Lohnabrechnung in der Pflege

Rechtssicher und effizient abrechnen 

Die Lohnabrechnung im Pflegesektor gehört zu den fehleranfälligsten Bereichen im Personalmanagement. Neben gesetzlichen Vorgaben sorgen Schichtarbeit, internationale Fachkräfte, hohe Fluktuation und steigende Prüfdichte für ständige Unsicherheiten. Besonders bei steuerfreien Zuschlägen (SFN) drohen teure Nachforderungen, wenn die Grundsätze nicht eingehalten werden.

Zeitzuschläge in der Pflege

• Nachtarbeit (20:00–06:00 Uhr): bis 25 % – zwischen 0:00 und 4:00 Uhr bis 40 %
• Sonntagsarbeit: bis 50 %
• Feiertagsarbeit: bis 125 %
• Arbeit am 24., 25., 26.12. und 1.5.: bis 150 %
• 31.12. ab 14:00 Uhr: bis 125 %

Die Krux: Es gelten strikte Grenzen bei Lohnhöhe, Zuschlagsgrundlage und Nachweisführung.

Der Bruttogrundsatz: Wo Fehler teuer werden

Zuschläge sind nur bis zu bestimmten Grundlohn-Grenzen steuer- und sozialversicherungsfrei. Eine Steuerfreiheit gilt nur bis zu einem Grundlohn von 50 €/h,** eine Sozialversicherungsfreiheit lediglich bis 25 €/h. Überschreiten die gezahlten Löhne diese Grenzen, ist der übersteigende Anteil des Zuschlags steuer- oder beitragspflichtig. 

In der Praxis wird diese Differenzierung oft nicht konsequent berücksichtigt. Wird dies bei einer Betriebsprüfung aufgedeckt, drohen empfindliche Nachforderungen, insbesondere in Branchen mit Zuschlägen und wechselnden Arbeitszeiten. Fehlerhafte oder pauschale Zuschlagsberechnungen führen regelmäßig zu Nachzahlungen im fünfstelligen Bereich. Umso wichtiger ist eine exakte, gesetzeskonforme Umsetzung bereits im laufenden Abrechnungsprozess.

Weitere Anforderungen 

Damit Zuschläge steuer- und beitragsfrei bleiben, müssen sie bestimmten Vorgaben entsprechen. Sie dürfen nur dann privilegiert behandelt werden, wenn sie zusätzlich zum Grundlohn gezahlt und in der Abrechnung eindeutig separat ausgewiesen sind. Außerdem sind ausschließlich tatsächlich geleistete Stunden zuschlagsfähig, Zeiten von Urlaub oder Krankheit zählen nicht dazu. Kommt es zu Überschneidungen, etwa bei Sonn- und Feiertagen, darf der Zuschlag nicht doppelt berechnet werden; es gilt stets nur der jeweils höhere Satz.

Gerade bei manuellen Berechnungen oder Abrechnungen in Excel sind diese Details kaum durchgängig korrekt abzubilden. Die Folge sind häufige Fehlerquellen, die in Betriebsprüfungen zu empfindlichen Nachforderungen führen können.

Wege zur sicheren Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung in Pflegeeinrichtungen erfordert nicht nur fundiertes Fachwissen, sondern auch eine konsequent strukturierte Umsetzung. Tarifliche Besonderheiten, gesetzlich definierte Zuschlagsregelungen und komplexe Arbeitszeitmodelle machen die Pflege zu einem besonders anspruchsvollen Abrechnungsumfeld.

Um steuer- und beitragsfreie Zuschläge korrekt zu berücksichtigen, müssen Stundenaufzeichnungen präzise erfasst und systemgestützt ausgewertet werden. Entscheidend ist, dass Zuschläge ausschließlich für tatsächlich geleistete Arbeit berechnet und klar vom Grundlohn abgegrenzt werden. Auch Sonderfälle wie Feiertage, die auf Sonntage fallen, erfordern eine saubere Anwendung der jeweils höheren, aber niemals doppelten Sätze.

Besonders wichtig ist die vollständige Dokumentation: Jede Zuschlagsposition muss im Fall einer Prüfung nachvollziehbar belegt sein, inklusive der korrekten steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Behandlung. Fehler bei der Trennung dieser Bereiche zählen zu den häufigsten Prüfungsrisiken im Pflegesektor.

Wen Pflegeeinrichtungen diese Komplexität nicht allein bewältigen wollen, können sie durch ein spezialisiertes Outsourcing eine rechtssichere und ressourcenschonende Lösung finden.

Jetzt prüfen: Werden Zuschläge in Ihrer Abrechnung korrekt behandelt? LOHN24 zeigt Ihnen den Weg zur fehlerfreien Pflegeabrechnung.

FAQ: Lohnabrechnung in der Pflege

Was sind SFN-Zuschläge? SFN steht für Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge, steuerlich begünstigte Lohnbestandteile nach § 3b EStG.

Was ist der Bruttogrundsatz? Zuschläge sind nur steuer- bzw. beitragsfrei, wenn sie auf einem Grundlohn von maximal 50 €/h (Steuer) bzw. 25 €/h (Sozialversicherung) basieren.

Welche Stunden gelten als zuschlagsfähig? Nur tatsächlich geleistete Arbeitsstunden, Zuschläge bei Krankheit, Urlaub oder Mutterschutz sind nicht steuerfrei.

Können Sonntag und Feiertag gleichzeitig berücksichtigt werden? Nein. Es gilt immer nur der jeweils höhere Zuschlag, nicht die Summe beider.

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