Datenschutz in der Lohnabrechnung

Christoph Ludwigs

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(veröffentlicht am 03. November 2025)

Lohndaten in ungeschützten Excel-Dateien, fehlende Auftragsverarbeitungsverträge, unklare Zugriffsrechte: Datenschutzverstöße in der Lohnabrechnung sind häufiger als viele Unternehmen glauben. Die Folgen können gravierend sein, denn die berühmte Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verhängt bei schwerwiegenden Verstößen drakonische Bußgelder.

Warum Datenschutz in der Lohnabrechnung so kritisch ist

Lohndaten gehören zu den sensibelsten personenbezogenen Daten in jedem Unternehmen. Sie umfassen nicht nur Namen und Bankverbindungen, sondern auch Sozialversicherungsnummern, Steuer-IDs, Gesundheitsdaten (z.B. Krankheitstage) und Informationen über Vermögensverhältnisse.

Die DSGVO stellt strenge Anforderungen an den Umgang mit diesen Daten:

Vertraulichkeit und Integrität müssen jederzeit gewährleistet sein
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) sind zwingend erforderlich
Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden – Lohnabrechnungen 6 Jahre, sozialversicherungsrechtliche Dokumente 5 Jahre.
Bei Verstößen drohen Bußgelder bis zu 10 Millionen Euro bzw. 2% des Jahresumsatzes bei unzureichenden TOM – und bis zu 20 Millionen Euro bzw. 4% des Umsatzes bei Verletzung der Grundsätze der Datenverarbeitung.

Die 5 häufigsten Datenschutzfehler in der Lohnabrechnung

Unverschlüsselte Datenübertragung und -speicherung

Problem: Lohndaten werden per unverschlüsselter E-Mail versendet oder in unsicheren Cloud-Diensten gespeichert.

Lösung: E-Mail-Verschlüsselung (TLS/SSL) nutzen, zertifizierte Cloud-Dienste einsetzen und Daten nur verschlüsselt übertragen.

Fehlende oder unzureichende Zugriffskontrollen

Problem: Zu viele Mitarbeiter haben Zugriff auf sensible Lohndaten – auch ohne dienstliche Notwendigkeit.

Lösung: Das Prinzip der minimalen Rechte (Least Privilege) anwenden und Berechtigungen regelmäßig überprüfen. Nur autorisierte Personen erhalten Zugang.

Keine oder fehlerhafte Auftragsverarbeitungsverträge (AVV)

Problem: Externe Dienstleister (z.B. Payroll-Partner, Steuerberater) verarbeiten Lohndaten ohne rechtsgültigen AVV nach Art. 28 DSGVO.

Lösung: Mit allen externen Dienstleistern einen DSGVO-konformen AVV abschließen, der Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung sowie technische und organisatorische Maßnahmen regelt.

Unzureichende Mitarbeiterschulungen

Problem: Mitarbeiter sind nicht über Datenschutzbestimmungen und den sicheren Umgang mit Lohndaten informiert.

Lösung: Regelmäßige Datenschutzschulungen durchführen, um das Bewusstsein für den sicheren Umgang mit sensiblen Daten zu schärfen.

Keine oder unklare Löschkonzepte

Problem: Lohndaten werden länger als notwendig gespeichert oder es fehlen klare Löschrichtlinien.

Lösung: Ein strukturiertes Datenlöschkonzept entwickeln und personenbezogene Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (6 Jahre für Lohnabrechnungen, 5 Jahre für Sozialversicherungsdokumente) datenschutzkonform löschen.

10-Punkte-Checkliste: Ist Ihre Lohnabrechnung prüfungssicher?

Erfüllen Sie die folgenden Voraussetzungen? Falls nicht, sollten Sie handeln:

Verschlüsselte Datenübertragung: E-Mails und Datenübertragungen sind verschlüsselt (TLS/SSL)
Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Personen haben Zugang zu Lohndaten (Least Privilege)
Auftragsverarbeitungsverträge: AVV mit allen externen Dienstleistern abgeschlossen
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM): Dokumentiert und implementiert
Mitarbeiterschulungen: Regelmäßige Datenschutzschulungen durchgeführt
Löschkonzept: Klare Löschfristen und -prozesse definiert
Passwortschutz: Starke Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
Datenschutzerklärung: Vollständig, aktuell und transparent
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT): Erstellt und aktuell
Meldepflicht bei Datenpannen: Prozesse für unverzügliche Meldung an Behörden etabliert

Payroll-Outsourcing mit Datenschutz auf höchstem Niveau

Mit LOHN24 setzen Sie auf einen spezialisierten Partner, der nicht nur Ihre Lohnabrechnung professionell abwickelt, sondern auch beim Thema Datenschutz höchste Standards erfüllt. Ihre sensiblen Personaldaten sind bei uns in besten Händen – und das nachweislich DSGVO-konform.

Was Sie konkret erwartet:

Zertifizierte Systeme mit modernster Verschlüsselung und maximaler Datensicherheit
Rechtssichere Auftragsverarbeitung mit klar geregelter Verantwortung und Haftung
Vollständig dokumentierte technische und organisatorische Maßnahmen nach DSGVO
Laufende Schulungen und Updates zu aktuellen Datenschutzvorgaben
·Automatisierte Löschung aller Daten nach Ablauf gesetzlicher Fristen
Prüfsichere Unterlagen – ob für die Betriebsprüfung oder das Datenschutzaudit

Kurz gesagt: Sie behalten die Kontrolle – wir sorgen für Sicherheit.

FAQ: Datenschutz in der Lohnabrechnung

Welche Daten in der Lohnabrechnung fallen unter die DSGVO? Alle personenbezogenen Daten wie Namen, Adressen, Bankverbindungen, Sozialversicherungsnummern, Steuer-IDs, Gehaltsdaten und Gesundheitsinformationen.
Wie hoch sind die Bußgelder bei DSGVO-Verstößen? Bei unzureichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen bis zu 10 Millionen Euro bzw. 2% des Jahresumsatzes – bei Verletzung der Verarbeitungsgrundsätze bis zu 20 Millionen Euro bzw. 4% des Umsatzes (jeweils der höhere Betrag).
Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit meinem Payroll-Dienstleister? Ja, zwingend. Sobald ein externer Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, ist ein AVV nach Art. 28 DSGVO erforderlich.
Wie lange muss ich Lohndaten aufbewahren? Lohnabrechnungen 6 Jahre, sozialversicherungsrechtliche Dokumente 5 Jahre. Nach Ablauf besteht eine Löschpflicht.
Was sind technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)? Maßnahmen zur Sicherstellung des Datenschutzes: Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Passwortschutz, Backups, Mitarbeiterschulungen, Löschkonzepte etc..

Rechtlicher Hinweis

Dieser Artikel gibt einen Überblick über datenschutzrechtliche Anforderungen in der Lohnabrechnung nach aktueller Gesetzeslage. Er ersetzt keine individuelle rechtliche Beratung.

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