Neue Pflichtprüfung bei SEPA-Zahlungen: Handlungsbedarf für Unternehmen ab 9. Oktober

Ab dem 9. Oktober 2025 gilt mit der Verification of Payee (VoP) eine verpflichtende Namensprüfung bei SEPA-Überweisungen. Ziel ist es, Fehlüberweisungen zu vermeiden. Für Unternehmen bringt dies direkte Auswirkungen auf Gehaltszahlungen mit sich, denn bereits geringste Abweichungen in den Empfängerdaten können Zahlungen verzögern. Wer jedoch frühzeitig geeignete Maßnahmen ergreift, kann reibungslose Abläufe sicherstellen und Probleme verhindern. 

Was bedeutet VoP konkret?

Mit der Einführung der VoP-Prüfung wird bei jeder SEPA-Überweisung automatisch geprüft, ob Empfängername und IBAN zusammenpassen. Das betrifft sämtliche Überweisungen im EU- und EWR-Raum. Die Rückmeldung erfolgt über ein Ampelsystem: 

·       Grün: Name und IBAN stimmen exakt überein

·       Gelb: Leichte Abweichungen (z. B. Tippfehler, unterschiedliche Schreibweisen)

·       Rot: Kein erkennbarer Zusammenhang zwischen Name und IBAN

 Zwar können Zahlungen trotz Warnung weiterhin ausgeführt werden, doch die Haftung liegt ab sofort beim Absender. Für Unternehmen bedeutet das: jede Unschärfe in Empfängerdaten kann zu echten Problemen führen.

Auswirkungen auf die Lohnabrechnung

Gerade in der Lohnabrechnung ist Präzision entscheidend:

Gehaltszahlungen

Ein abweichender Name kann zu einem „No Match“ führen und damit zu Verzögerungen oder Rückläufern.

Sozialversicherungsträger

Die offizielle Kassenbezeichnung muss exakt stimmen, sonst drohen Warnungen.

Finanzamt

Abweichende Empfängerdaten können steuerliche Konsequenzen wie Säumniszuschläge nach sich ziehen.

Betriebliche Leistungen

Unklare Empfänger verhindern Bonus-, Prämien- oder VL-Auszahlungen.

Was Unternehmen tun sollten

Um auch ab Oktober 2025 reibungslos zahlen zu können, sollten Unternehmen folgende Schritte vorbereiten:

Zahlungsvorlagen aktualisieren

Alle Empfängerdaten in Payroll-, ERP- und Banking-Systemen systematisch prüfen und bereinigen.

Einheitliche Namenskonventionen festlegen

Klare interne Regeln zur Schreibweise von Namen und Firmenbezeichnungen schaffen.

Sozialversicherungsträger und Behörden priorisieren

Exakte und aktuelle Daten für Kassen, Finanzämter und andere öffentliche Stellen hinterlegen.

Sammelüberweisungen prüfen

Auch wenn VoP hier vorerst optional ist, sollten klare Prozesse definiert sein.

Warnmeldungen dokumentieren und analysieren

Jede gelbe oder rote Rückmeldung ernst nehmen – auch zur Haftungsvermeidung.

Mehr Sicherheit und mehr Verantwortung

Mit der VoP-Pflicht steigt die Sicherheit im Zahlungsverkehr, allerdings auf Kosten der Toleranz gegenüber Ungenauigkeiten. Für Unternehmen heißt das: Payroll- und Finanzprozesse müssen bis Oktober 2025 VoP-konform sein. Wer jetzt die Datenqualität sichert und die Prozesse anpasst, schützt sich vor Verzögerungen, Haftungsrisiken und unnötigem Aufwand.

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