EU-Entgelttransparenzrichtlinie

Mehr Transparenz, mehr Verantwortung

Ab Mitte 2026 müssen Unternehmen ihre Vergütungssysteme  offenlegen und belegen, ob Gehaltsunterschiede zwischen Männern und Frauen bestehen – und warum. Grundlage ist die EU-Entgelttransparenzrichtlinie, die Deutschland bis Juni 2026 in nationales Recht umsetzen muss. Für kleine und mittlere Unternehmen sowie Steuerberater mit Lohnmandaten heißt das: mehr Prüfungen, mehr Dokumentation, mehr Verantwortung.

Ziel der neuen Vorgaben ist es, Gehaltsstrukturen offenzulegen und den Gender Pay Gap zu verringern. Vorgesehen sind unter anderem transparente und nachvollziehbare Vergütungssysteme, verpflichtende Gehaltsangaben bereits in Stellenanzeigen sowie ein Auskunftsrecht für Beschäftigte zu den Medianvergütungen vergleichbarer Tätigkeiten. Zudem wird bei einer nachgewiesenen Ungleichbehandlung die Beweislast umgekehrt. Arbeitgeber müssen folglich belegen müssen, dass keine Diskriminierung vorliegt. Verstöße können mit Sanktionen geahndet werden.

Die Regelungen betreffen in erster Linie Unternehmen mit mehr als 100 Beschäftigten. Allerdings müssen sich auch kleinere Betriebe auf mögliche Auskunftsersuchen von Bewerbern oder auf Prüfungen im Rahmen des Gleichbehandlungsgrundsatzes einstellen.

Payroll als Schlüsselfaktor für Compliance

Auch wenn die Lohnabrechnung ausgelagert ist, bleibt die Verantwortung für korrekte und nachvollziehbare Gehaltsstrukturen beim Unternehmen. Um die Anforderungen der Richtlinie zu erfüllen, müssen intern klare Stellenprofile vorliegen, die Tätigkeiten nach Verantwortung, Qualifikation und Funktion einheitlich bewerten. Diese Informationen bilden die Grundlage für die Daten, die der Payroll-Dienstleister verarbeitet.

Ebenso wichtig ist es, Gehalts- und Zulagendaten strukturiert an die Abrechnung zu übermitteln, damit diese jederzeit auswertbar sind. Die Auswertung selbst kann zwar über den Dienstleister erfolgen, doch die inhaltliche Prüfung, Freigabe und Bereitstellung gegenüber Bewerbern, Beschäftigten oder Prüfinstanzen liegt weiterhin beim Unternehmen. Wer diese Prozesse rechtzeitig definiert und Abstimmungswege mit dem Payroll-Partner festlegt, kann Auskunftsersuchen und Prüfungen schnell, vollständig und rechtssicher beantworten.

Jetzt handeln

Auch wenn die Frist noch läuft: Die Anpassung von Vergütungsstrukturen und Payroll-Systemen ist aufwendig. Wer jetzt prüft, dokumentiert und strukturiert, vermeidet hektische Maßnahmen kurz vor Inkrafttreten und signalisiert Transparenz gegenüber Mitarbeitern und Bewerbern.

Entgelttransparenz als Chance nutzen

Die Richtlinie bringt Mehraufwand, aber auch die Möglichkeit, Fairness, Klarheit und Vertrauen zu stärken. Wer die neuen Anforderungen frühzeitig umsetzt, gewinnt Rechtssicherheit und ein modernes Arbeitgeberimage.

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