White-Label heißt: Ihre Marke, unsere Arbeit
Im White-Label-Modell erbringt LOHN24 die gesamte operative Lohnabrechnung, tritt gegenüber dem Mandanten aber nicht in Erscheinung. Für den Mandanten ist und bleibt Ihre Kanzlei der Absender:
- Lohnscheine und Entgeltbescheinigungen im Layout und mit dem Logo Ihrer Kanzlei
- Auswertungen und Lohnjournale unter Ihrem Namen
- Schriftverkehr über Ihre Kanzlei
- Ansprechpartner für den Mandanten bleibt Ihre Kanzlei
Das ist der Unterschied zwischen einer simplen Weiterempfehlung (der Mandant landet beim Dienstleister) und echtem White-Label (der Dienstleister bleibt unsichtbar).
Was im Namen der Kanzlei erstellt wird
| Dokument / Leistung | Auftritt | |---|---| | Entgeltbescheinigung | Kanzlei-Layout, Kanzlei-Logo | | Lohnjournal / Auswertungen | Kanzlei-Layout | | Bescheinigungen (z. B. für Behörden) | im Namen der Kanzlei, soweit zulässig | | Mandanten-Kommunikation | über die Kanzlei | | SV- und Steuermeldungen | technisch über LOHN24, ordnungsgemäß |
Mehr zur Entgeltbescheinigung und zur Lohnsteuerbescheinigung erläutert das Glossar.
So läuft die Einrichtung des White-Labels
1. Layout-Aufnahme: Ihr Logo, Ihre Farben, Ihr Briefkopf werden hinterlegt. 2. Dokumentenvorlagen: Lohnscheine und Auswertungen werden auf Ihr Kanzlei-Design gebracht. 3. Kommunikationsregeln: Es wird festgelegt, dass LOHN24 keinen eigenmächtigen Mandantenkontakt aufnimmt. 4. Go-Live: Die Abrechnung läuft – für den Mandanten sichtbar nur unter Ihrer Kanzlei.
Warum White-Label mehr ist als Kosmetik
Das White-Label-Modell ist nicht nur eine Frage des Logos. Es ist der Schlüssel zur Mandantenbindung und zur rechtssauberen Aufgabenteilung:
- Mandantenbindung: Der Mandant erlebt weiterhin Ihre Kanzlei als verantwortlich – der monatliche Kontaktpunkt bleibt Ihre Marke.
- Konkurrenzschutz: LOHN24 tritt nicht als beratender Wettbewerber auf (§6 Nr. 4 StBerG-konform).
- Vertrauen: Eine Partnerkanzlei formulierte es so: „Wir wollten unseren Mandanten eine Lösung bieten – nicht ein neues Problem“.
Wie die Auslagerung Mandant und Kanzlei gleichermaßen entlastet, zeigt unser Ratgeber. Und dass moderne Steuerberatung zunehmend auf solche Partnermodelle setzt, ist kein Zufall.
Der laufende Monatsprozess im White-Label
Im laufenden Betrieb ist der Ablauf für die Kanzlei schlank und immer gleich: Die Bewegungsdaten der Mandanten gehen an LOHN24, dort werden Abrechnung, Meldungen und Auswertungen erstellt, und die fertigen Dokumente kommen im Kanzlei-Layout zurück. Die Kanzlei prüft, gibt frei und reicht an den Mandanten weiter – oder lässt die Auswertungen direkt im eigenen Namen bereitstellen. Dieser wiederkehrende Rhythmus sorgt dafür, dass die Kanzlei jederzeit den Überblick behält, ohne die operative Arbeit selbst leisten zu müssen.
Wichtig ist dabei die Termintreue: Lohnläufe, SV-Meldungen und Beitragsnachweise haben feste Fristen. LOHN24 überwacht diese Fristen im Rahmen der ausgelagerten Abrechnung, sodass die Kanzlei sich nicht um die Mechanik der Terminüberwachung kümmern muss. Für den Mandanten bedeutet das verlässliche, pünktliche Abrechnungen unter dem vertrauten Namen seiner Kanzlei.
Datenschutz und Vertrag im White-Label
Auch im White-Label gilt: Die Zusammenarbeit wird über eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geregelt. Der Datenschutz in der Lohnabrechnung ist fester Bestandteil des Modells, ebenso die Grundlagen des Lohnabrechnung-Outsourcings.
Grenzen des White-Labels – ehrlich benannt
White-Label bedeutet nicht, dass die Kanzlei eine Leistung als ausschließlich eigene ausgeben würde, die rechtlich anders zuzuordnen ist. Gesetzliche Meldungen an Sozialversicherungsträger und Finanzämter werden technisch korrekt über die etablierten Verfahren abgewickelt – das ist eine Frage ordnungsgemäßer Abwicklung, nicht der Außendarstellung. Gegenüber dem Mandanten tritt die Kanzlei als Absender und Ansprechpartner auf; im behördlichen Meldewesen wird verfahrenskonform gearbeitet. Diese Ehrlichkeit schützt sowohl die Kanzlei als auch den Mandanten und ist Teil eines sauber aufgesetzten White-Label-Modells.
Wie das White-Label im Alltag erlebt wird
Aus Sicht des Mandanten ändert sich im White-Label-Betrieb nichts Spürbares – außer, dass die Abrechnung zuverlässiger läuft. Er erhält weiterhin Auswertungen mit dem vertrauten Kanzlei-Logo, wendet sich bei Fragen an seine gewohnten Ansprechpartner und nimmt die Lohnabrechnung als Leistung seiner Kanzlei wahr. Aus Sicht der Kanzlei verschwindet hingegen der operative Aufwand: keine Sorge mehr um Personalausfälle, keine ständige Pflege von Recht und Tarifen, keine Fristenjagd. Das White-Label entkoppelt die Außenwahrnehmung von der operativen Last.
Skalierbarkeit für wachsende Kanzleien
Ein oft übersehener Vorteil des White-Labels ist die Skalierbarkeit. Eine Kanzlei, die wächst oder neue Mandate gewinnt, stößt mit eigener Lohnkapazität schnell an Grenzen. Über das White-Label kann sie zusätzliche Lohnmandate annehmen, ohne sofort einstellen zu müssen – die Kapazität wächst mit. Das macht das Modell auch zu einem Wachstumsinstrument: Die Kanzlei kann offensiv Lohnmandate akquirieren, weil die operative Umsetzung gesichert ist.
