„Wir wollten unseren Mandanten eine Lösung bieten – nicht ein neues Problem“
Wie eine Freiburger Kanzlei den Fachkräftemangel nutzte, um Prozesse neu zu denken – und mit LOHN24 eine zukunftsfähige Lohnlösung fand
Die Lohnabrechnung ist für viele Steuerkanzleien ein ungeliebtes Muss: aufwendig, fehleranfällig und haftungsträchtig – aber in Mandantenbeziehungen oft unverzichtbar. Die Kanzlei Engler & Blattmann aus Freiburg stand plötzlich vor genau diesem Dilemma: Zwei langjährige Lohnkräfte verließen das Unternehmen und keine neue Fachkraft war für die zuverlässige Betreuung von rund 400 Löhnen in Sicht. Die Kanzlei entschied sich für einen klaren Schnitt – und eine Partnerschaft mit LOHN24. Im Interview berichtet Mitinhaber Franz-Georg Blattmann, wie die Umstellung ablief, was sie verändert hat und warum er diesen Schritt empfehlen kann.
Herr Blattmann, das Thema Lohnabrechnung ist für viele Steuerkanzleien ein heikles Feld – wie war das bei Ihnen?
Tatsächlich war die Lohnabrechnung lange Jahre fester Bestandteil unserer internen Prozesse. Wir hatten zwei Mitarbeiter, die das sehr zuverlässig betreut haben. Der eine war über zwölf Jahre bei uns – wir hatten ihn eigentlich schon als langfristige Nachfolge für das Thema Lohn vorgesehen. Als er dann überraschend zu einem befreundeten Steuerberater gewechselt ist und eine zweite Kraft in Altersteilzeit ging, standen wir plötzlich vor einer echten Herausforderung.
Das heißt, der Bruch kam abrupt – und Sie mussten schnell handeln?
Ganz genau. Plötzlich war klar: Wir können den Bereich intern nicht mehr abdecken, zumindest nicht auf dem Niveau, das wir uns für unsere Mandanten wünschen. In einer Situation, in der qualifiziertes Personal extrem schwer zu finden ist – besonders hier in Freiburg – war das keine kurzfristig lösbare Aufgabe.
Wie sind Sie dann auf LOHN24 aufmerksam geworden?
Durch Internetrecherche. Ich habe gezielt nach professionellen Dienstleistern für Lohnabrechnung gesucht, die auf Steuerberaterkooperationen spezialisiert sind. Ich wollte keine Standardlösung, sondern einen verlässlichen Partner auf Augenhöhe. Und so bin ich auf LOHN24 gestoßen.
Wie lief die erste Kontaktaufnahme?
Sehr konstruktiv. Es war schnell spürbar, dass da jemand mitdenkt. Ich hatte das Gefühl: Da sind Profis am Werk, die die besondere Situation von Steuerkanzleien kennen – insbesondere den Wunsch, dem Mandanten ein Rundum-sorglos-Paket zu bieten, ohne sich in operativen Details zu verlieren.
Wie schnell konnten Sie mit der Umstellung beginnen?
Ziemlich schnell. Wir haben im Oktober 2024 den Kontakt aufgenommen, und noch im Dezember begannen wir mit der Übertragung der Lohnmandate. Idealerweise hätten wir bis Januar alles umgestellt. Realistisch waren es dann eher zwei, drei Monate, weil natürlich jeder Mandant individuell abgeholt werden musste. Die Übergangsphase war intensiv, auch emotional.
Inwiefern emotional?
Nun, für viele Mandanten ist Lohn ein sensibles Thema. Sie vertrauen darauf, dass alles korrekt und pünktlich läuft und sie erwarten klare Ansprechpartner. Wenn Sie dann sagen: „Wir machen das künftig nicht mehr selbst, sondern unser Partner LOHN24 übernimmt“, müssen Sie das sehr sauber kommunizieren. Wir haben uns entschieden, das offen und ehrlich zu tun. Manche Kanzleien outsourcen stillschweigend, wir wollten transparent sein.
Gab es Rückfragen oder Widerstand?
Natürlich. Manche Mandanten fragten: „Warum macht ihr das nicht mehr?“ oder „Kenne ich dann überhaupt noch jemanden dort?“. Aber mit klaren Erklärungen und durch die begleitende Kommunikation von LOHN24 hat sich das gut eingespielt. Wichtig war uns: Die Mandanten sollten nicht das Gefühl haben, im Stich gelassen zu werden.
Wie haben Sie das intern organisiert? Welche Rolle hatten Sie als Kanzlei während der Übergabe?
Wir haben als Bindeglied fungiert, organisatorisch, kommunikativ, auch fachlich in der Übergabephase. Unser ehemaliger Mitarbeiter war bis Februar noch da und hat wertvolle Arbeit geleistet, um das Wissen zu übergeben. Gleichzeitig haben wir mit LOHN24 ein strukturiertes Übergabesystem entwickelt: Mandanten wurden festen Teams zugeordnet, Ticketsysteme eingeführt, Kommunikationswege etabliert.
Wie viele Lohnabrechnungen haben Sie ungefähr übergeben?
Zwischen 300 und 400 Abrechnungen, vor allem aus der Gastronomie und dem Handwerk sowie Freiberufler, einige anspruchsvollere Konstellationen mit Zuschlägen und Sonderregelungen. Baulöhne hatten wir übrigens nie inhouse, das haben wir immer schon extern gemacht.
