Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Unternehmen nicht nur zum Schutz, sondern auch zur rechtzeitigen Löschung personenbezogener Daten. In der Praxis führt das häufig zu Unsicherheiten: Was muss wie lange aufbewahrt werden? Und was bedeutet rechtssicheres Löschen im digitalen System?  Gerade in der Personalabteilung werden Daten oft zu lange gespeichert, aus Unsicherheit oder „für alle Fälle“. Das kann teuer werden. Nur wer klare Prozesse definiert, handelt revisionssicher und senkt das Risiko von Bußgeldern.

Was gelöscht werden muss – und wann

Ein gutes Löschkonzept unterscheidet zwischen verschiedenen Datenarten und Rechtsgrundlagen. Beispiele: ·       Bewerbungsunterlagen: 6 Monate (Schutz vor Diskriminierungsklagen) ·       Arbeitsverträge und Entgeltunterlagen: 6 bis 10 Jahre (nach Abgabenordnung, Einkommensteuergesetz) ·       Urlaubslisten, Abmahnungen: 2 bis 3 Jahre ·       Sozialversicherungsnachweise: 10 Jahre ·       Rentenrelevante Unterlagen: 30 Jahre oder dauerhaft Wichtig: Nach Ablauf der Frist muss gelöscht werden, eine Aufbewahrung ohne Rechtsgrund ist unzulässig. Das gilt auch für Sicherungskopien oder alte Datenbankeinträge. Technisch heißt das: Daten sicher überschreiben, nicht nur „deaktivieren“. Auch Papierunterlagen müssen vernichtet werden – durch zertifizierte Aktenvernichtung, nicht per Hausmüll.

Löschkonzepte schaffen Sicherheit

Ein strukturiertes Löschkonzept ist keine Option, sondern gesetzliche Pflicht. Unternehmen müssen klar festlegen, wer wann was löschen darf und muss. Das gilt auch für die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern. LOHN24 unterstützt bei der Umsetzung von Löschfristen in digitalen Abrechnungssystemen und liefert auf Wunsch revisionssichere Nachweise. Die Entscheidung, welche Daten wann gelöscht werden dürfen, liegt jedoch immer beim Auftraggeber. Nur wer hier sauber arbeitet, ist im Falle einer Prüfung auf der sicheren Seite.

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