Phantomlohn – das reale Gespenst

Der Phantomlohn zählt zu den größten Risiken in der Lohnabrechnung. Er taucht in keiner Überweisung auf, steht auf keinem Kontoauszug und wird trotzdem teuer. Phantomlohn wird in der täglichen Praxis gern übersehen, bis die Betriebsprüfung vor der Tür steht. Dann geht es plötzlich um Nachzahlungen, Säumniszuschläge und die Frage, warum Beiträge fällig werden, obwohl kein Cent geflossen ist. Doch was ist der Phantomlohn eigentlich und was sollte man über ihn wissen? Dieser Beitrag gibt die Antworten.

Was ist Phantomlohn?

Phantomlohn (oder Fiktivlohn) entsteht, wenn ein Mitarbeiter Anspruch auf ein höheres Entgelt hat, als tatsächlich ausgezahlt wurde. Beispiele gefällig? Unterschreitung des Mindestlohns, fehlende Zuschläge bei der Entgeltfortzahlung im Falle von Krankheit oder Urlaub, keine schriftliche Arbeitszeitregelung bei Abrufarbeit. In diesen und weiteren Fällen genügt der reine Vergütungsanspruch, um eine Sozialversicherungspflicht (SV-Pflicht) auszulösen. Aus Sicht der SV ist es nicht entscheidend, ob tatsächlich Lohn geflossen ist.

Hinweis: Phantomlohn entsteht nur bei laufenden Lohnbestandteilen, nicht bei Einmalzahlungen.

Die fünf häufigsten Ursachen

1. Mindestlohn unterschritten: Seit 2026 gilt ein Mindestlohn von 13,90 Euro. Zahlen Unternehmen weniger, so schulden sie die Beiträge auf die Differenz.
2. Fehlerhafte Entgeltfortzahlung: Zuschläge (z. B. für Nachtarbeit) müssen im Krankheitsfall brutto fortgezahlt und verbeitragt werden, sonst entsteht Phantomlohn.
3. Arbeit auf Abruf ohne Stundenregelung: Fehlt eine schriftliche Arbeitszeitvereinbarung, gelten gesetzlich 20 Stunden pro Woche, auch bei weniger tatsächlicher Arbeit.
4. Verstöße gegen Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen: Auch bei stillschweigender Duldung durch den Beschäftigten zählt das tariflich geschuldete Entgelt.
5. Nicht abgegoltener Urlaub bei Minijobbern: Gesetzlicher Anspruch auf Urlaub gilt auch bei geringfügiger Beschäftigung. Wird er nicht genommen oder abgegolten, entsteht Phantomlohn.

Was kostet Phantomlohn?

Die finanziellen Folgen werden häufig unterschätzt. Bereits 200 Euro Phantomlohn pro Monat summieren sich bei vier Jahren Verjährung auf rund 3.840 Euro Sozialversicherungsbeiträge. Bei mehreren Mitarbeitern steigt das Risiko entsprechend.

Bei vorsätzlicher Unterschreitung verlängert sich die Verjährungsfrist auf bis zu 30 Jahre. Arbeitgeber haften zudem für beide Beitragsanteile, also auch für den Arbeitnehmeranteil - meist ohne realistische Regressmöglichkeit.

Hinzu kommen Säumniszuschläge, erheblicher Prüfungsaufwand und weiteres. Ein vermeintlich kleiner Abrechnungsfehler kann damit schnell zum echten Haftungsfall werden.

Phantomlohn vermeiden

• Verträge prüfen: Arbeitszeit bei Abrufarbeit schriftlich fixieren, Stundenlöhne regelmäßig mit Mindestlohn und Tarifstandards abgleichen
• Minijobs kontrollieren: 603-Euro-Grenze (2026) exakt beachten, Stunden entsprechend anpassen
• Entgeltfortzahlung korrekt berechnen: Zuschläge einbeziehen, Durchschnittslohn berechnen lassen
• Urlaub gewähren oder abgelten: Dokumentation ist Pflicht, auch bei Aushilfen

Phantomlohn ist kein Gespenst

Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung kann Phantomlohn teuer werden, selbst wenn keine böse Absicht im Spiel war. Die Mechanismen sind klar, die Risiken identifizierbar. Doch das Phantom lässt sich bändigen, wenn beispielsweise Arbeitsverträge präzise gestaltet, der Mindestlohn konsequent angewendet und die Entgeltfortzahlungen korrekt berechnet werden. Und wer frühzeitig externe Payroll-Expertise einbindet, spart oft mehr als nur Geld.

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FAQs zu Phantomlohn

Was ist Phantomlohn? Phantomlohn ist Lohn, auf den ein Anspruch besteht, der aber nicht ausgezahlt wurde – trotzdem müssen Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden.

Wann entsteht Phantomlohn? Wenn der Arbeitgeber gesetzlichen, tariflichen oder vertraglichen Entgeltpflichten nicht vollständig nachkommt – z. B. durch zu niedrige Stundenlöhne oder fehlende Zuschläge.

Wie kann ich Phantomlohn vermeiden? Durch klare Arbeitsverträge, Mindestlohn-Checks, schriftliche Arbeitszeitvereinbarungen, korrekte Entgeltfortzahlung und Urlaubsausgleich.

Was passiert bei Phantomlohn in einer Betriebsprüfung? Die Deutsche Rentenversicherung fordert Beiträge nach – bis zu 30 Jahre rückwirkend bei Vorsatz. Arbeitgeber haften in vollem Umfang.

Wie hilft LOHN24?

Durch Lohn-Checks, rechtssichere Abrechnungen, digitale Schnittstellen und Beratung – besonders bei Minijobs und Abrufarbeit. 

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