Gab es Stolpersteine bei der technischen oder kulturellen Umstellung?
Der größte Unterschied war sicherlich das Arbeiten mit dem Ticketsystem. Viele Mandanten waren es gewohnt, einfach kurz anzurufen. Jetzt müssen Anfragen schriftlich eingereicht werden. Das ist aus Sicht von Nachvollziehbarkeit und Qualität absolut sinnvoll, bedeutet aber eine Umstellung. Gleichzeitig hat sich gezeigt, dass die schriftliche Dokumentation die Qualität erhöht und auch für uns als Kanzlei wichtiger Abläufe nachvollziehbar macht.
Wie eng sind Sie heute noch in das Thema Lohn eingebunden?
Operativ gar nicht mehr. Fachlich punktuell, wenn Mandanten Rückfragen haben oder eine zweite Meinung wünschen. Wir haben vollen Zugriff auf alle Tickets und Dokumente bei LOHN24, können also alles nachverfolgen. Das ist ein echter Vorteil: Wir sind informiert, aber nicht belastet.
Wie würden Sie heute die Zusammenarbeit bewerten?
Positiv. Ich habe das Gefühl, dass unsere Mandanten gut aufgehoben sind. Die Kommunikation ist strukturiert, der Zugang zu Daten ist klar, die Rollen sind sauber verteilt. Es gibt immer jemanden, den ich als Teamleiter bei LOHN24 ansprechen kann, wenn es hakt. Das macht viel aus.
Und wenn es zu Prüfungen kommt?
Auch das übernimmt LOHN24, sowohl bei Betriebsprüfungen als auch bei Sozialversicherungsprüfungen. Natürlich liefern wir zu, wenn etwa Buchhaltungsdaten gebraucht werden. Aber was Lohn betrifft, liegt die Verantwortung bei LOHN24. Und ja, das bedeutet auch eine klare Haftungsübertragung. Das ist für uns als Kanzlei sehr beruhigend.
Stichwort Digitalisierung: Wie wichtig ist das Thema für Ihre Kanzlei insgesamt?
Sehr wichtig. Aber auch herausfordernd. Digitalisierung gelingt nicht allein in der Kanzlei, der Mandant muss mitziehen. Wir erleben da ein breites Spektrum: Manche Mandanten sind komplett digital unterwegs, andere brauchen mehr Begleitung. Unser Ziel ist, Prozesse zu vereinfachen und Mitarbeiter von Routinetätigkeiten zu entlasten – etwa durch Automatisierung in der Buchhaltung. Das betrifft den Lohn zwar weniger, aber auch dort ist die strukturierte digitale Übergabe der Schlüssel zur Effizienz.
Welche Wege nutzen Ihre Mandanten heute zur Übermittlung lohnrelevanter Daten?
Ganz unterschiedlich. Einige nutzen digitale Tools, andere senden Mails oder nutzen Uploads. Es gibt aber immer noch Mandanten, die anrufen. Der Vorteil digitaler Systeme ist eben die Nachvollziehbarkeit. Wer was wann gesagt oder geschickt hat, ist dokumentiert. Und genau das fordern ja auch Prüfer.
Sie hatten erwähnt, dass Sie die Zusammenarbeit mit LOHN24 in drei Worten zusammenfassen könnten …
Ich würde sagen:
1. Verlässlichkeit. Ich weiß, dass sich jemand kümmert.
2. Transparenz. Alle Beteiligten haben Zugriff auf die relevanten Informationen.
3. Entlastung. Wir können uns auf unsere Kernkompetenzen konzentrieren.
Abschließend ein Blick auf Ihre Kanzlei: Wie lange gibt es Sie, wie sind Sie aufgestellt?
Die Kanzlei Engler & Blattmann gibt es seit fast 30 Jahren. Wir sitzen zentral in Freiburg und haben derzeit 12 feste Mitarbeiter. Wir betreuen ein breites Mandantenspektrum, von Gastronomen über Architekten bis zu Zahnärzten und Start-ups. Die meisten unserer Mandanten sind regional verankert, aber einige wenige sitzen auch bundesweit. Uns zeichnet vor allem eines aus: Wir arbeiten persönlich, mit hoher Verbindlichkeit – und sind offen für moderne Wege.
Herr Blattmann, vielen Dank für dieses ausführliche Gespräch. Es ist spannend zu sehen, wie sich eine moderne Steuerkanzlei heute aufstellt – und was gute Partnerschaft im Lohnbereich ausmacht.
Gern geschehen. Es freut mich, wenn unsere Erfahrungen hilfreich für andere Kanzleien sind, die sich mit ähnlichen Überlegungen tragen.
Kanzlei-Steckbrief: Engler & Blattmann, Freiburg
Gründung: 1995 Standort: Hildastraße 25, 79102 Freiburg Inhaber: Franz-Georg Blattmann (Rechtsanwalt) und Wolfgang Engler (Steuerberater) Mitarbeiter: 12 Schwerpunkte: Steuerberatung, Rechtsberatung, betriebswirtschaftliche Beratung Mandantenstruktur: Regionale Unternehmen (Gastronomie, Handwerk, Freie Berufe), Start-ups, Privatpersonen Besonderheit: Persönliche Beratung mit hoher Verbindlichkeit und wachsender Digitalisierung Webseite: www.engler-blattmann.de
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