Krankheit im Betrieb - wann zahlt der Arbeitgeber?

Sechs Wochen Entgeltfortzahlung, jeder Arbeitgeber kennt es – und das kann teuer werden. Doch kleinere Betriebe können sich einen erheblichen Teil davon erstatten lassen. 

Der Grundsatz

Jeder Arbeitnehmer hat sechs Wochen Anspruch auf Entgeltfortzahlung bei Krankheit. Das gilt unabhängig von Arbeitszeit und Beschäftigungsart, also auch für Teilzeitkräfte, Minijobber und Auszubildende.  Eine Ausnahme gibt es nur bei neuen Mitarbeitern, für welche der Anspruch auf Entgeltfortzahlung erst nach genau vier Wochen Betriebszugehörigkeit entsteht. Wer vorher erkrankt, hat in der Regel Anspruch auf Krankengeld gegenüber der Krankenkasse.

Mehrfacherkrankungen: die häufigste Fehlerquelle

Bei derselben Grunderkrankung besteht der Entgeltfortzahlungsanspruch grundsätzlich insgesamt nur für maximal sechs Wochen. Erkrankt ein Mitarbeiter mehrfach an derselben Erkrankung, werden die Fehlzeiten zusammengezählt, bis die 42 Tage aufgebraucht sind.

Wann beginnt der Anspruch neu?

Es gibt genau zwei Situationen, in denen der Sechs-Wochen-Anspruch wieder von vorne beginnt:

Situation 1: Sechs Monate beschwerdefrei

Der Mitarbeiter hat nach der letzten Krankschreibung mindestens sechs Monate lang nicht wegen derselben Erkrankung gefehlt.

Situation 2: Zwölf Monate seit der ersten Erkrankung

Seit dem allerersten Auftreten dieser Erkrankung sind mindestens zwölf Monate vergangen, auch wenn Situation 1 nicht erfüllt ist.

Praxisbeispiel zu Situation 2

Ein Mitarbeiter erkrankt erstmals am 1. Februar 2024 an Rückenproblemen und verbraucht bis Oktober 2024 seine sechs Wochen. Im März 2025 erkrankt er erneut an denselben Rückenproblemen. Seit der letzten Krankschreibung sind erst fünf Monate vergangen, Situation 1 greift also nicht. Aber: Seit dem allerersten Auftreten im Februar 2024 sind inzwischen mehr als zwölf Monate vergangen. Der Sechs-Wochen-Anspruch beginnt neu.

Wer nur die Sechs-Monats-Regel kennt, hört hier zu früh auf zu zahlen.

Was gilt bei einer völlig neuen Erkrankung?

Jede neue, andere Erkrankung begründet immer einen eigenen neuen Sechs-Wochen-Anspruch. Erkrankt jemand während einer laufenden Krankschreibung zusätzlich an etwas anderem, verlängert das die Fortzahlungspflicht allerdings nicht.

Übergang zum Krankengeld

Während des Krankengeldbezugs besteht das Arbeitsverhältnis grundsätzlich weiter, die Entgeltfortzahlungspflicht des Arbeitgebers endet jedoch. Für laufendes Arbeitsentgelt fallen grundsätzlich keine regulären Sozialversicherungsbeiträge mehr an. Anders als in der Lohnsteuer entsteht in der Sozialversicherung ein Teilmonat mit anteiligen Beitragsbemessungsgrenzen.

Die U1-Umlage

Betriebe mit bis zu 30 Beschäftigten sind verpflichtend in der U1-Umlage. Die Krankenkassen erstatten je nach Tarif 60, 70 oder 80 Prozent der gezahlten Entgeltfortzahlung zurück.

Die 30-Mitarbeiter-Grenze wird auf Basis des Vorjahres ermittelt: An mindestens acht Monatsersten darf die anrechenbare Beschäftigtenzahl 30 nicht überschritten haben. Teilzeitkräfte zählen anteilig: bis 10 Stunden mit dem Faktor 0,25, bis 20 Stunden mit 0,50, bis 30 Stunden mit 0,75, über 30 Stunden voll. Auszubildende und schwerbehinderte Mitarbeiter bleiben bei der Grenzermittlung außen vor.

Erstatten muss immer die Krankenkasse des erkrankten Mitarbeiters, für Minijobber die Minijobzentrale. Anträge können bis zu vier Jahre rückwirkend gestellt werden.

Für einen Betrieb mit 15 Mitarbeitern und zehn Prozent Krankenstand sind das jährlich mehrere Tausend Euro. Trotzdem versäumen viele Unternehmen, diese Ansprüche konsequent geltend zu machen.

Bei LOHN24 ist die U1-Abwicklung fester Bestandteil unseres Leistungspaketes. Wir stellen sicher, dass kein berechtigter Erstattungsanspruch verloren geht.

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