Digitale Personalakte wird ab 2027 Pflicht

Was Steuerberater und KMUs jetzt tun müssen 

Zum 1. Januar 2027 tritt eine weitreichende Änderung in Kraft: Lohnrelevante Unterlagen müssen dann gesetzlich digital archiviert werden. Grundlage ist die novellierte Beitragsverfahrensverordnung (BVV), die eine strukturierte, elektronische und datenschutzkonforme Führung von Entgeltunterlagen verbindlich macht. Betroffen sind sowohl kleine und mittlere Unternehmen als auch Steuerberater mit Lohnmandaten. Wer bis zum 31. Dezember 2026 keinen Befreiungsantrag gestellt hat, muss vollständig umstellen.

Ab 2027 dürfen zentrale Unterlagen nur noch elektronisch geführt werden. Dazu gehören unter anderem Immatrikulationsnachweise, Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen, Arbeitszeitnachweise sowie Entgeltabrechnungen und lohnrelevante Bescheinigungen. Dabei reicht eine einfache Ablage im PDF-Format nicht aus. Die BVV verlangt eine strukturierte Organisation mit eindeutiger Zuordnung, revisionssicherer Protokollierung und Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Besonders relevant: Dokumente mit gesetzlicher Schriftform – etwa Arbeitsverträge, Abmahnungen oder Änderungsvereinbarungen – dürfen ab 2027 nur noch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) erstellt werden. Eine händische Unterschrift auf Papier reicht dann nicht mehr aus, wenn das Dokument digital archiviert wird.

Warum frühzeitiges Handeln entscheidend ist

Die neue Pflicht bringt nicht nur Umsetzungsaufwand, sondern auch klare Fristen und Konsequenzen. Wer bis Ende 2026 nicht umgestellt hat, riskiert Bußgelder, verlängerte Betriebsprüfungen und Nachforderungen. Gleichzeitig bietet die digitale Personalakte einen echten Effizienzgewinn: Unterlagen sind schneller auffindbar, Freigabeprozesse werden beschleunigt, Papierhandling entfällt. Auch das Arbeitgeberimage profitiert, denn moderne und digitale HR-Prozesse wirken professionell und zukunftsorientiert, was gerade im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte ein echter Vorteil sein kann.

Praxisfahrplan für die Umstellung

Die Vorbereitung auf die BVV-Pflicht beginnt mit einem systematischen Dokumenten-Check: Welche Unterlagen müssen künftig digital geführt werden? Im nächsten Schritt sollten bestehende Systeme auf ihre BVV- und QES-Kompatibilität geprüft werden. Für einen datenschutzkonformen Betrieb sind klare Zugriffsregelungen und Rollenverteilungen unerlässlich, sowohl intern als auch gegenüber externen Dienstleistern.

Auch das bestehende Papierarchiv muss einbezogen werden: Altakten sollten vollständig und strukturiert digitalisiert werden. Datenschutzbeauftragte und Betriebsräte sollten frühzeitig eingebunden werden. Und nicht zuletzt gilt: Der Erfolg digitaler Prozesse hängt maßgeblich davon ab, ob sie im Alltag gelebt werden. Schulungen für Mitarbeiter sind daher essenziell.

Tipp: Digitalisierung als strategischen Vorteil sehen

Die Pflicht zur digitalen Personalakte ist mehr als eine gesetzliche Auflage. Wer frühzeitig umstellt, sichert sich nicht nur Compliance, sondern profitiert auch von klareren HR-Prozessen, höherer Datenqualität und einem modernen Auftritt – intern wie extern.

BVV 2027 als Chance begreifen

Die Umstellung auf digitale Personalakten erfordert Planung. Doch wer die kommenden Monate für eine strukturierte Vorbereitung nutzt, stärkt nicht nur seine Rechtssicherheit, sondern gewinnt Tempo, Transparenz und Stabilität im Personalwesen. Ein echter Wettbewerbsvorteil bei Prüfungen und auch im Arbeitsalltag.

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