zusammen. Das bedeutet: Pflege-Abrechnung ist im Kern datengetrieben – sie steht und fällt mit einer sauberen Übernahme der Dienstplan- und Zeiterfassungsdaten. Genau hier setzt die Spezialisierung an: Wer die typischen Datenstrukturen aus Pflegesoftware und Dienstplanung kennt, vermeidet die manuellen Übertragungsfehler, die in vielen Betrieben die Hauptfehlerquelle sind.
Ein zweiter Unterschied ist die Prüfungsrelevanz. Pflege gehört zu den Branchen mit erhöhter Prüfungsaufmerksamkeit – sowohl durch die Deutsche Rentenversicherung als auch durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (Zoll), die die Einhaltung des Pflegemindestlohns kontrolliert. Eine Pflege-Abrechnung muss daher von vornherein so dokumentiert sein, dass sie einer Prüfung standhält: nachvollziehbare Stundennachweise, korrekt zugeordnete Zuschläge, belegbares Tarifniveau.
Der typische Jahreslauf in der Pflege-Abrechnung
Über das Jahr verteilt fallen wiederkehrende Sonderaufgaben an, die in der Pflege besonders ins Gewicht fallen:
- Jahreswechsel: neue SV-Rechengrößen, Beitragssätze und ggf. neue Mindestlohn-/Tarifstufen.
- Mitte des Jahres: häufiger Zeitpunkt für Pflegemindestlohn-Erhöhungen und Tarifanpassungen.
- Laufend: Ein- und Austritte wegen hoher Fluktuation mit DEÜV-Meldungen, anteiligen Sonderzahlungen und Urlaubsabgeltung.
- Monatlich: Beitragsnachweise, Lohnsteueranmeldung, Meldeverfahren der Pflegeversicherung.
Wer diese Termine im eigenen Haus nachhalten muss, bindet erhebliche Verwaltungskapazität – die in der Pflege ohnehin knapp ist. Eine spezialisierte externe Abrechnung nimmt genau diese Last ab und garantiert, dass nichts liegen bleibt.
Datenschutz und Vertraulichkeit
Lohndaten gehören zu den sensibelsten personenbezogenen Daten überhaupt. In der Pflege kommen oft Gesundheits- und Sozialdaten der Beschäftigten hinzu. LOHN24 arbeitet nach den Vorgaben der [Datenschutz](https://lohn24.de/glossar/datenschutz)-Regeln in der Lohnabrechnung: definierte Zugriffsrechte, sichere Datenübertragung und klare Löschkonzepte. So bleibt die Vertraulichkeit gewahrt – auch das ist ein Argument gegen improvisierte Inhouse-Lösungen.
