Pflegeversicherung: Neues Meldeverfahren zur Kindererfassung

Was Arbeitgeber tun müssen

Seit 2023 werden Eltern in der Pflegeversicherung finanziell entlastet – vorausgesetzt, die Kinder sind korrekt gemeldet. Doch nun kommt es zu einem echten Systemwechsel, denn mit Wirkung zum 1. Juli 2025 werden die Kinderdaten elektronisch übermittelt. Für Arbeitgeber bedeutet das weniger Verwaltungsaufwand, aber auch neue Informationspflichten und klare Todos.

Ein Blick zurück: Warum das Thema Kinderzählung relevant wurde

Bislang mussten Arbeitgeber die Anzahl der Kinder ihrer Beschäftigten selbst erfassen, wenn sie bei der Pflegeversicherung eine Beitragsdifferenzierung berücksichtigen wollten. Eine Aufgabe mit hohem Fehlerpotenzial – gerade in Zeiten zunehmender Komplexität.

Doch mit dem Wachstumschancengesetz wurde ein neues Verfahren eingeführt, das diese Lücke schließen soll: Es nennt sich „Datenaustausch zur Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung“, kurz DaBPV.

Künftig läuft alles digital – zumindest fast

Ab dem Abrechnungsmonat Juli 2025 erhalten Arbeitgeber die beitragsrelevante Kinderanzahl automatisch per elektronischer Datenübertragung. Grundlage sind die steuerlich erfassten Kinder unter 25 Jahren – also die beim Finanzamt gemeldeten. Die PayrollSoftware übernimmt diese Information direkt ins Abrechnungssystem.

Doch Achtung: Nicht alle Kinder sind im System sichtbar. Pflege-, Stief- oder Enkelkinder, die steuerlich nicht zugeordnet sind, tauchen im elektronischen Datensatz nicht auf. Damit diese dennoch berücksichtigt werden können, gibt es künftig ein neues Eingabefeld in der Lohnabrechnung – hier können solche Sonderfälle manuell erfasst werden, wenn der Arbeitnehmer dies nachweist.

Was bedeutet das konkret für Sie als Arbeitgeber?

Auch wenn LOHN24 Ihre Lohnabrechnung übernimmt, bleiben Sie in der Verantwortung, die Daten Ihrer Beschäftigten rechtzeitig und korrekt zu liefern. Das sollten Sie jetzt tun:

Informieren Sie Ihre Beschäftigten, dass nur steuerlich erfasste Kinder automatisch berücksichtigt werden.

•  Dokumentieren Sie bestehende Kinderdaten korrekt – sprechen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv an, wenn Angaben fehlen.
• Lassen Sie sich Nachweise vorlegen, insbesondere bei Kindern, die nicht im ELStAMDatensatz erscheinen.

Kommunikation ist alles: Was Ihre Mitarbeiter wissen müssen

Damit alles reibungslos läuft, sollten Sie die internen Kommunikationskanäle nutzen – ob per Gehaltsbeileger, Intranet oder Aushang im Pausenraum. Der Hinweis ist simpel: "Nur wer seine Kinder steuerlich erfassen lässt, profitiert voll vom Beitragsabschlag in der Pflegeversicherung."

Und was macht LOHN24?

Wir übernehmen die technische Umsetzung in der Lohnabrechnung. Aber wir brauchen Ihre Unterstützung:

•  Informieren Sie uns über alle nicht automatisch gelieferten Kinderdaten.
• Nutzen Sie das neue Eingabefeld für Sonderfälle.
• Reichen Sie uns bei Bedarf entsprechende Nachweise ein.

Nur gemeinsam sorgen wir für eine rechtssichere, fehlerfreie und entlastende Abrechnung – auch im neuen System.

Fazit: Jetzt informieren – später profitieren

Wer gut vorbereitet ist, erspart sich später Stress, Rückfragen und Korrekturen.
Sie möchten sich frühzeitig absichern oder haben Fragen zur praktischen Umsetzung? Wir beraten Sie gerne persönlich.

Unser Service 

Laden Sie jetzt die LOHN24 - Checkliste zu diesem Thema herunter. So sind Sie bestens für das neue Meldeverfahren DaBPV gewappnet.