Neue 7-Tage-Meldepflicht zur Pflegeversicherung

Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Seit dem 1. Juli 2025 gilt eine neue gesetzliche Frist im Bereich der Pflegeversicherung: Arbeitgeber müssen Beginn und Ende jeder sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung innerhalb von sieben Kalendertagen digital melden. Diese Vorschrift betrifft alle Unternehmen – auch dann, wenn die Lohnabrechnung bereits ausgelagert wurde. Denn ohne vollständige Daten zu Beschäftigten kann keine fristgerechte Meldung erfolgen. Wer jetzt nicht handelt, riskiert Mehraufwand oder Meldeverstöße.

Was hat sich geändert?

Das Ziel der neuen Regelung ist, die Elterneigenschaft von Arbeitnehmern schneller und automatisiert in der Beitragsberechnung zur Pflegeversicherung zu berücksichtigen. Dazu müssen folgende Daten bereits beim Onboarding vorliegen:

• Steuer-ID

• Geburtsdatum

• Eintrittsdatum

Der Payroll-Dienstleister übernimmt die technische Abwicklung – vorausgesetzt, die Informationen werden vollständig und rechtzeitig übermittelt. Besonders bei kurzfristigen Einstellungen ist eine reibungslose Kommunikation zwischen Unternehmen und dem Dienstleister entscheidend.

Initialmeldung bis 31. Dezember 2025

Für alle bestehenden sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiter ist eine einmalige Meldung bis spätestens 31. Dezember 2025 verpflichtend. Wird diese Frist versäumt, drohen Korrekturaufwand und mögliche Sanktionen. Auch wenn der Payroll-Dienstleister die operative Umsetzung übernimmt, bleibt die Pflicht zur Datenbereitstellung beim Arbeitgeber.

Empfehlung für Unternehmen

Damit die gesetzliche Frist eingehalten werden kann, sollten Unternehmen jetzt:

• Checklisten für das Onboarding anpassen

• Zuständigkeiten intern klären

• Den Austausch mit dem Payroll-Dienstleister intensivieren

Fazit

Die neue Meldepflicht zur Pflegeversicherung ist ein weiterer Schritt in Richtung digitaler und automatisierter Lohnabrechnung. Unternehmen, die mit einem Payroll-Dienstleister wie LOHN24 zusammenarbeiten, profitieren davon, dass die Umsetzung zuverlässig übernommen wird. Voraussetzung ist eine vollständige und zeitnahe Datenlieferung. Wer frühzeitig handelt, sichert eine reibungslose Abwicklung und vermeidet unnötige Risiken.

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