Achtung Betriebsprüfung!!

Bei Betriebsprüfungen gibt es keine Kleinigkeiten: Schon ein fehlendes Dokument oder eine falsche Einstufung kann hohe Nachzahlungen nach sich ziehen. Prüfer kennen die Schwachstellen genau – und finden sie fast immer. Wer hier nicht vorbereitet ist, riskiert teure Überraschungen.

Typische Fehlerquellen in der Prüfungspraxis

Unvollständige oder veraltete Arbeitsverträge

Beispiel: Arbeitszeitänderungen oder Gehaltserhöhungen wurden nur mündlich vereinbart, nicht schriftlich dokumentiert.

Fehlende oder unklare Arbeitszeiterfassung

Beispiel: Überstunden oder Ruhezeiten sind nicht nachvollziehbar, weil keine Aufzeichnungen vorliegen.

Falsch bewertete Sachbezüge, Dienstwagen oder Gutscheine

Beispiel: Tankgutscheine über der 50-Euro-Freigrenze werden steuerfrei behandelt – ein Fehler, der in der Prüfung auffällt.

Fehlerhafte Einstufung bei kurzfristiger Beschäftigung, Minijobs oder Praktika

Beispiel: Ein Ferienjob überschreitet die 70-Tage-Grenze, bleibt aber dennoch als versicherungsfrei geführt.

Fehlende Rückmeldungen der Minijob-Zentrale zu Vorbeschäftigungen

Beispiel: Ein neuer Mitarbeiter wird als kurzfristig beschäftigt gemeldet, frühere Einsätze im selben Jahr werden nicht berücksichtigt.

Unstimmigkeiten bei der Sozialversicherungspflicht

Beispiel: Ein Gesellschafter-Geschäftsführer wird trotz beherrschendem Einfluss als sozialversicherungspflichtig geführt.

Oft wirken diese Punkte formal und nebensächlich. Doch im Prüfungsfall entscheidet die Dokumentation. Fehlt sie oder ist sie widersprüchlich, wird die gesamte Abrechnung angezweifelt, selbst wenn sie technisch korrekt erstellt wurde.

Checkliste für mehr Sicherheit

Unternehmen können das Risiko deutlich reduzieren, wenn sie regelmäßig folgende Punkte prüfen:

·       Liegen alle Arbeitsverträge und Nachträge schriftlich vor?

·       Sind alle Arbeitszeiten vollständig dokumentiert, auch im Homeoffice?

·       Wurden Sachbezüge, Dienstwagen und Gutscheine nach aktuellen Regeln bewertet?

·       Sind Minijobs und kurzfristige Beschäftigungen korrekt eingestuft und mit der Minijob-Zentrale abgeglichen?

·       Wurden Sonderfälle wie Geschäftsführer, Ehegatten oder internationale Mitarbeiter rechtlich sauber geprüft und dokumentiert?

Prüfungsfestigkeit ist Teamarbeit

Eine ausgelagerte Lohnabrechnung entlastet, ersetzt aber nicht die Pflicht zur internen Kontrolle. Wer Zuständigkeiten klar regelt, Prozesse dokumentiert und regelmäßig überprüft, senkt das Risiko erheblich.

LOHN24 sorgt für eine technisch einwandfreie Abrechnung auf Basis der geltenden Vorgaben. Die tatsächliche Prüfungssicherheit entsteht jedoch im Zusammenspiel mit dem Unternehmen – durch vollständige Unterlagen, klare Abläufe und offene Kommunikation.

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