Seit dem 1. Januar 2026 übermitteln private Krankenversicherungen die Beitragsdaten ihrer Versicherten digital an das Bundeszentralamt für Steuern. Über das ELStAM-Verfahren werden diese Werte dann automatisiert an den Arbeitgeber übermittelt. Das hört sich nach Fortschritt an, birgt aber für Arbeitgeber einige Risiken. Wir erklären, worauf es ankommt.

ELStAM liefert Zahlen, keine Begründungen

Die übermittelten ELStAM-Daten enthalten lediglich die monatlichen Beitragswerte. Tarifdetails, Hinweise auf Zusatzbausteine, Namen mitversicherter Familienangehöriger werden nicht übertragen. Damit bleibt unklar, ob der übermittelte Wert korrekt oder überhaupt voll zuschussfähig ist. Für die Lohnabrechnung sind die von ELStAM gelieferten Werte allerdings verbindlich, Korrekturen dürfen nur über das Finanzamt oder die Versicherung selbst vorgenommen werden. Eigene Anpassungen in der Abrechnung sind nicht zulässig.

Zwei Rechtslogiken

Die Lohnsteuer folgt der Frage, wer der Versicherungsnehmer ist. Der steuerfreie Arbeitgeberzuschuss hingegen richtet sich danach, ob die versicherte Person Arbeitnehmer ist und bestimmte Voraussetzungen erfüllt. Zwei verschiedene juristische Bewertungen also, aber nur ein übermittelter Wert. Genau deshalb bleibt die Zuschussprüfung eine interne Aufgabe. Es sollte eindeutig geklärt sein, wer welche Daten liefern muss. Bei ausgelagerter Payroll müssen die Unternehmen die Zuschussfähigkeit klar dokumentieren, damit der Dienstleister korrekt abrechnen kann.

Die Zuschussprüfung bleibt Chefsache

Auch wenn die Lohnabrechnung ausgelagert ist, bleibt die Verantwortung für die Zuschussprüfung zur privaten Krankenversicherung im Unternehmen. Der automatisierte ELStAM-Datensatz enthält zwar Beitragshöhen, aber keine Details zu Tarifstruktur, Zusatzbausteinen oder Mitversicherten. Für die steuerrechtliche Beurteilung (insbesondere mit Blick auf die Zuschussfähigkeit des Beitrags) braucht es also mehr als nur Zahlen.

Drei wesentliche Fehlerquellen

In der Praxis zeigen sich drei besonders fehleranfällige Konstellationen, die schnell zu Rückfragen oder Nachberechnungen führen:

1. Falsche Beitragsbasis: Manche Versicherer melden Beiträge inklusive nicht zuschussfähiger Leistungen. Ohne Prüfung führt das zu fehlerhaften Arbeitgeberzuschüssen.
2. Rundungsdifferenzen: Die Beiträge werden vom Bundeszentralamt auf volle Eurobeträge gerundet. Bei mehreren Beitragskomponenten kann das zu spürbaren Abweichungen führen.
3. Datenschutz-Widerspruch: Beschäftigte können der Übermittlung widersprechen. Fehlt der ELStAM-Eintrag, darf kein steuerfreier Zuschuss mehr gezahlt werden. Die Folge ist ein höheres Bruttoentgelt und entsprechend höhere Abgaben – mit Kommunikationsbedarf im Unternehmen.

Übergangsphase bis Ende 2027

Bis Ende 2027 dürfen private Krankenversicherer bei technischen Problemen weiterhin Papierbescheinigungen ausstellen. Auslandsversicherungen und Sonderfälle bleiben ohnehin vorerst außerhalb des digitalen Verfahrens. Sie als Arbeitgeber müssen in dieser Phase analoge und digitale Welt müssen parallel managen.

LOHN24 unterstützt Sie konkret

• LOHN24 kann Unternehmen dabei unterstützen, die Zuschussprüfung korrekt umzusetzen – etwa durch strukturierte Abfragen, technische Plausibilitätsprüfungen und klare Prozessvorgaben.
• LOHN24 kann Sie dabei begleiten, Ihre internen Abläufe so aufzustellen, dass digitale Daten korrekt verarbeitet und rechtssicher genutzt werden können.
• LOHN24 sorgt dafür, dass Sie rechtlich auf der sicheren Seite bleiben und Ihre Verantwortung nicht im Blindflug übernehmen müssen.

FAQ ELStAM / PKV

• Was genau ändert sich ab 2026 bei PKV-Beiträgen? Private Krankenversicherungen melden die monatlichen Beitragshöhen digital an das Bundeszentralamt für Steuern. Von dort werden die Werte über das ELStAM-Verfahren an den Arbeitgeber übermittelt.
• Welche Daten enthält die ELStAM-Meldung? Es wird ausschließlich der zu zahlende Monatsbeitrag übermittelt – ohne Tarifdetails, ohne Informationen zu Zusatzversicherungen oder mitversicherten Personen.
• Wie wird der steuerfreie Arbeitgeberzuschuss berechnet? Der Zuschuss richtet sich nur auf die Basisabsicherung. Ob der übermittelte Wert diesen Kriterien entspricht, muss individuell geprüft werden – ELStAM gibt darauf keine Antwort.
• Können Beschäftigte der Datenübermittlung widersprechen? Ja. Versicherte haben das Recht, der Datenübermittlung durch die PKV zu widersprechen. In diesem Fall erfolgt keine Übermittlung – und der Arbeitgeber darf keinen Zuschuss mehr steuerfrei gewähren.
• Was passiert bei fehlerhaften oder unklaren Daten? Die ELStAM-Werte dürfen nicht manuell verändert werden. Korrekturen müssen über die Versicherung oder das Finanzamt erfolgen. Eine fehlerhafte Zuschussgewährung kann zu Nachzahlungen führen.
• Wie lange gelten Ausnahmen vom digitalen Verfahren? Bis Ende 2027 dürfen PKV-Unternehmen bei technischen Schwierigkeiten noch Papierbescheinigungen ausstellen. Sonderfälle wie Auslandsversicherungen sind dauerhaft ausgenommen.

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