Ab dem 1. Januar 2026 entfällt für privat krankenversicherte  Beschäftigte die Papierbescheinigung zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung. Stattdessen melden die Versicherer die relevanten Beitragshöhen direkt an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Arbeitgeber erhalten diese Angaben automatisch über die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM). Die Neuerung betrifft alle Beschäftigten mit privater Krankenversicherung. Künftig werden zwei Informationen elektronisch bereitgestellt: die Höhe des steuerfreien Arbeitgeberzuschusses und die Beitragshöhe, die zur Berechnung der Vorsorgepauschale herangezogen wird. Die bisherige Mindestvorsorgepauschale von bis zu 1.900 Euro entfällt, berücksichtigt werden nur noch die tatsächlich gemeldeten PKV-Daten. Fehlen diese Werte, entfällt auch der Steuervorteil. Das kann das Netto deutlich reduzieren, insbesondere in sensiblen Steuerklassen. Ein typisches Beispiel: Ein Ehepartner in Steuerklasse V, der bei der versicherten Person mitgeführt wird, erhält ab 2026 keine Entlastung mehr, da keine eigenen PKV-Daten gemeldet werden.

Auswirkungen trotz ausgelagerter Payroll

Auch wenn die Lohnabrechnung extern erstellt wird, sind Unternehmen für die vollständige Datenübermittlung verantwortlich. Ohne die elektronisch vorliegenden PKV-Werte kann das Payroll-System keinen korrekten Steuerabzug berechnen. Das macht klare Abstimmungen zwischen interner Personalabteilung, Beschäftigten und Abrechnungsdienstleister erforderlich. Besonders bei Steuerklassen V oder VI, bei mitversicherten Personen ohne eigenes Versicherungsverhältnis und bei Widersprüchen gegen die Datenübermittlung ist erhöhte Aufmerksamkeit geboten.

Handlungsbedarf bis Ende 2025

Unternehmen sollten sicherstellen, dass die ELStAM-Anbindung rechtzeitig auf den neuen Datenstandard vorbereitet ist. Beschäftigte mit privater Krankenversicherung müssen frühzeitig informiert werden – nicht nur über den Ablauf, sondern auch über mögliche Nettoauswirkungen. Gleichzeitig ist es sinnvoll, interne Prozesse so zu gestalten, dass Änderungen oder Widersprüche zur Datenübermittlung schnell erkannt und geklärt werden. Die Übergangsphase, in der Ersatzbescheinigungen noch zugelassen sind, gilt nur begrenzt für die Jahre 2026 und 2027.

Weniger Papier, mehr Verantwortung

Der digitale Datenaustausch reduziert den Verwaltungsaufwand, verlangt aber gut vorbereitete Systeme und klare Kommunikationswege. Wer frühzeitig handelt, sorgt für reibungslose Abrechnungen, vermeidet steuerliche Nachteile für Beschäftigte und schafft Transparenz im gesamten Prozess.

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