Digitaler PKV-Datenaustausch ab 2026

Was für Unternehmen mit Payroll-Outsourcing jetzt zählt

Ab dem 1. Januar 2026 wird der Lohnsteuerabzug bei privat krankenversicherten Beschäftigten vollständig digitalisiert. Die Zeiten von Papierbescheinigungen sind vorbei: Die privaten Kranken- und Pflegeversicherungen übermitteln die Beitragsdaten direkt an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Von dort werden die Informationen über das ELStAM-Verfahren an den Arbeitgeber weitergeleitet.

Was bedeutet das für Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung ausgelagert haben?

Auch bei ausgelagerter Payroll bleibt eines klar: Der Arbeitgeber bleibt in der Verantwortung, relevante Informationen bereitzustellen, Rückfragen zu klären und rechtzeitig auf ELStAM-Änderungen zu reagieren.

Besondere Aufmerksamkeit erfordert der Wegfall der Mindestvorsorgepauschale. Vor allem Beschäftigte in Steuerklasse V oder VI können durch die neue Systematik steuerlich benachteiligt werden – insbesondere, wenn kein steuerfreier Zuschuss zur PKV gewährt wird. Arbeitgeber sollten daher prüfen, ob ein Zuschussanspruch besteht und diesen rechtzeitig dem Payroll-Dienstleister melden.

Ein weiterer kritischer Punkt: das Opt-out. Widerspricht ein Mitarbeiter der digitalen Datenübermittlung, wird kein ELStAM-Datensatz übermittelt. Das heißt: keine steuerliche Berücksichtigung im Lohnsteuerabzug – und auch keine Papierbescheinigung als Ersatz. Die Folge sind steuerliche Nachteile für den Betroffenen. Eine proaktive Kommunikation ist daher unerlässlich.

Fazit

Wer Payroll-Prozesse auslagert, profitiert von Effizienz und Sicherheit – muss aber im eigenen Haus für strukturierte Abläufe, klare Verantwortlichkeiten und gute Kommunikation sorgen. Die neue PKV-Regelung ist dafür ein typisches Beispiel.

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